Google đã khởi động hội nghị thường niên dành cho các nhà phát triển Google I / O vào ngày hôm qua với một loạt các thông báo, hầu hết đều xoay quanh việc cộng tác bên trong Google Workspace. Trong số các thông báo được đưa ra có Smart Canvas mà công ty Mountain View cho biết sẽ giúp các tổ chức, trường học và doanh nghiệp dễ dàng kết nối và tập trung hiệu quả hơn.
Nhưng chính xác thì Smart Canvas là gì và bạn sẽ được lợi như thế nào từ nó? Đó là những gì chúng tôi ở đây để giải thích trong bài đăng này.
Xem nhanh
Google Smart Canvas là gì?
Về cơ bản, Smart Canvas là một tập hợp các tính năng có sẵn trong Không gian làm việc của Google sẽ thay đổi trải nghiệm của bạn khi làm việc và cộng tác với những người khác. Với Smart Canvas, Google sẽ mang một bộ tính năng vào bộ năng suất hiện có của mình bao gồm Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày để có trải nghiệm phong phú hơn, giúp tổ chức dễ dàng kết nối và biến ý tưởng thành hiện thực.
Smart Canvas của Google đi kèm với 12 tính năng mới cho Google Workspace để thúc đẩy các tài liệu hướng tới nỗ lực cộng tác nhiều hơn. Với những thay đổi mới nhất đối với Không gian làm việc, bạn sẽ sớm có thể kết nối với những người khác trực tiếp từ Docs, Sheets, và Slides, xem các tệp và cuộc họp được đề xuất, chỉ định các hành động trong danh sách kiểm tra, sử dụng mẫu bảng, tài liệu không phân trang, xem Trang tính trong chế độ xem dòng thời gian, trình bày nội dung từ Workspace đến Meet trực tiếp, bắt đầu cuộc gọi Meet trực tiếp từ Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, v.v.
Bạn có thể sử dụng Smart Canvas ở đâu?
Các tính năng Smart Canvas sẽ triển khai cho tất cả các nền tảng mà Google Workspace có thể truy cập được, có nghĩa là cả người dùng Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên thiết bị di động và máy tính để bàn đều có thể sử dụng các tính năng mới. Như bạn có thể mong đợi, tất cả các tính năng đều được thiết kế hướng tới việc sử dụng trên web nhưng hầu hết chúng cũng sẽ sớm xuất hiện trên các ứng dụng tương ứng trên Android và iOS.
Smart Canvas có miễn phí không?
Không, đối với hầu hết các phần. Smart Canvas miễn phí cho người dùng Google Workspace nhưng sau này là dịch vụ dựa trên đăng ký. Xem giá tại đây .
Điều này có nghĩa là các tính năng mới trong Smart Canvas sẽ được cung cấp miễn phí cho bạn nếu bạn là khách hàng của gói Business Starter, Business Standard, Business Plus và Enterprise. Vì vậy, không, bạn không thể truy cập các tính năng Smart Canvas mới bằng tài khoản gmail thông thường miễn phí của mình.
Bạn sẽ có thể truy cập Smart Canvas với mức phí thấp nhất là $ 6 mỗi tháng nếu bạn chọn gói Business Starter.
Các tính năng của Smart Canvas: 12 điều bạn có thể làm với nó
Khi Smart Canvas đến với Google Workspace, đây là tất cả các tính năng sẽ khả dụng cho tất cả mọi người.
Chip thông minh
Thay đổi mới lớn nhất sắp tới với Workspace là chức năng chip thông minh mới bên trong Tài liệu. Smart Chip sẽ cho phép người dùng cộng tác với những người khác bằng cách chỉ cần gõ “@” và chọn tùy chọn ưa thích của bạn từ những người, tệp và cuộc họp được đề xuất. Với chức năng này, người dùng có thể bỏ qua nhu cầu tạo cuộc họp hoặc xem bản xem trước của tài liệu được liên kết mà không cần mở các tab thay đổi.
Mặc dù “@” đã có mặt trên Tài liệu để gắn thẻ mọi người trong tài liệu, tính năng mới sẽ cho phép bạn liên kết các cuộc họp và tài liệu. Bằng cách này, mọi người có thể liên kết trực tiếp cuộc thảo luận với một cuộc họp cụ thể và xem trước bản xem trước của tệp được liên kết bên trong tài liệu mà không cần mở nó trong một tab khác.
Danh sách kiểm tra được kết nối trong Tài liệu
Giờ đây, người dùng có thể chỉ định các mục hành động trong danh sách kiểm tra bên trong Google Documents để hợp lý hóa quy trình công việc trong một dự án bằng cách chỉ định danh sách Việc cần làm cho mọi người. Các mục bạn có thể làm việc với sẽ tùy thuộc vào thiết lập Google Tasks hiện tại của bạn và tính năng này sẽ khả dụng trên cả web và ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Mẫu bảng
Với tính năng mới này, Google sẽ cho phép người dùng tạo bảng bằng các mẫu bảng được thiết lập sẵn. Trong số các mẫu mới có sẵn có – Bảng bỏ phiếu theo chủ đề và bảng theo dõi dự án.
Bảng bình chọn chủ đề sẽ cho phép người dùng nhận được phản hồi từ những người khác trong nhóm cho chủ đề đang được thảo luận.
Project-tracker sẽ giúp mọi người trong nhóm theo dõi tiến độ của một dự án và xem các cột mốc và trạng thái bất cứ lúc nào.
