Ngày nay, với xu thế dạy và học trực tuyến thì Microsoft Teams là một trong những ứng dụng Personal hội nghị truyền hình đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể học cách sử dụng cho mục đích cá nhân hay tham gia lớp học online.
Tuy nhiên, việc phát hành Windows 11 và Microsoft Teams đã chính thức trở thành một trong những khía cạnh phức tạp nhất của hệ điều hành này. Với việc giới thiệu chat trong Windows 11, Microsoft Teams hiện có nhiều phiên bản hơn phần tiếp theo trong hầu hết các thương hiệu.
Xem nhanh
Microsoft Teams khác biệt như thế nào trong Windows 11
Microsoft đã bao gồm tích hợp Teams, cụ thể là Chat, trong Windows 11. Sự tích hợp này làm cho Teams trở thành một ứng dụng được cài đặt sẵn trong Windows 11 thay vì Windows 10, nơi bạn phải tự tải xuống Microsoft Teams.
Nhưng vẫn có một phiên bản của Microsoft Teams mà bạn cũng phải cài đặt trong Windows 11, nếu bạn muốn sử dụng nó. Điểm vào Taskbar cho Teams, tức là Chat, chỉ dành cho mục đích sử dụng cá nhân. Nó sử dụng phiên bản Microsoft Teams Personal và bạn chỉ có thể sử dụng nó với tài khoản Microsoft cá nhân.
Trên Windows 10, cho dù bạn muốn sử dụng Teams bằng tài khoản cá nhân hay công việc, bạn phải cài đặt ứng dụng và không có ứng dụng riêng biệt nào mặc dù cả hai tài khoản đều mở trong các cửa sổ khác nhau. Có một ứng dụng duy nhất từ đó bạn có thể truy cập tất cả các tài khoản, cá nhân và cơ quan hay trường học.
Trong Windows 11, có hai ứng dụng riêng biệt: Microsoft Teams for Personal (mà Chat sử dụng) được cài đặt sẵn và Microsoft Teams for Work and School mà bạn phải tải xuống. Tuy nhiên, nếu bạn đã có ứng dụng Microsoft Teams trên Windows 10 và được cập nhật lên Windows 11 thay vì một bản cài đặt sạch, bạn sẽ có cả hai ứng dụng trên PC của mình.
Làm thế nào bạn có thể phân biệt giữa hai ứng dụng cùng tên? Từ các biểu tượng của chúng. Mặc dù các biểu tượng của cả hai ứng dụng đều rất giống nhau, nhưng có một điểm khác biệt nhỏ. Chúng tôi biết không phải là chiến lược tốt nhất. Biểu tượng Microsoft Teams for Personal là biểu tượng có ô màu trắng bên dưới chữ T, trong khi biểu tượng Teams for Work hoặc School có ô màu xanh dưới chữ T. Không có gì ngạc nhiên khi có nhiều sự nhầm lẫn này.
Chat hoặc Teams Personal với Teams for work or school như thế nào?
Microsoft Teams được tạo ra để trở thành một ứng dụng Workstream Collaboration, không chỉ là một ứng dụng hội nghị truyền hình. Do đó, nó có rất nhiều tính năng được thực hiện chỉ để giúp cộng tác dễ dàng hơn. Từ kênh đến ứng dụng, có rất nhiều tính năng trong Microsoft Teams được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy cộng tác ngay cả khi học từ xa.
Teams Personal là phiên bản thu gọn của Microsoft Teams chỉ có các tính năng dành cho chat, cuộc gọi điện video và âm thanh, lên lịch học và cộng tác nhẹ nhàng. Ngay cả những phần phức tạp của việc lên lịch học trong Teams for Work cũng không có. Bạn chỉ có thể sử dụng nó với tài khoản Microsoft cá nhân được tạo miễn phí.
Chat là một phiên bản nhỏ hơn của Microsoft Teams Personal mang những nhu cầu tối thiểu nhất của ứng dụng hội nghị truyền hình vào Taskbar của bạn. Các tính năng như chat, cuộc gọi âm thanh và video, và các lớp học online tức thì hiện là một phần nguyên bản của trải nghiệm Windows 11 qua Chat. Teams đang thay thế Skype để tiến xa hơn với tư cách là sự lựa chọn ứng dụng hội nghị truyền hình của Microsoft dành cho Windows.
