Khi bạn phải thuyết trình tại nơi làm việc, Microsoft PowerPoint là công cụ tiêu chuẩn mà hầu hết mọi người sử dụng. Tuy nhiên, nếu không có sự sáng tạo, các bài thuyết trình PowerPoint có thể trở nên buồn tẻ. Học cách cài chạy tự động nhiều slide, video trên Powerpoint có thể thêm một số gia vị cho bài thuyết trình của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tự động phát nội dung trong trang chiếu PowerPoint. Bạn có thể tự động phát video được nhúng khi trang chiếu xuất hiện hoặc tự động phát hoạt ảnh. Cuối cùng, bạn có thể tạo bài thuyết trình tự chạy di chuyển qua trang chiếu tiếp theo bằng cách sử dụng thời gian cụ thể mà bạn đã thiết lập.
Lưu ý : Các thủ thuật sau đây sẽ hoạt động trên PowerPoint, cho dù chạy trên máy tính Windows hay máy Mac.
Cách tạo bài thuyết trình PowerPoint tự chạy
Tại sao phải tạo bản trình chiếu PowerPoint tự chạy? Bạn có thể không muốn bị phân tâm khi nhấp để di chuyển bài thuyết trình của mình sang trang chiếu tiếp theo. Hoặc bạn muốn thiết lập bài thuyết trình của mình trên ki-ốt tại một hội nghị. Một số bài thuyết trình có thể tự chạy thậm chí có thể không cần diễn giả.
Thiết lập trình chiếu
Theo mặc định, các bài thuyết trình PowerPoint được định cấu hình để chạy dưới dạng “Presented by a speaker”, trong đó bạn phải nhấp qua từng trang trình bày để kích hoạt chuyển tiếp trong suốt bài thuyết trình.
Để thiết lập Tự động phát, trước tiên hãy định cấu hình bài thuyết trình để tự động phát theo cách bạn muốn.
- Chọn tab Slide Show từ menu, sau đó chọn Set Up Slide Show từ dải băng.
- Sử dụng các tùy chọn trên cửa sổ bật lên để định cấu hình cách bài thuyết trình của bạn sẽ hoạt động trong khi tự động phát.
Đây là cách mỗi tùy chọn hoạt động:
- Presented by a speaker : Diễn giả phải nhấp qua từng trang trình bày bằng cách nhấp chuột. Tuy nhiên, định giờ trang chiếu tự động vẫn là một tùy chọn nếu bạn chọn nó ở bên phải.
- Browsed by an individual : Người xem sẽ cần nhấn Play để bắt đầu bài thuyết trình, nhưng sau đó, bài thuyết trình sẽ tự phát.
- Browsed at a kiosk : Tùy chọn này sẽ tiếp tục lặp qua bài thuyết trình cho đến khi bạn nhấn phím Esc trên bàn phím. Thao tác này sẽ tự động bật tùy chọn Vòng lặp liên tục ở cuối cửa sổ.
Diễn tập và đặt thời gian trình chiếu
Bước tiếp theo là thiết lập thời gian cho trang chiếu và diễn tập lại bài thuyết trình của bạn để đảm bảo thời gian tự động dành cho mỗi trang chiếu là phù hợp.
Sử dụng tùy chọn diễn tập này cũng là một cách tuyệt vời để thực hành bài thuyết trình của bạn và đảm bảo rằng thời gian chạy tổng thể nằm trong giới hạn của bạn.
Để làm điều này:
- Chọn Slide Show từ menu và chọn Rehearse Timings từ ruy-băng.
- Thao tác này sẽ bắt đầu phiên “Recording”. Ở chế độ này, bạn sẽ cần nói bình thường bằng cách sử dụng tập lệnh mà bạn sẽ sử dụng trong bài thuyết trình của mình. Khi nói xong trên một trang chiếu cụ thể, hãy chọn mũi tên “Next” để tiếp tục sang trang chiếu tiếp theo.
Lưu ý : Sử dụng nút “Pause” để tạm dừng thời gian cho trang chiếu hiện tại nếu bạn cần suy nghĩ lại hoặc nghỉ giải lao vì bất kỳ lý do gì. Cửa sổ nhỏ này cũng sẽ hiển thị cho bạn thời gian tổng thể cho toàn bộ bài thuyết trình của bạn.
- Tiếp tục làm điều này thông qua tất cả các slide. Cuối cùng, nhấn dấu “x” ở góc trên bên phải để hoàn tất ghi trên slide cuối cùng. Bạn sẽ thấy một thông báo bật lên hỏi xem bạn có muốn lưu định giờ trang chiếu mới của mình không.
Khi bạn đã lưu những thay đổi này, bài thuyết trình PowerPoint của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Nếu bạn đã giữ cài đặt Presented by a speaker và bật Using timings, if present , hãy chọn trong “Advance Slides”, bạn có thể bắt đầu bản trình bày của mình theo cách thủ công, sau đó để các trang trình bày tự động chuyển sang khi bạn nói.
Ghi Slide (Hoàn toàn tự động)
Nếu bạn muốn tạo bài thuyết trình hoàn toàn tự chạy cho ki-ốt hoặc cử người tự chạy, hãy chọn tùy chọn chính xác trong cửa sổ “Thiết lập Trình chiếu” được mô tả ở trên.
Sau đó, ghi lại bản trình bày của bạn bằng cách chọn Slide Show từ menu và chọn Record trong dải băng. Tiếp theo, chọn From Beginning trong menu thả xuống để bắt đầu ghi bài thuyết trình của bạn ở chế độ toàn màn hình từ trang chiếu đầu tiên.
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không muốn ghi lại giọng nói tường thuật bản trình chiếu. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã bật hộp kiểm Show without narration trong cửa sổ Thiết lập Hiển thị.
Cách nhúng và tự động phát video
Một điều khác bạn có thể tự động hóa trong bài thuyết trình PowerPoint của mình là kích hoạt file video được nhúng khi bạn bấm vào trang chiếu mà bạn đã đặt nó.
Trong chế độ xem chỉnh sửa, nhấp chuột phải vào video bạn muốn tự động hóa và chọn mũi tên xuống ở bên phải nút Bắt đầu .
Chọn Tự động từ menu thả xuống.
Lưu bài thuyết trình PowerPoint. Giờ đây, nó sẽ tự động bắt đầu phát khi bạn chuyển tới trang chiếu có video được nhúng của mình trong chế độ xem của người thuyết trình.
Bạn có nên sử dụng bài thuyết trình PowerPoint tự chạy không?
Tùy chọn để trình chiếu PowerPoint của bạn tự động chuyển tiếp có thể hữu ích. Tuy nhiên, nó không phải lúc nào cũng là cách tiếp cận đúng đắn. Ví dụ: một bài thuyết trình hoàn chỉnh, được ghi lại sẽ rất tuyệt nếu bạn gửi bài thuyết trình qua email hoặc cung cấp bản tải xuống. Tuy nhiên, một bài thuyết trình tự chạy có thể phản tác dụng nếu bạn bị cuốn vào một cuộc trò chuyện bên lề hoặc có những điều khác mà bạn muốn nói ngay lập tức. Do đó, bạn có thể thấy mình lúng túng khi tạm dừng bài thuyết trình của mình.
Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn luồng bài thuyết trình của mình, thì việc duy trì bài thuyết trình chạy thủ công có thể là tốt nhất cho tình huống của bạn.
