Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác cung cấp cho các nhóm khả năng làm việc cùng nhau và chia sẻ thông tin trong một không gian chung. Nó là công cụ hoàn hảo cho các nhóm phân tán trên toàn cầu hoặc từ xa. Với các tính năng như chat tại nơi làm việc, lưu trữ file, cuộc họp video và tích hợp ứng dụng, nhóm có thể làm việc hài hòa trong một không gian làm việc chung duy nhất.
Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams miễn phí với phiên bản ‘Microsoft Teams Free’. Nó cung cấp một ứng dụng máy tính để bàn cho Windows, Mac và Linux, ứng dụng Web cũng như các ứng dụng Android & iOS, vì vậy người dùng có thể làm việc dễ dàng từ mọi nơi.
Xem nhanh
Cách thiết lập Microsoft Teams
Tới teams.microsoft.com và nhập địa chỉ email để tạo một tài khoản Microsoft Teams. Nếu bạn đã có tài khoản Microsoft, bạn cũng có thể sử dụng email đó.
Sau đó, trên trang ‘How do you want to use Teams’, bạn sẽ có ba tùy chọn: For school, For friends and family, For work. Bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp. Để thiết lập nhóm cho tổ chức, hãy chọn ‘For work’ và nhấp vào ‘Next’.
Sau đó, bạn phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tạo một tài khoản bằng địa chỉ email bạn đã nhập trước đó. Bây giờ, hãy nhập họ và tên cũng như tên tổ chức. Quốc gia hay khu vực sẽ được chọn. Nhấp vào Set Up Teams.
Các nhóm sẽ bắt đầu tạo tổ chức trên nhóm. Có thể mất vài giây.
Khi Teams cho tổ chức được thiết lập, nó sẽ yêu cầu bạn Download the Windows app hoặc Use the Web app instead. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn, nhưng tải xuống ứng dụng dành cho máy tính để bàn sẽ tốt hơn nếu bạn phải sử dụng nó thường xuyên. Ngoài ra, một số tính năng như Screen sharing hoạt động tốt hơn trong ứng dụng máy tính để bàn so với ứng dụng web của Teams.
Cho dù bạn mở Teams trên ứng dụng máy tính để bàn hay ứng dụng web, giao diện và hầu hết các chức năng đều giống nhau.
Cách mời mọi người vào tổ chức theo nhóm
Bạn sẽ nhận được một email từ Microsoft Teams với một liên kết để chia sẻ với mọi người. Các nhóm cũng sẽ hiển thị cho bạn liên kết khi bạn mở tài khoản nhóm của mình lần đầu tiên. Bạn cũng có thể truy cập liên kết này bất kỳ lúc nào sau đó từ ứng dụng Teams. Chuyển tiếp liên kết này đến đồng nghiệp và đồng đội và khi họ sử dụng nó, bạn sẽ nhận được yêu cầu tham gia tổ chức từ họ.
Để phê duyệt yêu cầu đồng đội tham gia tổ chức, hãy mở ứng dụng Teams (máy tính để bàn hoặc web) và chuyển đến tùy chọn Invite People.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn Pending Requests để mở trang yêu cầu và lời mời đang chờ xử lý.
Nhấp vào nút Approve bên cạnh yêu cầu của đồng nghiệp.
Bạn cũng có thể mời mọi người bằng email hoặc từ danh sách liên hệ của mình. Trong ứng dụng Teams, hãy nhấp vào tùy chọn Invite People. Màn hình tiếp theo sẽ mở ra, nơi danh sách các cách để mời ai đó sẽ được liệt kê. Nhấp vào Invite by email để gửi lời mời bằng địa chỉ email nếu bạn biết địa chỉ email của đồng đội của mình.
Nhập địa chỉ email của các đồng nghiệp và nhấp vào nút Send Invites. Lời mời bạn gửi qua email sẽ được liệt kê trong phần Pending Invites.
Đồng nghiệp sẽ nhận được một email để tham gia tổ chức. Khi họ nhấp vào nút Join Teams trong email, họ sẽ được chuyển hướng đến Microsoft Teams. Nếu không có tài khoản Teams, họ có thể tạo một tài khoản từ cùng một liên kết. Và họ sẽ trở thành một phần của tổ chức trong Microsoft Teams.
Cách sử dụng Microsoft Teams
Mở ứng dụng Microsoft Teams và nhấp vào Teams trên thanh công cụ bên trái. Đây là nơi liệt kê tất cả các đội mà bạn là thành viên.
Tạo nhóm
Bạn có thể tạo thêm nhóm hoặc tham gia các nhóm khác từ ứng dụng Teams. Nhấp vào tùy chọn Teams ở bên trái, sau đó nhấp vào tùy chọn Join or Create a Team ở cuối màn hình.