Tổng quan nhanh về một số tính năng quan trọng từ Microsoft Teams for Work hoặc School bị thiếu trong Microsoft Teams Personal và theo phần mở rộng:
- Teams or Channels (nhóm hoặc kênh)
- Command Bar (thanh điều khiển)
- Breakout Rooms (phòng nghỉ)
- App Integration (tích hợp ứng dụng)
- Captions and Live transcripts (phụ đề và bản ghi trực tiếp)
- Meeting notes (ghi chú cuộc họp)
Nhưng tất cả những tính năng này là những tính năng mà mọi người hiếm khi cần sử dụng trong giao tiếp cá nhân. Ví dụ như Breakout Rooms: bạn không cần phải chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận điều gì đó khi nói chuyện với bạn bè và gia đình. Vì vậy lựa chọn loại trừ nó là hoàn toàn chính đáng. Đây chỉ là một vài tính năng phổ biến từ ứng dụng Teams Work or school đã bị loại bỏ khỏi Teams Personal. Team Personal đã bị loại bỏ rất nhiều.
Tất nhiên, vẫn có những tính năng phổ biến ở cả hai mà bạn không nhìn thấy ngay từ cái nhìn đầu tiên:
- Status (trạng thái)
- Together mode (chế độ cùng nhau)
- Tasks tab in chats Tab (nhiệm vụ trong cuộc chat)
- Focus mode in meetings (chế độ tập trung trong cuộc họp)
- Share Content (chia sẻ nội dung)
Cách sử dụng ứng dụng Chat trong Windows 11 để sử dụng cho Teams Personal
Để sử dụng Microsoft Teams cho mục đích cá nhân, bạn có thể sử dụng tích hợp Chat mới của Windows 11 hoặc bạn có thể sử dụng trực tiếp từ ứng dụng. Mặc dù Chat và ứng dụng Teams cá nhân đều là phương tiện để sử dụng Teams với tài khoản Microsoft cá nhân, cả hai đều có một số khác biệt.
Thiết lập Chat trong Windows 11
Mặc dù Chat là một tích hợp được cài đặt sẵn, bạn có thể chọn không sử dụng nó và thậm chí xóa nó khỏi Taskbar của mình. Cách đơn giản để thực hiện việc này là từ chính thanh Taskbar. Nhấp chuột phải vào biểu tượng Chat và nhấp vào tùy chọn Hide from Taskbar.
Để kích hoạt lại, nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên Taskbar và nhấp vào Taskbar Settings
Cài đặt cá nhân hóa cho Taskbar sẽ mở ra. Bật công tắc cho Chat.
Để sử dụng Chat, bạn phải thiết lập nó ban đầu. Nhấp vào nút Chat từ Taskbar hoặc sử dụng phím tắt Windows logo key + C.
Chat sẽ mở trong một cửa sổ flyout thay vì một cửa sổ ứng dụng chính thức. Nhấp vào nút Get Started để thiết lập Chat cho tài khoản Microsoft cá nhân của bạn.
Lưu ý: Bạn không thể sử dụng tích hợp Chat với tài khoản cơ quan hoặc trường học của Microsoft.
Bây giờ, nếu bạn đã đăng nhập vào PC bằng tài khoản Microsoft, tài khoản của bạn cũng sẽ xuất hiện trong Chat. Và bạn thậm chí sẽ không cần đăng nhập. Chỉ cần nhấp vào tài khoản để tiếp tục với nó. Nhưng bạn cũng có thể chọn sử dụng một tài khoản khác. Nhấp vào tùy chọn Use another account và nhập chi tiết đăng nhập trên màn hình tiếp theo.
Sau đó, chọn tên hiển thị của bạn cho Chat. Bạn cũng có thể xem số và địa chỉ email mà người khác có thể sử dụng để tìm và liên hệ với bạn trên Teams. Để thay đổi các chi tiết này, hãy đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn trên account.microsoft.com. Bạn cũng có thể chọn đồng bộ hóa danh bạ Outlook và Skype của mình để tìm những người dùng cũng có trong Teams. Bạn có thể thay đổi lựa chọn này bất kỳ lúc nào từ cài đặt. Khi bạn đã hài lòng với tất cả thông tin, hãy nhấp vào Let’s Go để hoàn tất quá trình thiết lập.
