Tạo các nhóm, group chat riêng biệt trên Microsoft Teams để làm việc hiệu quả
Nền tảng Workstream Collaboration trên Microsoft Teams đã thay đổi rất nhiều cách các doanh nghiệp và tổ chức giao tiếp. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp hướng đến các ứng dụng như thế này cho nhu cầu giao tiếp của họ. Và bây giờ, đặc biệt là do đại dịch khi tất cả chúng ta đều ở nhà, các ứng dụng này đã là một vị cứu tinh thực sự.
Sự phổ biến của Microsoft Teams nằm ở chỗ các tổ chức không chỉ có thể cộng tác và giao tiếp hiệu quả mà người dùng có thể tạo các Team khác nhau cho các dự án và phòng ban khác nhau chỉ với các thành viên cụ thể. Các nhóm riêng biệt giúp công việc từ xa trở nên hiệu quả và hợp lý hơn.
Bạn có thể tạo bao nhiêu nhóm trên Microsoft Teams tùy thích và thiết lập chúng theo yêu cầu của bạn.
Xem nhanh
Cách tạo nhóm
Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng web bằng cách truy cập vào teams.microsoft.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Bất kể bạn sử dụng phương tiện nào, quy trình sẽ diễn ra tương tự.
Sau đó, nhấp vào ‘Teams’ trên thanh điều hướng bên trái. Danh sách các đội sẽ mở ra. Ở cuối danh sách này, bạn sẽ thấy tùy chọn ‘Tham gia hoặc tạo nhóm’. Nhấn vào nó.
Lưu ý: Tổ chức của bạn có thể kiểm soát những người có thể tạo nhóm. Nếu bạn không thể tạo nhóm, nhóm này có thể bị vô hiệu hóa cho tài khoản của bạn. Hãy đăng ký với administrator CNTT của bạn.
Sau đó, nhấp vào tùy chọn ‘Tạo nhóm’ ở bên trái.
Khi tạo nhóm, bạn có một số lựa chọn theo ý của mình. Bạn có thể tự mình xây dựng nhóm hoặc sử dụng các mẫu mà Microsoft Teams cung cấp.
Nếu bạn muốn tự mình tạo nhóm, Microsoft Teams vẫn cung cấp sự linh hoạt trong cách tiếp cận của bạn. Bạn sẽ thấy hai tùy chọn trên nửa đầu của màn hình:
- Build a team from scratch / ‘Xây dựng nhóm từ đầu’
- Create from an existing Office 365 group or team / ‘Tạo từ nhóm hoặc nhóm Office 365 hiện có’.
Tạo nhóm từ Scratch
Ở đây, chúng tôi sẽ chọn ‘Xây dựng đội từ đầu’ để xây dựng một đội mới. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn thứ hai nếu bạn muốn tạo một nhóm từ một nhóm hiện có hoặc nhóm Office 365 mà bạn là thành viên.
Khi bạn chọn tùy chọn đầu tiên, bạn sẽ phải làm mọi thứ từ đầu, như tên cho thấy. Từ tạo kênh, thêm thành viên, chọn cài đặt nhóm, v.v., tùy chọn này rất tuyệt khi bạn mới bắt đầu.
Tiếp theo, chọn các tùy chọn quyền riêng tư cho nhóm của bạn. Team của bạn có thể là “Riêng tư” nên mọi người sẽ cần quyền để tham gia hoặc “Công khai” nơi bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tham gia nhóm.
Nếu bạn là administrator, cũng sẽ có tùy chọn để tạo nhóm ‘Toàn tổ chức’ nơi mọi người trong tổ chức tự động tham gia.
Sau khi chọn loại Teams, hãy nhập tên cho đội và mô tả nếu bạn muốn và nhấp vào ‘Tạo’.
Sau đó, nhập tên thành viên bạn muốn thêm vào nhóm hoặc nhấp vào ‘Bỏ qua’ ở cuối màn hình để thêm thành viên sau này.
Tạo Team từ một Group hoặc Team hiện có
Nếu bạn chọn tùy chọn ‘Từ một group hoặc nhóm’ trong khi tạo nhóm, bạn còn có hai tùy chọn: bạn có thể tạo một nhóm từ một nhóm hiện có hoặc từ một Microsoft 365 group mà bạn sở hữu.
Để tạo nhóm từ Microsoft 365 group mà bạn sở hữu, hãy nhấp vào tùy chọn cho ‘Microsoft 365 group’.
Bạn sẽ thấy danh sách các nhóm có sẵn, nếu có, trên màn hình tiếp theo.
