Sử dụng tính năng ‘Compare’ của Microsoft Word để so sánh các phiên bản file Word để xem những điểm giống và khác nhau của chúng.
Đôi khi, bạn có thể cần phải so sánh sự khác nhau giữa 2 văn bản Word. Có thể bạn và cộng tác viên của bạn làm việc trên cùng một văn bản nhưng riêng biệt hoặc bạn có thể đã chỉnh sửa văn bản của mình mà không bật chế độ Tracking Changes hoặc bạn có thể là một luật sư và bạn muốn lưu ý các sửa đổi được thực hiện giữa hai bản sao của hợp đồng.
Dù lý do là gì, khi bạn có 2 hoặc nhiều văn bản Word của cùng một văn bản, bạn không cần phải so sánh chúng theo cách thủ công bằng cách liên hệ văn bản gốc với văn bản đã sửa đổi từng chữ. Bạn chỉ có thể sử dụng tính năng ‘Compare’ của Microsoft Word để so sánh hai file Word để xem chúng khác nhau như thế nào.
Khi bạn so sánh 2 văn bản trong Word, một văn bản thứ 3 mới sẽ xuất hiện hiển thị so sánh giữa hai văn bản, bạn có thể lưu văn bản này thành một văn bản riêng biệt. Điều này rất hữu ích khi bạn không muốn có bất kỳ thay đổi nào giữa văn bản gốc và văn bản đã sửa đổi và bạn muốn giữ cả hai bản sao của văn bản để sử dụng trong tương lai.
Nó cũng cho thấy những thay đổi đã được thực hiện và ai đã thực hiện chúng. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia pháp lý để tạo các văn bản giới hạn pháp lý. Đây là cách bạn so sánh hai văn bản trong Microsoft Word.
So sánh sự khác nhau giữa 2 văn bản Microsoft Word
Đầu tiên, mở một trong hai văn bản mà bạn muốn so sánh (Hoặc nó có thể là bất kỳ file văn bản nào, thậm chí là một văn bản trống). Sau đó, chuyển đến tab ‘Review’ trong Ruy-băng menu ở trên cùng.
Sau đó, nhấp vào nút thả xuống ‘Compare’ trên thanh công cụ và chọn tùy chọn ‘Compare’.
Thao tác này sẽ mở hộp thoại ‘Comapre Documents’ đang mở trên màn hình của bạn. Cửa sổ So sánh văn bản có hai phần: văn bản gốc và văn bản sửa đổi. Bạn sẽ cần chọn văn bản gốc và văn bản đã sửa đổi mà bạn muốn so sánh tại đây.
Nhấp vào danh sách thả xuống trong ‘Original document và chọn văn bản gốc bạn muốn so sánh với văn bản đã sửa đổi (NEET (2020) .docx trong ví dụ của chúng tôi).
Nếu bạn không thấy văn bản của mình trong danh sách thả xuống, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở bên phải trình đơn thả xuống văn bản gốc.
Trong hộp thoại ‘Open’, điều hướng đến văn bản đó, chọn văn bản đó và nhấp vào nút ‘OK’.
Trong ‘Revised document’, chọn phiên bản sửa đổi của văn bản từ menu thả xuống (trong trường hợp của chúng tôi là NEET (2021) -Revised Document.docx).
Trong trường ‘Label changes with’ với trường, hãy nhập nội dung bạn muốn xuất hiện bên cạnh các thay đổi trong văn bản (Nó có thể là tên hoặc ghi chú). Chúng tôi sẽ gắn nhãn này là ‘Stark’ vì đây là người đã thực hiện các chỉnh sửa đối với văn bản gốc.
Bạn cũng có thể chuyển đổi các văn bản bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên kép để so sánh các văn bản theo cách khác.
Nhấp vào nút ‘More>>’ ở góc dưới cùng bên trái để xem các tùy chọn nâng cao. Đây là tùy chọn, bạn cũng có thể nhấp vào ‘OK’ để xem so sánh.
Trong phần Comparison settings là Cài đặt so sánh, chỉ định các tùy chọn bạn muốn sử dụng để so sánh các văn bản của mình (theo mặc định, tất cả các tùy chọn đều được chọn).
Trong phần ‘Show changes’, bạn có thể chọn xem bạn muốn hiển thị các thay đổi cho một ký tự tại một thời điểm hay một từ tại một thời điểm. Ngoài ra, bạn có thể chọn nơi bạn muốn hiển thị các thay đổi, đó có thể là văn bản gốc, văn bản sửa đổi hoặc văn bản mới. Bạn nên sử dụng New document để tạo văn bản mới.
Khi bạn hoàn tất việc thiết lập, hãy nhấp vào ‘OK’ để so sánh văn bản.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới với bốn ngăn. ‘Compare document’ ở giữa hiển thị và đánh dấu tất cả các thay đổi được thực hiện bằng dấu đỏ ở lề trái. Ở phía bên phải của màn hình, một ngăn đôi hiển thị các văn bản gốc và văn bản đã sửa đổi được xếp chồng lên nhau. Ở bên trái, ngăn ‘Revised document’ hiển thị danh sách bất kỳ và tất cả các bản sửa đổi đã được thực hiện, bao gồm cả những gì đã được xóa, thêm và thay đổi.
Bấm vào dòng màu đỏ ở lề trái của văn bản được so sánh để xem chi tiết về từng thay đổi.
Sau khi xem xét các thay đổi được theo dõi, khi bạn muốn chấp nhận một bản sửa đổi cụ thể, bạn có thể nhấp chuột phải vào văn bản đã thay đổi / thêm vào và chọn ‘Chấp nhận chèn’ hoặc ‘Từ chối chèn’ để giữ hoặc hoàn nguyên thay đổi tương ứng.
Để chấp nhận tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào nút ‘Chấp nhận’, trong nhóm Thay đổi trong tab ‘Review’ và chọn tùy chọn ‘Chấp nhận Tất cả Thay đổi’. Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn khác trong menu thả xuống tùy thuộc vào sở thích của mình.
Để từ chối tất cả các thay đổi cùng một lúc, hãy nhấp vào nút ‘Từ chối’ ngay bên cạnh nút Chấp nhận trong tab ‘Review’ và chọn ‘Từ chối Tất cả Thay đổi’.
Sau khi hoàn tất, hãy nhớ lưu văn bản được so sánh này thành một file riêng biệt bằng cách sử dụng tùy chọn ‘Lưu dưới dạng’ trên thanh công cụ.
