Xóa toàn bộ tin nhắn chat trong Teams không đơn giản như bạn nghĩ.
Vài năm trước, Microsoft Teams không phải là một ứng dụng được biết đến nhiều ở bên ngoài môi trường Công ty. Là một ứng dụng Workstream Collaboration, nó chủ yếu là một công cụ được các tổ chức sử dụng để tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác giữa các team của họ. Đó là một yếu tố cơ bản cho các tổ chức có đội ngũ toàn cầu và từ xa.
Nhưng sau đó, đại dịch đã xảy ra và Team đã trở thành một cái tên quen thuộc. Mọi người đã sử dụng nó để kết nối với bạn bè và người thân, thực hiện công việc kinh doanh nhỏ của họ, tham gia các lớp học và hơn thế nữa. Giữa sự phổ biến này, Microsoft đã quyết định làm cho mọi thứ dễ dàng hơn cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhỏ và tạo ra một ứng dụng Teams hoàn toàn riêng biệt.
Nhưng không quan trọng bạn đang sử dụng phiên bản ứng dụng nào, mục tiêu chính vẫn giữ nguyên. Nó là một ứng dụng giúp giao tiếp dễ dàng hơn. Bạn không chỉ có thể kết nối thông qua các cuộc họp âm thanh và video mà còn có thể dễ dàng chat với những người dùng khác, thành thật mà nói, rất nhiều người trong chúng ta thích hơn là lựa chọn thay thế.
Nhưng khi bạn đang sử dụng một ứng dụng để liên tục giao tiếp, nó có thể bị lộn xộn với các tin nhắn. Dưới đây là tất cả các cách để cải thiện ứng dụng Team bằng cách xóa các cuộc chat không cần thiết.
Xóa chat trong Teams for Work
Team cho Công việc và Trường học cung cấp nhiều cách để giao tiếp hơn các NTeams for Personal và Small Business. Bạn có thể chat riêng với các thành viên khác cũng như với cả team qua các kênh.
Xóa Team Chat trong kênh
Team và kênh là những tính năng đặc biệt của Microsoft Teams khiến nó trở thành một trong những ứng dụng cộng tác phổ biến nhất hiện có. Các kênh cung cấp một cách hiệu quả để giao tiếp với toàn bộ team.
Tất cả các kênh đều có tab ‘Bài đăng’ mặc định, đây là điểm phát sóng để giao tiếp giữa các đồng đội. Bạn không thể xóa tab này cũng như không thể xóa bất kỳ thư nào không phải ở đây.
Trên thực tế, điều đó đúng với tất cả các giao tiếp trong Team cho Cơ quan và Trường học. Bạn chỉ có thể xóa tin nhắn mà bạn gửi. Điều đó tạo ra rắc rối trong việc khai báo Team. Tình huống duy nhất mà tính năng này hỗ trợ là khi bạn cần rút lại một tin nhắn mà bạn đã xóa trước đó. Mọi tin nhắn bạn xóa sẽ bị xóa đối với mọi người.
Vì vậy, khi bạn muốn xóa một tin nhắn trong một kênh, hãy nhớ rằng bạn đang xóa nó cho tất cả mọi người. Bạn cũng có thể xóa các tin nhắn cũ. Có nghĩa là, không có giới hạn thời gian mà sau đó bạn không thể xóa một tin nhắn.
Chuyển đến ‘Teams’ từ ngăn điều hướng ở bên trái. Sau đó, mở kênh trong team mà bạn muốn xóa tin nhắn.
Chuyển đến tab ‘Bài đăng’ trong kênh.
Di chuột qua thư bạn muốn xóa. Một số tùy chọn với một chuỗi biểu tượng cảm xúc sẽ xuất hiện ở bên phải. Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm).
Sau đó, nhấp vào ‘Xóa’ từ menu xuất hiện.
Tin nhắn sẽ bị xóa. Ở vị trí của nó, thông báo “Tin nhắn này đã bị xóa” sẽ xuất hiện, đây là thông báo mà những người khác trong team cũng sẽ thấy. Cũng sẽ có một tùy chọn bổ sung cho ‘Hoàn tác’ bên cạnh nó. Nhấp vào nó nếu bạn muốn hoàn tác hành động xóa. Thông báo sẽ xuất hiện lại cho mọi người.