Ngoài ra, bạn có thể nhận được tất cả các chi tiết thiết lập ở đó trong cửa sổ bay Chat thay vì các cửa sổ ở trên. Nhưng thông tin sẽ giống nhau. Bạn có thể chọn tài khoản Microsoft được hiển thị và nhấp vào Let’s Go hoặc chọn sử dụng tài khoản khác để Chat.
Sau khi thiết lập Chat, bạn có thể trực tiếp sử dụng nó trong tương lai mà không cần phải đăng nhập lại cho đến khi bạn đăng xuất theo cách thủ công.
Sử dụng Chat trong Windows 11
Để sử dụng Chat, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Chat từ Taskbar hoặc sử dụng phím tắt Windows+ C từ bất kỳ đâu, cho dù bạn đang ở trên màn hình hay đang mở một ứng dụng khác. Chat sẽ mở trong cửa sổ ngay tại đó và bạn có thể nhấp vào biểu tượng Chat để ẩn cửa sổ bay lại.
Phần chính của cửa sổ flyout sẽ được bao phủ bởi các cuộc chat gần đây của bạn. Bên dưới các cuộc chat gần đây, bạn sẽ tìm thấy các liên hệ đã đồng bộ hóa của mình từ Outlook và Skype mà bạn có thể bắt đầu chat nhanh trong tích tắc.
Nếu bạn chưa từng sử dụng Microsoft Teams Personal hoặc Chat trước đây để chat với ai đó, thì sẽ không có bất kỳ cuộc chat nào gần đây. Bạn sẽ chỉ có các liên hệ được đồng bộ hóa. Khi bạn không có cuộc chat nào gần đây, cũng không có bất kỳ liên hệ được đồng bộ hóa nào, cửa sổ flyout sẽ trống, ngoại trừ các nút Meet và Chat.
Mục đích chính của cửa sổ Chat flyout là cung cấp khả năng truy cập dễ dàng và nhanh chóng để giao tiếp với những người khác, điều mà Microsoft đã cố gắng cung cấp trong một thời gian. Nhưng nỗ lực trước đó với tab People trong Windows 10 đã không thành công.
Chat bằng ứng dụng Chat
Từ cửa sổ Chat flyout, bạn có thể nhanh chóng giao tiếp qua chat, âm thanh hoặc cuộc gọi video. Để chat với ai đó, hãy nhấp vào chuỗi chat của họ gần đây. Bạn cũng có thể Group Chat trong Microsoft Teams.
Chat sẽ mở trong cửa sổ bật ra vẫn mở độc lập với ứng dụng Teams. Vì vậy, một lần nữa, nó sẽ tải nhanh hơn rất nhiều so với việc mở ứng dụng để chat với ai đó.
Nếu chuỗi chat cho ai đó nằm ngoài tầm với từ cửa sổ flyout, hãy sử dụng nút Search phía trên các cuộc chat gần đây ở góc bên phải. Tuy nhiên, nút tìm kiếm chỉ để tìm kiếm các chuỗi chat hiện có, bạn không thể tìm kiếm một tin nhắn trong một cuộc chat.
Để bắt đầu một cuộc chat mới với ai đó, hãy nhấp vào nút Chat ở đầu cửa sổ hiện ra.
Sau đó, nhập tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại của người bạn muốn bắt đầu chat. Trong hộp tin nhắn ở dưới cùng, soạn tin nhắn của bạn và nhấp vào nút Send. Nếu bạn nhập số điện thoại hoặc địa chỉ email của ai đó và người đó không có tài khoản Teams, họ sẽ nhận được SMS hoặc email cho tin nhắn của bạn và lời mời tham gia Teams.
Lưu ý: Bạn không thể chat hoặc gọi đến tài khoản Microsoft Teams Work hoặc School nếu tổ chức của họ không cho phép.
Bạn cũng có thể bắt đầu một cuộc Group Chat mới từ cửa sổ bật lên Chat. Nhập chi tiết liên hệ của tất cả những người bạn muốn thêm vào nhóm trong hộp văn bản To. Sau đó, nhấp vào nút Add group name để đặt tên cho nhóm.
Gọi điện video / Audio và lớp học online từ ứng dụng Chat
Để gọi cho ai đó, cá nhân hoặc một nhóm, hãy chuyển đến chuỗi chat của họ và di chuột qua chuỗi đó. Khi bạn di chuột qua một cuộc chat, các biểu tượng cho máy quay video và điện thoại sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng máy ảnh để bắt đầu cuộc gọi điện video và biểu tượng điện thoại để bắt đầu cuộc gọi âm thanh.
