Khi bạn tạo bài thuyết trình Microsoft PowerPoint, bạn sẽ muốn nhấn mạnh nội dung có ý nghĩa đối với khán giả của mình. Dây là lúc bạn cần thêm phụ lục trong PowerPoint. Bằng cách thêm phụ lục, bạn có thể cung cấp thông tin bổ sung đó cho những người muốn tìm hiểu sâu mà không làm sao lãng mục tiêu chính của bài thuyết trình của bạn . Hãy xem qua cách sử dụng và thêm phụ lục trong PowerPoint.
Xem nhanh
Phụ lục trong Powerpoint là gì?
Tương tự như Mục lục bạn thấy trong sách, bài luận hoặc báo cáo, phụ lục trình bày chứa thông tin bổ sung. Bạn có thể không muốn bao gồm dữ liệu thô, hình minh họa, đồ thị hoặc danh sách công cụ, sách, bảng điểm hoặc trang web trong chính bài thuyết trình. Thay vào đó, bạn có thể đặt các chi tiết bổ sung như thế này trong phần phụ lục để khán giả của bạn xem nếu họ thích.
Dưới đây là những điều cơ bản để sử dụng phụ lục trong PowerPoint:
- Bạn nên đặt phụ lục trên một trang chiếu ở cuối bài thuyết trình của mình, sau trang chiếu Tài liệu tham khảo nếu bạn sử dụng phụ lục.
- Nếu bạn sử dụng nhiều hơn một phụ lục, hãy đặt mỗi phụ lục trên trang chiếu riêng của nó. Ngoài ra, bạn nên dán nhãn cho mỗi phụ lục bằng một chữ cái hoặc số, chẳng hạn như Phụ lục A, Phụ lục B hoặc Phụ lục 1, Phụ lục 2, v.v.
- Bạn nên sắp xếp các chi tiết trong phụ lục theo thứ tự xuất hiện trong bài thuyết trình. Chẳng hạn, các chi tiết bổ sung cho nội dung trên trang chiếu đầu tiên sẽ xuất hiện đầu tiên trong phần phụ lục.
- Bạn có thể tham khảo phụ lục, và thậm chí liên kết đến slide của nó, trong nội dung bài thuyết trình của bạn. Điều này cho phép khán giả của bạn biết rằng họ có thể có thêm thông tin.
- Nếu bạn không muốn hiển thị phụ lục trong khi thuyết trình, bạn chỉ cần ẩn trang chiếu . Với tùy chọn này, bạn có thể cân nhắc chia sẻ bản PDF của bản trình chiếu với khán giả bao gồm cả phụ lục.
Cách tạo Phụ lục trong PowerPoint
Với tất cả những điều trên, chúng ta hãy xem cách tạo phụ lục trong PowerPoint.
Thêm Slide Phụ lục
Như đã đề cập, phần phụ lục nên ở trên slide riêng của nó ở cuối slideshow. Mặc dù bạn luôn có thể sắp xếp lại các trang chiếu của mình sau này, nhưng bạn có thể chỉ cần đặt trang chiếu vào vị trí cần thiết ngay từ đầu.
Mở trình chiếu PowerPoint của bạn và chuyển đến trang chiếu cuối cùng. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng chế độ xem Bình thường với các hình thu nhỏ ở bên trái. Đi tới View và chọn Normal .
Chuyển đến tab Trang đầu hoặc Chèn và chọn mũi tên gắn với nút Trang chiếu Mới trong phần Trang chiếu của ruy-băng. Chọn bố cục Tiêu đề và Nội dung trong trình đơn thả xuống.
Bạn có thể thay đổi bố cục sau nếu cần, nhưng điều này giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi với slide phụ lục.
Nhập Tiêu đề Slide và Phụ lục
Sau khi bạn có trang chiếu mới của mình, hãy chọn hộp văn bản Tiêu đề và nhập “Phụ lục” (tiếng anhlà Appendix) / (hoặc “Phụ lục A” hoặc “Phụ lục 1” nếu bạn định sử dụng nhiều phụ lục).
Điều này không chỉ đặt tiêu đề trang chiếu một cách thích hợp mà còn gắn nhãn trang chiếu bằng “Phụ lục”. Điều này rất quan trọng nếu bạn quyết định liên kết văn bản trong nội dung của mình với phụ lục (được giải thích bên dưới).
Tiếp theo, bạn sẽ thêm tiêu đề của phụ lục thực tế. Đây có thể là chủ đề về nội dung bao gồm hoặc nội dung nào đó tương tự đủ mô tả để hiểu nhanh.