Bạn có thể tạo nhóm từ những nhóm chưa có nhóm liên kết với họ và có ít hơn 10.000 thành viên. Chọn nhóm. Một đội có cùng tên sẽ được tạo. Nó cũng sẽ có các thành viên và quyền riêng tư của nhóm (công khai / riêng tư) giống như nhóm.
Bạn cũng có thể chọn tạo một nhóm từ một nhóm hiện có. Chọn tùy chọn ‘Team’ trên màn hình để tạo một nhóm từ thứ bạn đã sở hữu. Điều này sử dụng nhóm hiện có làm mẫu cho nhóm mới.
Danh sách các đội hiện có mà bạn sở hữu sẽ xuất hiện. Chọn nhóm bạn muốn sử dụng làm cơ sở để tạo nhóm mới. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến nhóm hiện tại của bạn theo bất kỳ cách nào. Nó sẽ chỉ sao chép các ứng dụng, cài đặt và kênh từ nhóm hiện có của bạn sang nhóm mới. Mọi thông báo, file hoặc nội dung từ nhóm hiện tại sẽ không được sao chép sang nhóm mới.
Bạn có thể chỉnh sửa tên và mô tả trên màn hình tiếp theo. Theo mặc định, Microsoft Teams sẽ hiển thị cùng tên với nhóm hiện có với từ “[copy]” được thêm vào sau nó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa cài đặt quyền riêng tư.
Theo mặc định, các đội sẽ chọn một số cài đặt nhất định mà nó sẽ chuyển từ nhóm hiện tại sang nhóm mới. Điều này bao gồm ‘Kênh’, ‘Tab’, ‘Ứng dụng’ và ‘Cài đặt nhóm’. Bạn có thể bỏ chọn bất kỳ kênh nào trong số này ngoại trừ các kênh. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn cho ‘Thành viên’ không được bao gồm theo mặc định. Nhấp vào ‘Tạo’ để tạo nhóm.
Tạo nhóm sử dụng mẫu
Microsoft Teams đã giới thiệu tùy chọn cho các mẫu theo yêu cầu của người dùng chuyên sâu. Các mẫu cung cấp một cách tuyệt vời để tạo nhóm cho một số tình huống hoặc ngành phổ biến nhất. Khi bạn sử dụng một mẫu, Microsoft Teams sẽ tự động thực hiện công việc tạo các kênh được liên kết và thêm các ứng dụng có liên quan vào nhóm. Điều này làm giảm đáng kể khối lượng công việc của bạn.
Sau khi đến màn hình ‘Tạo nhóm’, hãy tham khảo phần nửa dưới của cửa sổ lớp phủ. Có một số mẫu có sẵn để lựa chọn, với mỗi mẫu cung cấp một cấu trúc cho một loại sự kiện cụ thể, chẳng hạn như ngành hoặc quản lý sự kiện, như bán lẻ hoặc bệnh viện. Hiện tại, các mẫu được xác định trước từ Microsoft Teams bao gồm:
- Quản lý một dự án
- Quản lý một sự kiện
- Nhân viên trên tàu
- Áp dụng Office 365
- Tổ chức bàn trợ giúp
- Ứng phó sự cố
- Truyền thông khủng hoảng
- Quản lý một cửa hàng
- chi nhánh ngân hàng
- Chăm sóc bệnh nhân
- Bệnh viện
- Chất lượng và an toàn
- Bán lẻ cho người quản lý
- Quản lý tình nguyện viên
Lưu ý: Ngoài các mẫu này từ Microsoft Teams, tổ chức của bạn có thể tạo các mẫu cho bạn. Administrator CNTT của một tổ chức có thể tạo các mẫu nếu họ muốn nhân viên có một cấu trúc cơ bản để tuân theo để tạo nhóm. Các mẫu này sẽ xuất hiện phía trên các mẫu còn lại và có thể được sử dụng theo cách tương tự.
Mẫu hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể đổi tên nhóm, kênh hoặc tab trong khi vẫn có cấu trúc để theo dõi. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng.
Ở đây, chúng tôi đã chọn mẫu cho ‘Quản lý dự án’.
Nó có 4 kênh và 9 ứng dụng mà các Team cho rằng sẽ hữu ích. Bạn có thể chỉnh sửa chúng sau. Nhấp vào ‘Tiếp theo’ để tiếp tục.
Sau đó, giống như bất kỳ nhóm nào khác, bạn có thể chọn loại nhóm – Công khai hoặc Riêng tư.