Cũng giống như chat, cửa sổ cuộc gọi sẽ mở trong cửa sổ bật lên bên ngoài cửa sổ Chat. Tuy nhiên, nó sẽ mở độc lập với ứng dụng. Teams Personal có ít lựa chọn hơn nhiều so với Teams truyền thống. Nhưng bạn vẫn có thể xem danh sách người tham gia, chia sẻ nội dung hoặc có các biểu tượng cảm xúc phản ứng từ thanh công cụ.
Ngoài ra còn có các tùy chọn bổ sung mà bạn có thể truy cập từ menu tùy chọn khác (ba chấm). Bạn có thể sử dụng Together Mode, chuyển sang chế độ xem thư viện, sử dụng chế độ lấy nét mới Focus Mode và các hiệu ứng nền.
Để bắt đầu học nhóm độc lập với bất kỳ cuộc chat nào, tức là bất kỳ ai cũng có thể tham gia bằng liên kết lớp học, hãy nhấp vào biểu tượng Meet Now ở đầu cửa sổ flyout.
Sau đó, bạn có thể sao chép liên kết của lớp học hoặc gửi lời mời qua lịch Outlook, Google calendar hoặc qua email mặc định của mình.
Cách sử dụng ứng dụng Microsoft Teams Personal
Mặc dù Chat cung cấp rất nhiều tính năng nhưng bạn có thể có trải nghiệm đầy đủ trong ứng dụng Microsoft Teams. Để mở ứng dụng, hãy nhấp vào nút Open Microsoft Teams ở cuối cửa sổ Chat.
Hoặc mở nó theo cách truyền thống như bất kỳ ứng dụng nào khác từ menu bắt đầu, tùy chọn tìm kiếm hoặc bất kỳ phím tắt nào trên màn hình mà bạn có. Hãy nhớ mở ứng dụng với ô màu trắng trong biểu tượng.
Trong Windows 11, nếu bạn đã đăng nhập vào Chat, tài khoản của bạn cũng sẽ được đăng nhập và có sẵn để sử dụng trong ứng dụng Teams Personal. Nhưng nếu bạn chưa thiết lập Chat, bạn phải đăng nhập vào ứng dụng cá nhân của nhóm.
Màn hình đăng nhập ứng dụng Teams Personal cũng giống như ứng dụng Chat và nếu bạn đăng nhập tại đây, Chat sẽ tự động được thiết lập cho cùng một tài khoản. Đó là cách cả hai ứng dụng được kết nối với nhau.
Ứng dụng có một thanh điều hướng ở bên trái. Nhưng không giống như các ứng dụng Teams khác, nó chỉ có ba tab. Vì nó có ít tính năng hơn nhiều so với ứng dụng Teams truyền thống, nó cũng tải nhanh hơn rất nhiều.
Lưu ý: Giống như trong Windows 10, bạn vẫn có thể sử dụng tài khoản Teams Personal của mình từ ứng dụng Microsoft Teams khác (cơ quan hoặc trường học) trong Windows 11, tức là ứng dụng có ô màu xanh lam nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ của ứng dụng. Bản cập nhật mới nhất không có điều khoản này. Nhưng vì ứng dụng Teams Personal tải nhanh hơn rất nhiều và bạn có thể truy cập ứng dụng này từ cửa sổ Chat trực tiếp, nên tốt hơn là sử dụng ứng dụng Personal chuyên dụng. Với ứng dụng cơ quan hoặc trường học, số bước cần thiết để truy cập tài khoản cá nhân được tăng lên.
Điều hướng ứng dụng Teams Personal
Ứng dụng Teams Personal có các tab cho Activity, Chat và Calendar.
Từ tab Activity, bạn có thể thấy bất kỳ @mentions nào dành cho mình trong các cuộc trò chuyện, phản ứng và các thông báo khác như tin nhắn chưa đọc hoặc cuộc gọi nhỡ. Đó là nguồn cấp dữ liệu về mọi thứ bạn cần để luôn cập nhật trong Teams Personal.
Đối với những người dùng có nguồn cấp dữ liệu rất hiếu động, bạn có thể sử dụng tùy chọn Filter để chọn thông báo chỉ cho một loại danh mục. Bạn cũng có thể tìm kiếm các thông báo cụ thể trong các danh mục đó bằng cách nhập từ khóa vào hộp văn bản bộ lọc.