Xóa tin nhắn trong chat riêng tư
Bạn cũng có thể nói chuyện với bất kỳ ai trong tổ chức của mình qua tin nhắn riêng tư trong chat trực tiếp hoặc teams chat. Các team cũng có các cuộc chat trong cuộc họp mà bạn có thể truy cập trước, trong hoặc sau cuộc họp. Tất cả những cuộc chat này đều có sẵn trong phần Chat của ứng dụng. Nhưng nó không hỗ trợ một tính năng khá đơn giản.
Bạn không thể xóa toàn bộ chuỗi chat trong Microsoft Teams for Work. Tính năng này đã được báo cáo trên radar của team phát triển nhưng không biết khi nào hoặc liệu họ có mang chức năng này hay không.
Hiện tại, cách duy nhất bạn có thể xóa một cuộc chat là xóa tin nhắn trong cuộc chat. Và sau đó, tương tự như teams chat trong một kênh, tin nhắn sẽ bị xóa đối với tất cả mọi người.
Chuyển đến tab ‘Chat’ từ ngăn điều hướng bên trái.
Sau đó, mở cuộc chat mà bạn muốn xóa tin nhắn khỏi danh sách chuỗi chat. Chuyển đến tin nhắn bạn muốn xóa và di chuột vào tin nhắn đó. Một số tùy chọn sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm).
Chọn ‘Xóa’ từ menu xuất hiện.
Tương tự như tin nhắn kênh, tin nhắn sẽ bị xóa và những người khác trong cuộc chat sẽ thấy “Tin nhắn này đã bị xóa”. Để hoàn tác việc xóa, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Hoàn tác’.
Do không có tùy chọn để xóa toàn bộ cuộc chat, thay vào đó, bạn có thể ẩn một cuộc chat nếu bạn muốn xóa nó khỏi danh sách chat của mình. Nó có thể không phải là điều chính xác, nhưng nó hoạt động ở một mức độ nào đó – đặc biệt nếu động cơ là khai báo danh sách chat của mình.
Không có cách nào để xóa lịch sử chat trong Teams for Work?
Việc lo lắng về các cuộc chat cũ chồng chất trong ứng dụng Team là điều đương nhiên. Mặc dù hiện tại không có cách nào để xóa các cuộc chat, nhưng có một cách để ngăn các cuộc chat cũ chồng chất lên nhau. Nhưng chỉ administrator CNTT mới có thể làm điều này. Bạn có thể tư vấn cho administrator CNTT cho tổ chức của mình thiết lập chính sách lưu giữ để không lưu trữ vô hạn dữ liệu chat.
Mặc dù lưu trữ dữ liệu vô hạn là cấu hình mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi cấu hình này để nó xóa kênh và dữ liệu chat sau một thời gian nhất định.
Xóa Chat Cá nhân trong Team
Đối với mục đích sử dụng cá nhân hoặc điều hành một doanh nghiệp nhỏ, Microsoft đã giới thiệu Teams for Personal và Small Business Use để đơn giản hóa sự phức tạp của Teams for Work. Sự khác biệt chính ở đây là không có đội và kênh. Nơi duy nhất bạn có thể giao tiếp với những người khác là thông qua các cuộc chat riêng tư. Chat riêng tư có thể là chat riêng tư, teams chat hoặc cuộc chat.
Trong Cá nhân team, bạn có thể xóa toàn bộ chuỗi chat cũng như các tin nhắn riêng lẻ cho các cuộc chat riêng tư, team cũng như cuộc họp.
Xóa tin nhắn
Cũng giống như trong Teams for Work, Teams Personal cho phép bạn xóa các tin nhắn mà bạn đã gửi trước đó. Xóa tin nhắn cho phép bạn rút lại tin nhắn vì tin nhắn đó sẽ bị xóa đối với tất cả mọi người tham gia vào cuộc chat chứ không chỉ bạn. Trên ghi chú đó, bạn chỉ có thể xóa từng tin nhắn do bạn gửi chứ không thể xóa tin nhắn đã nhận.
Trong ứng dụng Team Cá nhân, hãy chuyển đến ‘Chat’ từ ngăn điều hướng ở bên trái.
Mở cuộc chat mà bạn muốn xóa tin nhắn. Di chuột qua thư cho đến khi một số tùy chọn xuất hiện và nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’.
Sau đó, nhấp vào ‘Xóa’ từ menu. Tin nhắn sẽ bị xóa đối với mọi người và bạn sẽ có tùy chọn để hoàn tác hành động của mình.
