7 Ưu và Nhược điểm hàng đầu của việc sử dụng Excel để quản lý dự án

Để giúp bạn quyết định xem Excel có phải là công cụ quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp hay không, đây là một số ưu và nhược điểm cần xem xét.

Ứng dụng Microsoft Excel là một phần của gói đăng ký Office. Công cụ này phổ biến đối với các nhà quản lý dự án, chủ doanh nghiệp, nhân viên hợp đồng và các nhà thầu độc lập.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các mẫu Excel miễn phí để quản lý dự án dễ dàng hơn. Câu hỏi đặt ra là: bạn đang sử dụng Excel để quản lý các dự án của mình hay tiết kiệm thời gian? Tìm hiểu về 7 ưu và nhược điểm hàng đầu của việc sử dụng Excel để quản lý dự án.

7 ưu điểm hàng đầu của việc sử dụng Excel làm công cụ quản lý dự án

Không nghi ngờ gì khi nói rằng Excel là ứng dụng trực quan và ghi dữ liệu hàng đầu. Công ty đã thống trị thị trường đến nay đã 34 năm. Những lý do sau đây làm cho Excel trở thành một công cụ quản lý dự án tuyệt vời:

1. Phù hợp nhất cho các dự án đơn giản và đơn lẻ

Excel là công cụ phù hợp nếu bạn đang thực hiện chỉ một dự án tại một thời điểm và có một nhóm nhỏ các thành viên dự án. Microsoft cung cấp các mẫu miễn phí , chẳng hạn như Gantt Project Planner trong Excel.

Khi bạn mở Excel , hãy nhấp vào Mới , sau đó tìm kiếm Công cụ lập kế hoạch dự án Gantt . Để tạo sổ làm việc Excel, hãy bấm vào template.

Biểu đồ Project Planner

2. Tiết kiệm lớn về thời gian và tiền bạc

Excel chỉ là một công cụ bạn cần để thực hiện các tác vụ khác nhau cho các dự án kinh doanh hoặc công việc tự do của mình. Do đó, bạn không cần phải đầu tư mua thêm phần mềm. Hơn nữa, nếu các thành viên trong nhóm đã biết sử dụng Excel, bạn cũng tiết kiệm được thời gian đào tạo công cụ mới.

3. Kho dữ liệu trong bảng tính toàn diện

Trong Excel, bạn có tùy chọn lưu trữ dữ liệu dự án trực tiếp trong cơ sở dữ liệu. Bạn có thể truy cập hoặc khôi phục dữ liệu dự án cụ thể từ một nơi trong khi quản lý các nhiệm vụ dự án.

Bạn cũng có thể tạo bảng tính toàn diện trong sổ làm việc Excel để lưu trữ hàng triệu dữ liệu để phân tích dữ liệu lớn. Bạn có thể thao tác dữ liệu bằng một vài phím tắt và đánh dấu dữ liệu quan trọng được liên kết với phương pháp phát triển dự án.

4. Danh sách việc cần làm & tiến trình dự án

Nếu bạn cần luân chuyển danh sách việc cần làm tương tác giữa các thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng Excel để tiết kiệm tiền cho các ứng dụng bổ sung. Giao diện người dùng tương tác cho phép bạn tạo danh sách nhiệm vụ bằng cách sử dụng hàng và cột. Bạn cũng có thể tích hợp bảng Excel trong cổng web, MS Word và Microsoft OneDrive để dễ dàng truy cập.

Để có lịch trình dự án chi tiết và lộ trình dự án cấp cao, bạn có thể sử dụng Excel để tạo tiến trình dự án toàn diện.

Danh sách việc cần làm & Tiến trình dự án

5. Báo cáo dữ liệu dự án tức thì bằng một công cụ

Có nhiều tính năng báo cáo có sẵn trong Excel mà bạn có thể sử dụng hiệu quả. Bạn chủ yếu có thể sử dụng bảng Excel (Ctrl + T) , Bảng Pivot (Alt + N + V) , Power Pivot, v.v. Bạn cũng có thể tích hợp các báo cáo như vậy trong Powerpoint để trình bày cho khán giả. Bạn có thể sử dụng mẫu Báo cáo bán hàng màu xanh cho mục đích này.

Báo cáo dữ liệu dự án tức thì bằng một công cụ

6. Đồ thị, Biểu đồ và Bản đồ 3D

Khi bạn trình bày báo cáo hiệu suất dự án cho khách hàng, bạn có thể làm cho hình ảnh hóa dữ liệu trở nên hấp dẫn bằng cách chèn đồ thị, biểu đồ và bản đồ 3D. Bạn có thể truy cập miễn phí biểu đồ đường, biểu đồ bánh rán, biểu đồ hình tròn, biểu đồ radar, biểu đồ chứng khoán, biểu đồ bong bóng, v.v. mà không phải trả thêm bất kỳ dịch vụ nào.