Từ tab Chat, bạn có thể xem danh sách tất cả các cuộc trò chuyện đang hoạt động của mình chứ không chỉ các cuộc trò chuyện gần đây mà cửa sổ Chat hiển thị.
Nhấp vào chuỗi Chat từ danh sách để mở một cuộc trò chuyện. Giao diện trò chuyện có thêm chức năng mà cửa sổ Chat không có. Ngoài các cuộc trò chuyện của bạn, ứng dụng cũng sẽ có các tab riêng cho ảnh hoặc tệp tùy thuộc vào loại phương tiện được trao đổi trong cuộc trò chuyện. Vì vậy, bất kỳ ảnh hoặc tệp nào bạn đã gửi hoặc nhận trong cuộc trò chuyện đều sẽ có sẵn ở một nơi duy nhất.
Bạn cũng có thể thêm tab nhiệm vụ và cộng tác trên các nhiệm vụ trong ứng dụng Teams, điều này không thể thực hiện được trong cửa sổ Chat. Cho dù bạn muốn lên kế hoạch nào cho lớp học của mình, tất cả bạn đều có thể hợp tác trong những công việc cần phải hoàn thành. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab hiện tại ở đầu cuộc trò chuyện. Sau đó, chọn Tasks để thêm nó.
Một cửa sổ tạm dừng cho nhiệm vụ sẽ mở ra. Nhập tên cho tab Tasks. Theo mặc định, tab sẽ được đặt tên là Tasks và nhấp vào Save.
Tab Tasks sẽ được thêm vào cuộc trò chuyện, nơi bạn có thể thêm các nhiệm vụ mới. Và nó mang tính cộng tác nên bất kỳ người nào trong cuộc trò chuyện hoặc nhóm bất kể họ là người thêm tab đều có thể thêm và chỉnh sửa công việc trong danh sách.
Tab cuối cùng là tab Calendar. Tương tự như ứng dụng Teams truyền thống, tab Calendar giúp bạn theo dõi mọi buổi học sắp tới và cho phép bạn lên lịch cho buổi học. Bạn sẽ thấy rằng giao diện người dùng thậm chí lên lịch buổi học còn đơn giản hơn trong ứng dụng này. Đối với người mới bắt đầu, bạn không thể thêm bất kỳ người tham gia nào vào lớp học trong khi lên lịch. Tất nhiên, đó là bởi vì không có người tham gia để thêm, vì đây là một tài khoản cá nhân.
Bạn phải gửi lời mời sau khi lên lịch cho lớp học. Nhấp vào biểu tượng New meeting ở góc trên bên phải.
Sau đó, nhập tất cả các chi tiết vào trang chi tiết như tên buổi học, ngày và giờ, chi tiết lặp lại, bất kỳ ghi chú nào,…và nhấp vào nút Save.
Sau khi bạn nhấp vào Save, các tùy chọn để chia sẻ cuộc họp sẽ xuất hiện. Bạn có thể sao chép liên kết và gửi sau đó hoặc sử dụng ứng dụng Google Calendar bên ngoài để gửi lời mời. Sử dụng ứng dụng Google Calendar, bạn sẽ có thể thêm tên của những người tham gia và theo dõi các câu trả lời của họ trong chính ứng dụng Teams.
Ứng dụng Teams cũng có một thanh tìm kiếm mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm không chỉ người và chuỗi trò chuyện mà còn cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện. Điều này một lần nữa cung cấp chức năng bổ sung so với ứng dụng Chats. Nhưng không giống như ứng dụng Teams Work hoặc School, nó không phải là một thanh lệnh.
Quản lý cài đặt và hơn thế nữa cho ứng dụng Teams
Sử dụng ứng dụng Teams Personal, bạn có thể quản lý các cài đặt như giao diện, thông báo, thời điểm bắt đầu Teams, đặt trạng thái của bạn và thậm chí đăng xuất khỏi tài khoản của bạn. Tất cả điều này chỉ có thể thực hiện được từ Teams chứ không phải ứng dụng Chats.
Để mở cài đặt, hãy chuyển đến thanh tiêu đề và nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm và chọn Settings từ menu.
