Với hơn 17 tỷ ô trong một trang tính, Excel 2010 cung cấp cho bạn khả năng làm việc với một lượng lớn dữ liệu. Sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái, từ nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc sử dụng các tiêu chí khác có thể giúp bạn tìm thấy thông tin mình đang tìm kiếm nhanh hơn.
Trong bài học này, bạn sẽ học cách sắp xếp dữ liệu để xem và sắp xếp nội dung bảng tính của mình tốt hơn.
Phân loại cơ bản
Sorting là một tác vụ phổ biến cho phép bạn thay đổi hoặc tùy chỉnh thứ tự dữ liệu bảng tính của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách sinh nhật văn phòng theo nhân viên, ngày sinh hoặc bộ phận, giúp dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm. Sắp xếp tùy chỉnh sẽ tiến thêm một bước nữa, cho bạn khả năng sắp xếp nhiều cấp, chẳng hạn như phòng ban trước, sau đó đến ngày sinh để nhóm ngày sinh theo phòng ban.
Để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái:
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Last Name (họ).
- Chọn tab Data, sau đó tìm nhóm Sort and Filter.
- Nhấp vào lệnh tăng dầnđể sắp xếp từ A đến Z hoặc lệnh giảm dầnđể sắp xếp từ Z đến A .
- Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
Bạn cũng có thể tìm thấy các tùy chọn sắp xếp trên tab Home nằm gọn trong lệnh Sort & Filter.
Để sắp xếp theo thứ tự số
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
- Từ tab Data, bấm vào lệnh tăng dần để sắp xếp nhỏ nhất đến lớn nhất hoặc lệnh giảm dần để sắp xếp lớn nhất đến nhỏ nhất .
- Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo số.
Để sắp xếp theo ngày hoặc giờ
- Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp.
- Từ tab Data, bấm vào lệnh tăng dầnđể sắp xếp cũ nhất đến mới nhất hoặc lệnh giảm dầnđể sắp xếp mới nhất đến cũ nhất .
- Dữ liệu trong bảng tính sẽ được sắp xếp theo ngày hoặc giờ.
Phân loại tùy chỉnh
Để sắp xếp theo thứ tự bạn chọn
Bạn có thể sử dụng Custom List để xác định thứ tự sắp xếp của riêng mình, chẳng hạn như các ngày trong tuần hoặc trong ví dụ này, các kích thước áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.
- Từ tab Data, bấm vào lệnh Sort để mở hộp thoại Sort.
- Xác định cột bạn muốn Sort by bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Column. Trong ví dụ này, sẽ chọn T-Shirt Size.
- Đảm bảo rằng Values được chọn trong trường Sort On.
- Nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Order, sau đó chọn Custom List.
- Chọn NEW LIST và nhập cách bạn muốn dữ liệu của mình được sắp xếp trong hộp List entries.
- Bấm Add để lưu danh sách, sau đó bấm OK .
- Bấm OK để đóng hộp thoại sắp xếp và sắp xếp dữ liệu của bạn.
- Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự Small, Medium, Large, và X-Large.
Để sắp xếp theo màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô
- Từ tab Data, bấm vào lệnh Sort để mở hộp thoại Sort.
- Xác định cột bạn muốn Sort by bằng cách nhấp vào mũi tên thả xuống trong trường Column.
- Chọn xem bạn muốn sắp xếp theo màu ô, màu phông chữ hoặc biểu tượng ô trong trường Sort On.
- Trong trường Order, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống để chọn một màu, sau đó quyết định xem bạn muốn màu đó được sắp xếp On Top hay On Bottom.
- Bấm OK . Dữ liệu hiện được sắp xếp theo thuộc tính thay vì văn bản.
Sắp xếp nhiều cấp độ
Một tính năng khác của sắp xếp tùy chỉnh là sắp xếp nhiều cấp cho phép bạn xác định các cột cần sắp xếp theo và khi nào, cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn việc tổ chức dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp theo nhiều màu ô, chẳng hạn như đỏ, vàng, rồi xanh lá cây, để biểu thị các mức độ ưu tiên khác nhau.
Để thêm một cấp độ
- Từ tab Data, bấm vào lệnh Sort để mở hộp thoại Sort.
- Xác định mục đầu tiên bạn muốn Sort by.
- Nhấp vào Add Level để thêm một mục khác.
- Xác định mục bạn muốn sắp xếp tiếp theo. Chúng tôi sẽ sắp xếp Last Name từ A đến Z .
- Bấm OK .
- Bảng tính sẽ được sắp xếp để các số chủ nhiệm được sắp xếp theo thứ tự và trong mỗi lớp chủ nhiệm, học sinh được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái theo họ.
Copy Level sẽ thêm cấp độ bằng cách sao chép cấp độ bạn đã chọn và cho phép bạn sửa đổi tiêu chí sắp xếp. Điều này hữu ích nếu bạn cần sắp xếp nhiều cấp có chung một số tiêu chí, chẳng hạn như cùng một Column, Sort On, hay Order.
Để thay đổi mức độ ưu tiên sắp xếp
- Từ tab Data, bấm vào lệnh Sort để mở hộp thoại Custom Sort.
- Chọn level bạn muốn sắp xếp lại.
- Sử dụng mũi tên di chuyển lên hoặc di chuyển xuống. Cấp độ càng cao trong danh sách, mức độ ưu tiên của nó càng cao.
- Bấm OK.
