Cách sử dụng Notion: Nhập dữ liệu từ Google Sheet hoặc file Excel

Bạn có thể nhập database từ file Excel (.xslx) hoặc file Google Sheet của mình vào Notion table bằng cách xuất chúng dưới dạng file CSV.

Notion là một giải pháp năng suất tất cả trong một để viết, lập kế hoạch, quản lý kiến ​​thức, quản lý dữ liệu, cộng tác nhóm, và nhiều thứ khác.

Notion là một trong những công cụ cơ sở dữ liệu tiên tiến và hữu ích nhất hiện nay. Notion cho phép bạn tạo hai loại cơ sở dữ liệu: Full-page database hoặc In-line database (có nghĩa là một thành phần cơ sở dữ liệu giống như một bảng ở giữa văn bản hoặc tài liệu khác). Ngoài ra, có năm loại cơ sở dữ liệu quan trọng mà bạn có thể tạo trên Notion, chúng là danh sách, bộ sưu tập, bảng, bảng và lịch. (ứng với list, gallery, table, boards, và calendar.)

Ngày càng có nhiều người dùng chuyển từ Google Sheet và Microsoft Excel sang Notion do tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh của nó. Nếu bạn đã quyết định chuyển cơ sở dữ liệu của mình sang Notion, nhưng không biết cách thực hiện. Ở đây trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách nhập các Sheet Google và file Excel (.xslx hoặc .xls) vào các Notion table.

Nhập Google Sheet hoặc File Excel vào Notion

Notion là một nền tảng cơ sở dữ liệu online tuyệt vời có thể được sử dụng bởi cả cá nhân và chuyên gia.

Notion cho phép bạn nhập dữ liệu từ các loại file sau:

  • Plaintext (.txt)
  • Markdown (.md or .markdown)
  • Microsoft Word (.docx)
  • CSV (.csv)
  • HTML (.html)

Bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác nhau vào Notion.

Bên cạnh những thứ này, bạn cũng có thể nhúng Google sheet vào Notion. Nhưng vấn đề với việc nhúng Google Sheet là khi bạn mất quyền truy cập vào file hoặc file bị xóa trên Google drive hoặc nếu URL bị hỏng thì quá trình nhúng cũng sẽ bị hỏng.

Cách tốt nhất để nhập data từ file Excel hoặc Google Sheet là chuyển đổi chúng thành file CSV (.csv) trước tiên và tải chúng lên Notion.

Cách nhập dữ liệu file Excel vào Notion

Vì Notion không hỗ trợ file .xslx (Excel), bạn cần xuất chúng thành file .csv và sau đó tải lên / nhập chúng vào Notion.

Trước tiên, hãy mở sổ làm việc Excel mà bạn muốn nhập vào Notion. Sau đó, chuyển đến tab ‘File’ để mở chế độ xem hậu trường Excel và chọn ‘Save As’.

Trong trang Save As, hãy chọn ‘CSV UTF-8 (Comma delimited) (*. Csv)’ làm loại file (Comma delimited nghĩa là phân tách bằng dấu phẩy). Format này cũng hỗ trợ các ký tự không phải tiếng Anh và các ký tự Unicode-8 như tiếng Việt. Hoặc bạn có thể chọn loại file đơn giản ‘CSV (Comma delimited) (. * Csv)’ không hỗ trợ các ký tự đặc biệt. Cả hai sẽ hoạt động tốt nếu bảng chỉ chứa văn bản, số và ngày tháng.

CSV là một file văn bản được phân tách có chứa danh sách dữ liệu. Chúng thường được sử dụng để nhập và xuất dữ liệu trong các ứng dụng.

Sau đó, nhấp vào nút ‘Save’. Nếu bạn chỉ có một Sheet trong sổ làm việc, nó sẽ được lưu ngay lập tức. Hoặc nếu bạn có nhiều Sheet trong sổ làm việc, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo cảnh báo này, nói rằng hãy nhấp vào ‘OK’ để chỉ lưu Sheet hiện hoạt dưới dạng file CSV và nếu bạn có nhiều Sheet, hãy lưu chúng riêng lẻ với các tên khác nhau.

Khi bạn đã lưu dữ liệu của mình dưới dạng file CSV, hãy mở ứng dụng Notion hoặc mở Notion trên trình duyệt. Sau đó, mở trang khái niệm nơi bạn muốn nhập data file CSV và nhấp vào ‘Import’ trong bảng điều khiển bên trái như được hiển thị bên dưới.

Cửa sổ hộp thoại Nhập sẽ mở ra. Chọn tùy chọn ‘CSV’ trong hộp thoại.