Cửa sổ cài đặt sẽ mở ra. Bên trái là menu điều hướng. Từ tab General, bạn có thể chọn xem Teams có tự động bắt đầu khi bạn bật PC của mình hay không. Khi bạn tắt tùy chọn cho Auto-start Teams, Teams sẽ không tự động bắt đầu và lần đầu tiên bạn nhấp vào Chats sau khi bật PC của mình, sẽ mất vài giây để tải vì ứng dụng vẫn hoạt động.
Để chỉnh sửa tùy chọn cho thông báo, hãy chuyển đến Notifications. Theo mặc định, thông báo cho ứng dụng Chats và Teams sẽ bao gồm bản xem trước của tin nhắn. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách tắt công tắc Show message preview.
Để quản lý cách bạn nhận thông báo, hãy nhấp vào tùy chọn Edit bên cạnh Chat.
Tại đây, bạn có thể quyết định bạn nhận thông báo cho mục đích gì và bằng cách nào. Ví dụ: theo mặc định, thông báo cho @mentions được gửi qua biểu ngữ trên màn hình và trong nguồn cấp dữ liệu hoạt động của bạn. Nhưng bạn có thể giới hạn những thông báo đó chỉ trong nguồn cấp dữ liệu. Nhấp vào menu thả xuống và chọn Only show in Feed từ các tùy chọn.
Đối với tin nhắn, bạn có thể nhận thông báo dưới dạng biểu ngữ hoặc tắt chúng hoàn toàn.
Từ tùy chọn Appearance and accessibility, bạn có thể thay đổi chủ đề của Teams Personal cũng như ứng dụng Chat. Hoặc bạn có thể đặt nó theo chủ đề của hệ điều hành.
Dù ứng dụng Teams Personal theo chủ đề nào, ứng dụng Chat cũng sẽ làm theo.
Bạn cũng có thể đặt trạng thái cho các liên hệ của mình từ ứng dụng Teams. Chuyển đến biểu tượng hồ sơ của bạn từ thanh tiêu đề.
Một menu sẽ mở ra. Để thay đổi trạng thái khả dụng, hãy nhấp vào tùy chọn trạng thái hiện tại. Vì vậy, nếu trạng thái hiện tại của bạn được đặt thành Available, hãy nhấp vào trạng thái đó từ menu. Sau đó, chọn trạng thái thích hợp từ menu phụ.
Để đặt thông báo tùy chỉnh cho các liên hệ của bạn, hãy chọn Set status message từ các tùy chọn và nhập tin nhắn của bạn. Các liên hệ của bạn có thể thấy trạng thái của bạn khi họ di chuột qua biểu tượng hồ sơ của bạn trong ứng dụng Chat và Teams. Bạn có thể sử dụng nó để cho biết. Ví dụ: nếu bạn vắng mặt vì lý do nào đó và họ sẽ biết lý do tại sao bạn không trả lời.
Bạn cũng có thể đăng xuất khỏi tài khoản Teams của mình từ đây. Nhấp vào tùy chọn Sign out ở góc trên bên phải của menu. Thao tác này sẽ đăng xuất bạn khỏi Teams cũng như ứng dụng Chat. Sau đó, bạn có thể đăng nhập bằng một tài khoản khác hoặc đăng nhập lại vào cùng một tài khoản khi bạn muốn.
Cách sử dụng ứng dụng Microsoft Teams (cơ quan hoặc trường học) trong Windows 11
Microsoft Teams for Work là một ứng dụng cộng tác với hàng loạt tính năng như nhóm, kênh, tích hợp ứng dụng trong các kênh và trò chuyện cá nhân. Ngay cả các cuộc gọi điện video cũng được thiết kế để tối đa hóa năng suất trong môi trường từ xa với các tính năng như bản ghi, ghi chú buổi học, chia sẻ màn hình,…
Để sử dụng ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School, bạn cần có tài khoản tổ chức do cơ quan hoặc trường học của bạn cấp hoặc bạn có thể sử dụng tài khoản Microsoft Teams Free .
Nếu bạn chưa có ứng dụng, hãy truy cập microsoft.com và tải xuống Teams. Hoặc, chỉ cần nhấp vào đây để truy cập trực tiếp vào trang tải xuống ứng dụng. Sau đó, chuyển đến phần Download for Desktop và nhấp vào nút Download Teams trong Teams dành cho cơ quan hoặc trường học.