Bạn có thể thêm một hộp văn bản riêng cho tiêu đề này thay vì chiếm dung lượng trong hộp nội dung. Chuyển đến tab Chèn và chọn Hộp văn bản hoặc Văn bản > Hộp văn bản nếu dải băng của bạn được thu gọn như hình bên dưới.
Vẽ hộp văn bản và sau đó nhập văn bản tiêu đề.
Chèn nội dung phụ lục
Bên dưới tiêu đề slide và phụ lục, bạn có thể chèn nội dung. Thêm ảnh , văn bản, dấu đầu dòng, biểu đồ, bảng hoặc bất kỳ thứ gì bạn cần đưa vào.
Hộp nội dung trên bố cục Tiêu đề và Nội dung cung cấp cho bạn các biểu tượng mà bạn có thể chọn để thêm các loại phương tiện khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể chọn biểu tượng Chèn bảng hoặc Chèn biểu đồ.
Nếu bạn không thấy biểu tượng cho loại nội dung bạn muốn đưa vào, hãy chuyển đến tab Chèn để có các tùy chọn bổ sung.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần nhập văn bản vào hộp và format dưới dạng danh sách hoặc bao gồm các siêu liên kết nếu cần.
Format cho Phụ lục
Bạn có thể áp dụng format văn bản cho kiểu dáng, kích thước và màu sắc giống như bất kỳ văn bản nào khác trong bài thuyết trình của mình. Chọn văn bản và sử dụng các tùy chọn trong phần Phông chữ của tab Trang chủ hoặc thanh công cụ nổi (trên Windows) để thực hiện các điều chỉnh của bạn.
Bạn cũng có thể format hình ảnh, biểu đồ và bảng giống như bất kỳ format nào khác trong bản trình chiếu. Chọn mục và chuyển đến tab tương ứng hiển thị để thực hiện các thay đổi. Ví dụ: nếu bạn chọn một bảng, bạn sẽ thấy tab Thiết kế bảng .
Liên kết đến Phụ lục trong PowerPoint
Như đã đề cập trước đó, bạn có thể tham khảo phần phụ lục trong nội dung thuyết trình của mình. Điều này cho khán giả của bạn biết rằng họ có thể tìm thấy thông tin bổ sung về chủ đề đó trong phần phụ lục.
Để làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể liên kết trực tiếp văn bản trên một trang chiếu với trang chiếu phụ lục. Điều này cho phép bạn nhanh chóng chuyển đến trang chiếu trong bài thuyết trình nếu muốn. Nếu bạn chia sẻ bài thuyết trình, nó cũng cho phép khán giả của bạn chuyển ngay đến phần phụ lục.
- Chuyển đến trang chiếu nơi bạn tham khảo phụ lục và chọn văn bản bạn muốn liên kết. Bạn có thể làm điều này bằng cách kéo con trỏ qua (các) từ.
- Nhấp chuột phải, chọn Liên kết và chọn Chèn liên kết hoặc chuyển đến tab Chèn , chọn Liên kết và chọn Chèn liên kết .
- Khi hộp Chèn siêu liên kết xuất hiện, hãy chọn Đặt trong Tài liệu này ở bên trái và chọn trang chiếu có tiêu đề Phụ lục ở bên phải. Chọn OK để chèn liên kết.
Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản của mình được liên kết với trang chiếu phụ lục. Bạn có thể làm tương tự với văn bản bổ sung trong bài thuyết trình của mình cũng như văn bản khác nếu bạn sử dụng nhiều phụ lục.
Ẩn phụ lục trong khi thuyết trình
Nếu bạn không muốn hiển thị trang chiếu phụ lục trong bài thuyết trình của mình, bạn có thể thực hiện một trong hai việc sau.
Đầu tiên, bạn chỉ cần dừng bản trình chiếu của mình sau bản trình chiếu cuối cùng trước phần phụ lục. Điều này hoạt động tốt nếu bạn đang điều khiển chương trình theo cách thủ công.
Thứ hai, bạn có thể ẩn slide phụ lục. Điều này lý tưởng nếu bạn có một bài thuyết trình tự động phát hoặc chuyển đổi bản trình chiếu của mình thành video . Để thực hiện việc này, bấm chuột phải vào trang chiếu trong chế độ xem Bình thường hoặc Trình sắp xếp trang chiếu và chọn Ẩn trang chiếu .
Cung cấp cho khán giả của bạn thêm một chút
Với phụ lục trong PowerPoint, bạn có thể đảm bảo rằng khán giả của mình có thêm thông tin nếu họ muốn khám phá thêm chủ đề của bạn mà không làm mất đi mục tiêu chính của bài thuyết trình. Bạn có định thêm phụ lục vào bản trình chiếu PowerPoint tiếp theo của mình không?