Nhập tên và mô tả (tùy chọn) cho nhóm. Tại đây, bạn cũng có thể tùy chỉnh các kênh. Nhấp vào tùy chọn cho ‘Customize channels’ để mở rộng và chỉnh sửa chúng. Không thể chỉnh sửa kênh ‘Chung’, chung cho mọi đội. Nhấp vào nút ‘Tạo’ để tạo nhóm.
Có thể mất vài phút để nhóm được thiết lập hoàn toàn. Sau khi nhóm được tạo, bạn có thể quản lý nhóm giống như bất kỳ nhóm nào khác.
Cách thêm thành viên vào nhóm
Khi bạn tạo một nhóm, bạn trở thành chủ sở hữu của nó. Bạn có thể mời những người khác vào nhóm và quản lý các quyền và cài đặt của nhóm.
Bạn có thể thêm thành viên vào nhóm trong khi tạo nhóm như được hiển thị ở trên hoặc bất kỳ lúc nào sau này. Khi nhóm mới, bạn sẽ thấy tùy chọn ‘Thêm người khác’ trong tab Bài đăng trong kênh Chung. Nhấp vào nó để nhanh chóng thêm nhiều người vào nhóm.
Bạn cũng có thể thêm mọi người vào nhóm từ danh sách các đội ở bên trái bất cứ lúc nào. Để xem danh sách các đội, hãy nhấp vào tab ‘Teams’ trên thanh điều hướng bên trái. Bây giờ, hãy nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (hình elip) ở bên phải tên đội.
Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Nhấp vào ‘Thêm thành viên’ từ menu.
Màn hình Thêm thành viên sẽ mở ra. Nhập tên của các thành viên bạn muốn thêm và nhấp vào nút ‘Thêm’.
Quản lý nhóm của bạn
Microsoft Teams giúp chủ sở hữu nhóm quản lý nhóm rất dễ dàng. Nhấp vào ‘Teams’ trên thanh điều hướng bên trái để mở danh sách đội. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ và chọn tùy chọn ‘Quản lý nhóm’ từ trình đơn ngữ cảnh.
Nó sẽ đưa bạn đến màn hình nơi bạn có thể quản lý các khía cạnh khác nhau của nhóm như thành viên nhóm, kênh, ứng dụng và các cài đặt nhóm khác nhau như quyền thành viên, quyền khách, v.v. Bạn cũng có thể chỉ định vai trò của ‘Thành viên’ và ‘Chủ sở hữu ‘cho các thành viên trong nhóm từ đây.
Tạo kênh nhóm
Bạn có thể làm rất nhiều việc sau khi tạo nhóm. Team có thể có các kênh cho các mục đích khác nhau. Tất cả các đội đều có kênh ‘Chung’ theo mặc định. Bạn có thể tạo bao nhiêu kênh trong nhóm tùy thích.
Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ ở bên phải tên đội và chọn ‘Thêm kênh’ từ menu ngữ cảnh.
Cửa sổ tạo kênh sẽ mở ra. Thêm tên và mô tả cho kênh, đồng thời chọn cài đặt quyền riêng tư của kênh. Các kênh có thể là ‘Tiêu chuẩn’ mà mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập hoặc ‘Riêng tư’ chỉ có thể được truy cập bởi các thành viên trong nhóm cụ thể mà bạn chọn. Nhấp vào nút ‘Thêm’.
Sử dụng kênh nhóm
Bạn có thể tạo các kênh khác nhau cho các phòng ban hoặc chủ đề khác nhau theo yêu cầu nhóm của bạn. Các kênh giúp cung cấp cấu trúc có tổ chức cho nhóm của bạn để các thành viên trong nhóm có thể làm việc hiệu quả.
Các kênh có thể có các tab khác nhau trong đó. Tab là các danh mục khác nhau ở đầu mỗi kênh cung cấp cho bạn quyền truy cập nhanh vào file, ứng dụng và dịch vụ. Mỗi kênh có ‘Bài đăng’, ‘File’ và tab ‘Wiki’ theo mặc định. Bạn có thể thêm các ứng dụng hoặc file tích hợp dưới dạng tab vào kênh để cung cấp quyền truy cập nhanh vào các dịch vụ thường sử dụng cho các thành viên trong nhóm. Nhấp vào biểu tượng ‘+’ bên cạnh các tab để thêm tab mới vào kênh.
Nếu tổ chức của bạn cho phép, bất kỳ ai cũng có thể tạo nhóm mới trong Microsoft Teams. Tạo các nhóm khác nhau cho các mục đích khác nhau thực sự giúp làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Team cũng cung cấp nhiều tính năng khác nhau như giao tiếp nhóm, chia sẻ file, cộng tác và họp nhóm .