Chạy tệp đã tải xuống để cài đặt ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School, ứng dụng sẽ tự cài đặt mà không cần bất kỳ bước bổ sung nào. Sau đó, đăng nhập bằng tổ chức, trường học của bạn hoặc tài khoản Microsoft Teams miễn phí. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy nhấp vào Create One để tạo tài khoản Microsoft Teams miễn phí.
Nhập tài khoản email và mật khẩu của bạn và chọn For Work để thiết lập tài khoản Microsoft Teams Free khi được nhắc.
Sau đó, nhập tên, tên tổ chức và Quốc gia hoặc khu vực của bạn và nhấp vào Set Up Teams và bạn đã sẵn sàng.
Quản lý nhóm và kênh trong Microsoft Teams
Sau khi đăng nhập vào ứng dụng Microsoft Teams Work hoặc School, bạn sẽ thấy rằng ứng dụng này có nhiều tùy chọn hơn trên thanh điều hướng ở bên trái. Ngoài Activity, Chat, và Calendar, bạn sẽ tìm thấy các tab cho Teams, Calls, Files và một tùy chọn để thêm ứng dụng. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ ứng dụng nào bạn sử dụng làm tab vào thanh bên.
Nếu bạn đang sử dụng tài khoản tổ chức hoặc trường học, rất có thể bạn đã là thành viên của một hoặc nhiều nhóm. Nhấp vào nút Teams từ thanh điều hướng để truy cập các nhóm của bạn. Nếu tổ chức của bạn đã cấp cho bạn quyền truy cập, bạn cũng có thể tự tạo một nhóm.
Nhấp vào nút Join or Create a team ở cuối bảng điều khiển nhóm.
Sau đó, nhấp vào nút Create team để tạo một nhóm. Bạn có thể tạo một nhóm mới từ đầu, sử dụng một nhóm Microsoft 365 hoặc một mẫu.
Bạn cũng có thể tham gia một nhóm bằng cách tìm kiếm nhóm bằng cách sử dụng tên của nhóm đó hoặc nhập mã của nhóm đó nếu bạn có thông tin đó.
Mỗi đội sẽ có một kênh ‘chung’ theo mặc định. Nhưng bạn có thể tạo kênh mới bất kỳ lúc nào. Các kênh được tạo dựa trên khác nhau mà nhóm cần xử lý riêng. Bạn cũng có thể chỉ thêm các thành viên được chọn từ nhóm thay vì thêm tất cả mọi người, nó phụ thuộc vào yêu cầu của bạn.
Để tạo kênh, hãy nhấp vào biểu tượng More options (menu ba chấm) bên cạnh tên đội và chọn Add channel từ menu.
Sau đó, nhập tên, mô tả của kênh (tùy chọn) và chọn xem kênh sẽ mở cho tất cả mọi người trong nhóm hay chỉ chọn những người, tức là tạo kênh riêng tư. Khi bạn tạo kênh tiêu chuẩn, tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào kênh đó theo mặc định, nhưng bạn phải thêm thành viên vào kênh riêng tư bằng cách mời riêng họ.
Sử dụng tab trong Microsoft Teams
Các tab trong Microsoft Teams for Work hoặc School khá khác biệt với Micorosft Teams Personal. Mặc dù Chat có tab File hoặ Tasks trong Teams Personal, chúng thậm chí không đến gần các tab tiềm năng được giữ ở đây.
Tab là các danh mục bạn có thể thấy bên cạnh tên kênh. Tất cả các kênh đều có tab Posts theo mặc định. Tab này là nơi diễn ra tất cả các giao tiếp trong kênh đó.
Các kênh và cuộc trò chuyện trong Microsoft Teams for Work hoặc School cũng có tab File nơi bạn có thể tìm thấy tất cả các tệp được chia sẻ trong kênh hoặc trò chuyện cụ thể đó một cách dễ dàng. Nhưng đó là các ứng dụng làm cho các tab thực sự tuyệt vời.
Ngoài các nhóm và kênh, vô số ứng dụng mà Teams for School cung cấp là những thứ khiến nó trở thành một nơi hoàn hảo để cộng tác và hoàn thành buổi học. Với sự tích hợp liền mạch của các ứng dụng, bạn có thể sử dụng chúng một cách cá nhân hoặc đặt chúng làm tab trong các kênh và các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc nhóm. Khi bạn thêm các ứng dụng tương thích dưới dạng tab vào kênh hoặc cuộc trò chuyện, bạn có thể cộng tác ngay lập tức với các thành viên khác trong nhóm trong ứng dụng.