7. Các mẫu đơn giản để lập lịch làm việc

Người quản lý dự án hoặc người làm nghề tự do sử dụng các mẫu Excel cho lịch trình làm việc . Bạn có thể dễ dàng theo dõi những điều sau trong Excel:

  • Thời gian của các thành viên trong nhóm.
  • Thời gian dành cho các nhiệm vụ của dự án.
  • Thời gian còn lại để hoàn thành dự án.
  • Đang tiếp cận thời hạn của dự án.
Các mẫu đơn giản để lập lịch làm việc

7 nhược điểm hàng đầu của việc sử dụng Excel làm công cụ quản lý dự án

Điểm yếu của Excel là hiển nhiên khi nhóm của bạn cần xử lý một dự án vượt ra ngoài tầm đơn giản, nội bộ và nhỏ. Có một số thách thức bạn sẽ phải đối mặt khi sử dụng Excel:

1. Cộng tác không hiệu quả

Khi bạn quản lý các nhiệm vụ và lịch trình của dự án trong một tệp Excel, việc cộng tác với những người khác sẽ trở nên khó khăn. Có những công thức phức tạp để triển khai, các ô cần được khóa và bạn phải thiết lập chia sẻ mạng.

Hợp tác

2. Ít tùy chọn hơn để cập nhật dự án theo thời gian thực

Trong Excel, việc triển khai cập nhật trạng thái theo thời gian thực là tối thiểu và không rõ ràng. Để tích hợp tệp Excel với cổng web hoặc ứng dụng phát triển dự án, bạn và nhóm của bạn cần có kỹ năng Excel nâng cao và tập lệnh VBA. Những cách tiếp cận thủ công này không mang lại kết quả khả quan trong mọi trường hợp.

Ít tùy chọn hơn để cập nhật dự án theo thời gian thực

3. Sự vắng mặt của Tính năng Giao tiếp Tức thì

Để làm việc trên tệp quản lý dự án trong Excel, bạn sẽ cần thiết lập các cuộc họp với nhóm bằng các ứng dụng của bên thứ ba như Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, v.v. Do đó, bạn có thể cần phải trả tiền cho các ứng dụng liên lạc bổ sung .

4. Các rào cản trong việc đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu

Một trong những trở ngại chính của việc quản lý dự án bằng Excel là kiểm soát các phiên bản tệp. Nếu các thành viên có toàn quyền truy cập vào tệp, sẽ có xung đột phát sinh do các chỉnh sửa đồng thời. Để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, bạn cần có các công thức phức tạp, định dạng có điều kiện và Theo dõi Thay đổi.

5. Quản lý vấn đề kém hiệu quả hơn

Mặc dù có một mẫu Excel để theo dõi và quản lý các vấn đề, quy trình này vẫn là thủ công. Cập nhật mọi lĩnh vực đòi hỏi quá nhiều thời gian. Bạn cũng không có tùy chọn để liên kết các vấn đề cụ thể với một phân đoạn dự án.

Cập nhật thủ công là một nhiệm vụ rủi ro vì bất kỳ dữ liệu nào bị thất lạc đều có thể dẫn đến mất giờ năng suất đáng kể. Do đó, bạn cần các công cụ theo dõi vấn đề tự động để quản lý dự án.

6. Quản lý thời gian và nhóm kém

Trong Excel, bạn chủ yếu có thể tạo hàng và hàng con để xác định nhiệm vụ dự án và nhiệm vụ con. Bạn cũng cần thực hiện định dạng ô và mã hóa màu.

Do tính chất thủ công của công việc này, bạn sẽ phải dành một phần đáng kể thời gian làm việc của mình để nhập dữ liệu hơn là phát triển dự án thực tế. Cuối cùng, điều này làm trì hoãn tiến độ giao hàng của dự án và mở rộng ngân sách dự án.

Công việc ít cộng tác hơn và nhiều đầu vào thủ công hơn có khả năng làm mất tinh thần của nhóm. Quản lý nhóm hiệu quả hầu như không thể thực hiện được trong Excel và bạn cần một ứng dụng quản lý dự án chuyên dụng.

Quản lý nhóm

7. Sự vắng mặt của Giao diện người dùng và Tính năng Chuyên dụng

Hạn chế rõ ràng nhất của Excel là nó không chuyên về quản lý dự án. Nó thiếu các tính năng giao diện người dùng quan trọng như:

  • Nhập nhiệm vụ tự động.
  • Tạo nhiệm vụ phụ.
  • Phân công nhiệm vụ.
  • Theo dõi tiến độ.
  • Sự phụ thuộc.
  • Nhận xét nhiệm vụ.
  • Liên kết trạng thái dự án từ các công cụ phát triển.
  • Đánh dấu việc hoàn thành dự án.

Hầu hết các mẫu Excel để quản lý dự án là các sắp xếp tạm thời. Ứng dụng không thể giúp người quản lý dự án hoặc người làm nghề tự do phát huy hết tiềm năng của họ.

Khoản tiết kiệm chi phí thường được bù đắp bằng việc mất giờ làm việc và các khoản chi phí bổ sung cho các ứng dụng nhắn tin và cuộc họp. Dữ liệu dự án mà bạn chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm qua email hoặc phương tiện lưu trữ bên ngoài tiềm ẩn nhiều rủi ro bảo mật.

Dùng thử các công cụ quản lý dự án chuyên dụng

Excel là một công cụ quản lý dự án không thể phủ nhận nó mang lại nhiều ưu điểm. Nếu bạn có một nhóm nhỏ, Excel có vẻ như là một công cụ tốt cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có trí thông minh nhân tạo, giao diện người dùng không cần trí tuệ và sự tham gia của nhóm, hãy thử các ứng dụng quản lý dự án chuyên nghiệp miễn phí.

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Nếu bạn cần Báo giá đăng ký lên BigTOP thì hãy tìm trên Google

bằng từ khóa “Đăng bài trên BigTOP

Hotline : 0935923672

BigTOP
Logo