Xóa chat
Để xóa toàn bộ chuỗi chat, hãy chuyển đến tab ‘Chat’ từ ngăn điều hướng ở bên trái.
Di chuột vào chuỗi chat cho cuộc chat bạn muốn xóa trong danh sách chat ở nửa bên trái của cửa sổ. Một số tùy chọn sẽ xuất hiện. Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ (menu ba chấm).
Sau đó, chọn ‘Xóa’ từ menu mở ra.
Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào ‘Có, xóa’ để xác nhận lựa chọn. Hành động này không thể được hoàn tác.
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn xóa toàn bộ chuỗi chat?
Khi bạn xóa một chuỗi chat cho cuộc teams chat hoặc cuộc họp, bạn sẽ rời khỏi cuộc chat. Những người khác trong cuộc chat sẽ có thể thấy rằng bạn đã rời khỏi cuộc teams chat hoặc cuộc họp, nhưng họ sẽ không biết rằng bạn đã xóa cuộc chat đó.
Tuy nhiên, cuộc chat sẽ vẫn dành cho các thành viên khác. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp (khi xóa cuộc chat cuộc họp), các thành viên khác sẽ vẫn có thể chat nhưng họ sẽ không thể tham gia cuộc gọi cuộc họp.
Khi bạn xóa cuộc teams chat hoặc cuộc họp, tất cả lịch sử sẽ bị xóa khỏi thiết bị. Nhưng nếu ai đó thêm bạn trở lại cuộc chat, cuộc chat đó sẽ xuất hiện lại.
Khi bạn xóa cuộc chat trực tiếp, cuộc chat chỉ bị xóa khi bạn kết thúc. Nó vẫn dành cho người kia. Họ sẽ không biết rằng bạn đã xóa nó. Bạn có thể bắt đầu lại cuộc chat với họ bất cứ lúc nào. Đối với bạn, sẽ không có lịch sử chat. Nhưng họ sẽ thấy toàn bộ cuộc chat khi kết thúc cuộc chat cho đến khi họ xóa nó.
Cho dù bạn đang xóa cuộc chat trực tiếp, team hay cuộc họp, mọi file, liên kết hoặc tin nhắn bạn đã chia sẻ trong cuộc chat sẽ vẫn có thể truy cập được đối với những người khác. Nếu bạn không muốn họ có thể truy cập vào nó nữa, bạn sẽ phải xóa từng tin nhắn đó trước khi xóa toàn bộ cuộc chat.
Xóa tin nhắn trong ứng dụng Chat trên Windows 11
Người dùng Windows 11 có một cách bổ sung để sử dụng Teams Personal. Microsoft đã tích hợp một phiên bản nhỏ của Teams cho mục đích sử dụng cá nhân vào thẳng Taskbar của Windows 11. Ứng dụng Chat cho phép bạn chat truy cập vào các cuộc chat gần đây của mình và có các cuộc họp âm thanh hoặc video mà thậm chí không cần mở ứng dụng.
Nhưng khi nói đến việc xóa các cuộc chat, nó không cung cấp cùng một thời gian. Để xóa toàn bộ chuỗi chat, bạn phải mở ứng dụng Teams Personal và xóa nó như đã nêu ở trên. Từ cửa sổ bay ra ‘Chat’, hãy nhấp vào tùy chọn ‘Mở Microsoft Teams’ để mở ứng dụng.
Bạn vẫn có thể xóa từng tin nhắn mà không cần phải mở ứng dụng. Quy trình vẫn giống như xóa tin nhắn trong ứng dụng Teams Personal. Mở cuộc chat mà bạn muốn xóa tin nhắn của mình khỏi cửa sổ Chat. Cuộc chat sẽ mở ra trong một cửa sổ bật lên riêng biệt.
Sau đó, chuyển đến tin nhắn và di chuột vào nó. Nhấp vào biểu tượng ‘Tùy chọn khác’ và cuối cùng, nhấp vào ‘Xóa’ từ menu mở ra.
Xóa một cuộc chat là dễ dàng trong hầu hết các ứng dụng. Thật không may, điều đó không phải lúc nào cũng đúng với Microsoft Teams. Nhưng hướng dẫn này sẽ giúp bạn vượt qua tất cả, bất kể bạn đang sử dụng biến thể nào của ứng dụng.