Để thêm ứng dụng dưới dạng tab vào kênh hoặc cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab hiện có.
Sau đó, tìm ứng dụng từ các ứng dụng xuất hiện hoặc chuyển đến tùy chọn tìm kiếm cho ứng dụng bạn muốn thêm. Sau đó, tùy thuộc vào ứng dụng, các bước tiếp theo có thể khác nhau, làm theo hướng dẫn trên màn hình và nhấp vào Save để thêm nó dưới dạng tab.
Sử dụng ứng dụng trong Microsoft Teams
Nếu bạn không muốn thêm ứng dụng để cộng tác mà thay vào đó muốn giữ nó để sử dụng cho mục đích cá nhân, hãy chuyển đến ngăn điều hướng ở bên trái và nhấp vào biểu tượng menu ba chấm.
Sau đó, tìm kiếm ứng dụng bạn muốn sử dụng và nhấp vào nút Add.
Ứng dụng sẽ chỉ được thêm vào thanh điều hướng của bạn để sử dụng cá nhân.
Từ thanh điều hướng, bạn cũng có thể đi tới Apps để khám phá các ứng dụng theo danh mục trong Microsoft Teams.
Tuy nhiên, các nhóm có hàng nghìn ứng dụng nên có thể hơi quá tải. Nhấp vào ứng dụng bạn muốn thêm. Nếu bạn chỉ cần nhấp vào nút Add, nó sẽ được thêm vào thanh điều hướng của bạn để sử dụng cho mục đích cá nhân.
Nhấp vào mũi tên hướng xuống bên cạnh tùy chọn Add và bạn sẽ tìm thấy nhiều cách khác để sử dụng ứng dụng. Bạn có thể thêm nó dưới dạng một tab trong kênh nhóm hoặc trò chuyện trực tiếp từ đây.
Một số ứng dụng cũng cho phép bạn thêm chúng vào buổi học đã lên lịch để chúng có thể sử dụng khi buổi học bắt đầu.
Các buổi học trong Microsoft Teams for School
Các buổi học trong Microsoft Teams for School hơi khác so với Teams Personal do các địa điểm khác nhau mà bạn có thể tổ chức. Về cơ bản, có hai loại: buổi học kênh và buổi học riêng tư.
Các buổi học kênh diễn ra trong kênh và dành cho tất cả mọi người là thành viên của kênh đó. Họ có thể tham gia bất kỳ lúc nào và người tổ chức không cần phải cho phép họ tham gia. Để bắt đầu buổi học trong một kênh, hãy mở kênh đó và nhấp vào nút Meet now ở góc trên bên phải màn hình.
Bạn cũng có thể lên lịch các buổi học trong một kênh trực tiếp từ kênh. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút meet now và chọn Schedule a meeting từ các tùy chọn xuất hiện.
Màn hình chi tiết cuộc họp sẽ mở ra khi kênh sẽ được thêm vào. Nhập phần còn lại của các chi tiết như tên buổi học, ngày và giờ, bất kỳ người tham dự bắt buộc nào,… và nhấp vào nút Send.
Nội dung cập nhật cho buổi học đã lên lịch sẽ được đăng lên kênh và sự kiện cũng sẽ xuất hiện trong lịch của bạn.
Để có các buổi học riêng tư, ngẫu hứng cũng như đã lên lịch, hãy chuyển đến tab Calendar từ bảng điều hướng bên trái.
Đối với một buổi học ngẫu hứng, hãy nhấp vào nút meet now.
Để lên lịch một buổi học, hãy nhấp vào tùy chọn new meeting và lên lịch buổi học.
Trong cả hai trường hợp, bạn có thể quyết định ai có thể tham gia buổi học và những người khác trong nhóm của bạn thậm chí sẽ không biết rằng có một buổi học đang diễn ra không giống như buổi học kênh.
Việc sử dụng Microsoft Teams trong Windows 11 thoạt nhìn có thể gây nhầm lẫn, nhưng nó không phải là tất cả khác biệt so với Windows 10. Đặc biệt là các ứng dụng Personal và Work hay School vẫn hoạt động giống nhau ngay cả khi có hai ứng dụng riêng biệt.