Bây giờ, điều hướng đến thư mục chứa file CSV trong trình chọn file, chọn nó và sau đó, nhấp vào ‘Open’.

File CSV sẽ được nhập vào Notion và dữ liệu Excel sẽ xuất hiện dưới dạng bảng.

Thay đổi loại thuộc tính trong khái niệm

Khi dữ liệu đã được nhập thành công, bạn cần phải làm một việc nữa đó là kiểm tra xem các loại thuộc tính (data types) của mỗi cột có khớp với dữ liệu hay không. Hầu hết thời gian bạn sẽ nhận được các kiểu dữ liệu chính xác, nhưng đôi khi dữ liệu sẽ được đưa vào Notion dưới dạng văn bản. Ví dụ: nếu bạn nhập dữ liệu tiền tệ hoặc format Ngày không được công nhận, v.v., thì dữ liệu đó sẽ ở dạng văn bản.

Như bạn có thể thấy bên dưới khi chúng tôi nhập bảng này từ file Excel, cột ‘Fee’ với các giá trị tiền tệ được format dưới dạng cột văn bản. Bây giờ chúng ta cần thay đổi loại thuộc tính (kiểu dữ liệu) của cột ‘Fee’ thành số.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào tiêu đề cột và bạn sẽ nhận được một danh sách thả xuống. Trong đó, hãy nhấp vào ‘Text’ trong Loại Properties và chọn kiểu dữ liệu thích hợp (Number).

Bây giờ, chúng tôi đã chuyển đổi các giá trị nhưng chúng tôi đã mất format tiền tệ. Đừng lo lắng, nó rất dễ dàng để thêm. Để chuyển đổi số sang một format cụ thể, chỉ cần di con trỏ qua một trong các giá trị của cột và bạn sẽ thấy một  nút 123

Nhấp vào nút 123 và chọn format số ưa thích từ danh sách.

Bây giờ, các giá trị số trong cột Phí được format là đơn vị tiền tệ.

Cách nhập Google Sheet vào Notion

Để nhập Google Sheet vào Notion, trước tiên bạn cần tải xuống bảng tính dưới dạng file CSV.

Để tải xuống Google Sheet, hãy mở bảng tính Google mà bạn muốn nhập và nhấp vào trình đơn ‘File’ trong thanh trình đơn. Trong menu thả xuống, hãy mở rộng tùy chọn ‘Tải xuống’ và chọn ‘Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv, Sheet hiện tại)’ để tải xuống file dưới dạng file CSV.

Tiếp theo, mở trang khái niệm nơi bạn muốn nhập dữ liệu file CSV và nhấp vào ‘Import’ ở phần dưới của thanh bên trái.

Chọn file từ Trình chọn file và nhấp vào ‘Open’ để nhập file CSV đó vào Notion.

Bây giờ, Sheet Google được nhập vào Notion và hiển thị dưới dạng bảng.

Thêm một File Excel hoặc một Sheet Google vào một Cơ sở dữ liệu Notion

Thay vì nhập dữ liệu vào Notion table mới, bạn có thể hợp nhất nội dung từ file Excel hoặc Sheet Google vào Notion table hiện có. Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể làm điều này với các bảng toàn trang, không phải bảng nội dòng.

Nhưng trước tiên, bạn cần đảm bảo rằng cả bảng Excel / Google Sheet và Notion table đều có tên cột chung (ví dụ: cả hai đều phải có các cột “Tên”, “Họ”, “Ngày”, v.v.).

Đầu tiên, xuất Sheet Excel / Google Sheet thành file CSV như chúng tôi đã làm để nhập Sheet Excel / Google vào Notion.

Tiếp theo, mở trang Notion chứa bảng bạn muốn hợp nhất và nhấp vào dấu chấm lửng ngang (  ) ở góc trên bên phải của cửa sổ Notion.

Sau đó, điều hướng đến thư mục chứa file CSV đã xuất trong Trình khám phá file và chọn file đó. Và nhấp vào ‘Mở’ để hợp nhất file.

Bây giờ, file CSV được hợp nhất (thêm vào) với Notion table và nội dung của nó sẽ được thêm vào cuối Notion table hiện có (xem bên dưới).

Đó là cách bạn nhập dữ liệu từ Google Sheet hoặc file Excel vào Notion.

Xem thêm về:

Chia sẻ suy nghĩ, quan điểm của bạn

Leave a reply

Nếu bạn cần Báo giá đăng ký lên BigTOP thì hãy tìm trên Google

bằng từ khóa “Đăng bài trên BigTOP

Hotline : 0935923672

BigTOP
Logo