Microsoft Teams là một ứng dụng tuyệt vời để thúc đẩy giao tiếp và cộng tác tại nơi làm việc. Nhưng nó không hoàn hảo. Nó từ lâu đã có một lịch sử đầy rẫy những tính năng tuyệt vời nhưng bằng cách nào đó vẫn thiếu một số tính năng cơ bản.
Trường hợp điển hình cho ngày hôm nay: xóa chat trong Microsoft Teams. Bạn sẽ nghĩ rằng một cái gì đó cơ bản vì đây sẽ là một trong những tính năng đầu tiên mà một nền tảng giao tiếp sẽ có. Nhưng sự thật! Microsoft Teams không cung cấp tùy chọn xóa toàn bộ tin nhắn khi chat by design – “theo thiết kế”.
Nó có tính năng phức tạp để xóa và thậm chí chỉnh sửa các tin nhắn bạn đã gửi. Nhưng nếu bạn đang muốn dọn dẹp tab chat của mình một chút, thì bạn đã không gặp may ở đó. Lưu ý rằng, bạn nên biết rằng bạn cũng không thể xóa tin nhắn của người khác đã gửi.
Chức năng xóa các tin nhắn khi chat riêng tư được báo cáo trên radar của nhóm phát triển vì đây là tính năng được yêu cầu hàng đầu. Nhưng vẫn chưa có gì cuối cùng.
Bạn có thể làm gì trong thời gian chờ đợi? Bạn có thể ẩn các cuộc chat mà bạn không muốn làm đông danh sách chat của mình và hy vọng sẽ quên nó đi. Nhiều người dùng thấy tương tự như vùi đầu vào cát – một phép ẩn dụ phù hợp. Nhưng đó là một cách giải quyết tốt hơn so với giải pháp thay thế, tức là không thể làm gì cả.
Lưu ý: Tùy chọn xóa tin nhắn khi chat có sẵn trong Nhóm dành cho Cá nhân và Doanh nghiệp Nhỏ. Nhưng ngay cả khi đó, bạn có thể ẩn một cuộc chat nếu việc xóa nó là quá quyết liệt đối với bạn. Bất kể bạn đang sử dụng phiên bản ứng dụng nào, việc ẩn và hiện cuộc chat sẽ mang lại trải nghiệm giống nhau cho cả hai. Bạn có thể sử dụng tùy chọn để sắp xếp danh sách chat của mình.
Ẩn một cuộc chat trong nhóm
Ẩn tin nhắn khi chat trong Teams giúp khai báo phần nào danh sách chat của bạn. Bạn có thể ẩn các cuộc Group Chat, một đối một, cuộc họp và hiện chúng sau này bất kỳ lúc nào.
Trong ứng dụng Microsoft Teams, hãy chuyển đến ‘Chat’ từ thanh điều hướng ở bên trái.
Danh sách chat của bạn sẽ xuất hiện ở bên phải của thanh điều hướng. Chuyển đến cuộc chat bạn muốn ẩn và di chuột vào cuộc chat đó. Biểu tượng cho ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm) sẽ xuất hiện; nhấp vào nó.
Sau đó, nhấp vào ‘Ẩn’ từ menu xuất hiện.
Lịch sử chat và chat sẽ ở trạng thái ẩn cho đến khi ai đó gửi tin nhắn mới đến hoặc bạn hiện rõ ràng. Khi bạn ẩn một cuộc chat, nó thậm chí không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm cho cuộc chat bằng cách sử dụng tùy chọn bộ lọc cho đến khi bạn hiện nó.
Hiện một cuộc chat trong nhóm
Để hiện một cuộc chat, hãy chuyển đến thanh lệnh (thanh tìm kiếm cho Nhóm Cá nhân) ở đầu cửa sổ Nhóm.
Nhập tên của người có cuộc chat bạn muốn ẩn vào thanh lệnh và chọn họ từ các đề xuất bên dưới.
Chat của họ sẽ xuất hiện trong danh sách các tin nhắn khi chat. Nhưng lịch sử chat sẽ bị ẩn cho đến khi bạn chọn bỏ ẩn. Nhấp vào ‘Hiển thị lịch sử chat ẩn’ để hiển thị lịch sử chat.
Mặc dù tin nhắn khi chat sẽ tự động xuất hiện trong danh sách chat, nhưng nếu không, bạn có thể sử dụng tùy chọn ‘Bộ lọc’ để tìm kiếm cuộc chat của họ.
Tìm kiếm cuộc chat cho phép bạn tạm thời xem và tiếp tục cuộc chat. Nhưng nó không ẩn vĩnh viễn. Để hiện nó, hãy chuyển đến tin nhắn chat từ danh sách chat một lần nữa và nhấp vào ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm).
Sau đó, chọn ‘Hiện’ từ menu.
Không có cách nào để xóa các cuộc chat cũ trong Teams for Work?
Lo lắng về các kho lưu trữ chat dài hạn là điều đương nhiên. Cho đến khi Microsoft quyết định đưa tùy chọn xóa vào Teams for Work, không có cách nào để loại bỏ dữ liệu cũ? Rốt cuộc, việc xóa các tin nhắn riêng lẻ không cắt được nó. Và sau đó, bạn chỉ có thể xóa tin nhắn của mình.
Chà, nếu bạn là administrator CNTT cho tổ chức của mình, bạn có thể làm một chút gì đó. Các đội có một thứ gọi là chính sách giữ chân. Bạn có thể thiết lập chính sách lưu giữ để Nhóm không lưu trữ vô hạn dữ liệu, đây là cấu hình mặc định.
Chính sách lưu giữ cho phép bạn xác định khoảng thời gian mà bạn muốn giữ lại dữ liệu – tin nhắn nhóm, tin nhắn kênh và cuộc Group Chat. Khi khoảng thời gian này hết hạn, dữ liệu sẽ tự động bị xóa. Đó là một cách để đảm bảo rằng Nhóm không bị tràn ngập bởi thông tin cũ mà không ai muốn.
Ẩn và hiện cuộc chat trong Microsoft Teams có thể hữu ích trong nhiều trường hợp. Cho dù bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế để xóa cuộc chat hay mục tiêu của bạn là tạm thời để nó thoát khỏi tầm nhìn của bạn, thì việc che giấu nó là cách để thực hiện.