Nhấp vào nút Create Team để tạo một nhóm mới hoặc chuyển đến tùy chọn Search teams để tham gia một nhóm.
Quản lý nhóm
Bạn có thể quản lý một nhóm bằng cách nhấp vào tùy chọn More bên cạnh tên của nhóm và chọn tùy chọn Manage team. Các tùy chọn có sẵn để quản lý khác nhau cho chủ sở hữu và thành viên.
Màn hình Manage Team cho phép bạn quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến một nhóm từ một nơi duy nhất. Bạn có thể quản lý thành viên, thêm thành viên, tạo kênh và ứng dụng mới cũng như quản lý quyền từ đây.
Chủ sở hữu cũng có thể đặt các thành viên khác làm chủ sở hữu nhóm, do đó, cấp cho họ đặc quyền administrator. Nhấp vào Member bên cạnh tên của thành viên và chọn Owner từ trình đơn thả xuống.
Sử dụng kênh nhóm
Các đội được tạo thành từ các kênh. Kênh General hiển thị theo mặc định trong tất cả các nhóm. Bạn có thể tạo bất kỳ số lượng kênh nào bạn muốn bằng cách nhấp vào nút Create more Channels trong kênh chung.
Bạn cũng có thể tạo kênh mới bằng cách nhấp vào tùy chọn More (ba dấu chấm) bên cạnh tên nhóm và nhấp vào Add channel.
Các kênh có thể được xây dựng dựa trên chủ đề, các phòng ban hoặc bất kỳ phân loại nào khác. Mọi người trong nhóm (Standard) hoặc một nhóm cá nhân cụ thể (private) có thể truy cập các kênh mới từ tùy chọn Privacy.
Các kênh là nơi công việc thực sự được thực hiện. Bạn có thể giao tiếp với nhóm, chia sẻ file và tổ chức các cuộc họp.
Quản lý các tab trong kênh nhóm
Một kênh có ‘Tab’ ở trên cùng. Tab là các liên kết nhanh đến các file, ứng dụng và dịch vụ. Bất kỳ kênh nào cũng có ba tab theo mặc định: Posts, Files, Wiki.Bạn có thể thêm bất kỳ số lượng tab nào vào một kênh. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ để thêm tab.
Bạn cũng có thể đổi tên hoặc xóa tab Wiki. Để đổi tên hoặc xóa nó, hãy chuyển đến tab và nhấp vào mũi tên bên cạnh nó. Một menu thả xuống sẽ liệt kê các tùy chọn Rename và Remove.
Tất cả các thành viên trong nhóm có thể chỉnh sửa các file được chia sẻ trong một bài đăng trên kênh cùng một lúc và cũng có thể chia sẻ suy nghĩ của họ với nhóm trong khi chỉnh sửa file. Nhấp vào tùy chọn More (ba dấu chấm) bên cạnh file được chia sẻ và sau đó chọn Edit in Teams.
Để xem tất cả các file được chia sẻ trong một kênh, hãy chuyển đến tab File. Để xem tất cả các file được chia sẻ giữa các nhóm, hãy chọn File ở bên trái.
Chat trong nhóm hoặc riêng tư
Bạn có thể nói chuyện riêng với mọi người hoặc nhóm. Chuyển đến Chat ở bên trái và nhấp vào nút New Chat và nhập tên để bắt đầu cuộc chat.
Thực hiện cuộc gọi âm thanh và video
Bạn cũng có thể gọi thực hiện cuộc gọi âm thanh và video cho các cá nhân và nhóm từ tùy chọn Calls ở bên trái. Bạn có thể thêm thành viên vào quay số nhanh để truy cập nhanh. Phiên bản miễn phí thậm chí còn hỗ trợ tùy chọn chia sẻ màn hình và làm mờ nền trên các cuộc gọi điện video.
Tích hợp các ứng dụng và dịch vụ vào Microsoft Teams
Các ứng dụng và dịch vụ tích hợp khác nhau có thể được truy cập từ tùy chọn Apps ở bên trái. Bạn cũng có thể thêm các ứng dụng này dưới dạng tab trong kênh nhóm.
Bất kỳ ứng dụng nào bạn thêm vào nhóm của mình sẽ có sẵn trong tùy chọn More (ba chấm) ở bên trái.
Phần kết luận
Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác tuyệt vời để các nhóm làm việc liền mạch. Bạn có thể giao tiếp, chia sẻ file, sử dụng các ứng dụng tích hợp với đồng đội của mình để làm việc hiệu quả từ mọi nơi trên thế giới. Phiên bản miễn phí cung cấp một số tính năng tuyệt vời nhưng người dùng cũng có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí cung cấp nhiều tính năng hơn.