Ghi lại ghi chú cuộc họp bên trong tài liệu
Một tính năng mới khác của Tài liệu là khả năng nhập thông tin có liên quan vào Google Tài liệu từ lời mời họp trên Lịch. Thông tin này cũng có thể bao gồm các ghi chú cuộc họp được ghi lại từ các chip thông minh như những người tham gia cuộc họp và các tệp đang được làm việc.
Tài liệu Pageless
Google đã giới thiệu một định dạng không phân trang mới trong Tài liệu cho phép người dùng tạo tài liệu với đường viền không xác định để có thể sử dụng trên mọi thiết bị. Điều này đảm bảo bạn có thể làm việc trên Tài liệu trên bất kỳ màn hình nào như máy tính bảng, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh và chỉnh sửa hình ảnh kích thước lớn, bảng lớn và tài liệu chuyên sâu một cách dễ dàng.
Bằng cách này, bạn có thể di chuyển từ thiết bị này sang thiết bị khác và qua tài liệu của mình theo cách làm cho tài liệu hiển thị theo cách tốt nhất có thể cho thiết bị cụ thể đó. Bạn có thể chỉ cần kéo các đường viền của cửa sổ tài liệu trên PC để làm việc trên đó ở định dạng lớn và chuyển sang dạng dọc khi sử dụng điện thoại của mình mà không cần tuân theo quy tắc một kích thước cho tất cả.
Chế độ xem dòng thời gian trong Trang tính
Tiếp tục từ Tài liệu, có một cách mới để xem nội dung trên Google Trang tính để tương tác tốt hơn với công việc của bạn ở dạng xem Dòng thời gian. Với chế độ xem Dòng thời gian, người dùng sẽ có thể theo dõi tiến độ của tất cả các dự án đang thực hiện và sắp xếp chúng theo danh mục, chiến dịch, chủ sở hữu hoặc một thuộc tính khác.
Chế độ xem mới cho phép người dùng quản lý các sự kiện quan trọng, lịch biểu và quan hệ đối tác giữa các nhóm theo cách dễ dàng hơn. Chế độ xem dòng thời gian khi được cung cấp sẽ có thể truy cập được từ các tab Trang tính khác nhau ở dưới cùng.
Trình bày tài liệu trực tiếp trên Meet
Để tích hợp tốt hơn các ứng dụng Workspace của mình với các công cụ cộng tác của Meet, Google đang thêm khả năng trình bày trực tiếp nội dung từ Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày vào phiên Meet mà bạn tham gia. Bằng cách này, bạn đang cộng tác với những người khác đồng thời chia sẻ chế độ xem tài liệu với mọi người trong nhóm của bạn.
Tính năng này có thể được truy cập bằng cách chỉ cần nhấp vào tùy chọn ‘Trình bày trong cuộc họp’ sẽ có sẵn ở đầu tài liệu của bạn.
Thực hiện cuộc gọi từ Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
Một cách khác mà Google dự định kết hợp Meet với Workspace là cho phép bạn tổ chức các cuộc gọi điện video trực tiếp từ màn hình của tài liệu mà không cần mở Meet trong một cửa sổ hoặc tab trình duyệt riêng biệt. Khi tính năng này phát hành vào mùa thu năm 2021, bạn có thể thực hiện cuộc gọi điện video hoặc tham gia cuộc gọi điện video với các thành viên trong nhóm mà bạn đang cộng tác trên Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
Tính năng này khi ra mắt sẽ mang biểu tượng Meet mới ở đầu tài liệu, ngay cạnh nút Chia sẻ.
Bản dịch trực tiếp của phụ đề trên Google Meet
Google Meet đã cung cấp phụ đề trực tiếp trong các cuộc họp để bạn có thể hiểu nội dung đang được thảo luận vào bất kỳ thời điểm nào cho dù bạn nói ngôn ngữ nào (hiện hỗ trợ tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Tây Ban Nha). Với Smart Canvas, Google sẽ cung cấp các bản dịch phụ đề trực tiếp từ tiếng Anh sang tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Pháp hoặc tiếng Đức trong thời gian thực.
Phản ứng biểu tượng cảm xúc trên tài liệu
Để khuyến khích việc tô màu liên tục và giảm thiểu sự nhàm chán, Google đang đưa các biểu tượng cảm xúc lên Google Documents. Với tính năng này, bạn và những người khác có thể phản ứng với ý tưởng của ai đó hoặc cuộc thảo luận đang diễn ra dưới dạng biểu tượng cảm xúc.
Sử dụng Trang tính và Tài liệu từ các phòng Trò chuyện của Google
Giờ đây, mọi người trong nhóm của bạn có thể trực tiếp mở Trang tính, Tài liệu và Trang trình bày từ một cuộc thảo luận trong Google Trò chuyện trên web mà không cần mở tab khác. Điều này sẽ hoạt động tương tự như tích hợp giữa Workspace và Google Meet và cho phép người dùng cộng tác liền mạch giữa các nền tảng khác nhau với nỗ lực tối thiểu.
Các tính năng viết và phân tích được hỗ trợ trong Tài liệu và Trang tính
Google cũng đang tích hợp trí thông minh mạnh mẽ của mình để cung cấp cho bạn các tính năng hỗ trợ viết trong Tài liệu và chức năng phân tích được hỗ trợ trong Trang tính.
Với hỗ trợ viết, bạn sẽ được đề xuất các đề xuất phù hợp và phong cách khi làm việc trên một tài liệu. Điểm nổi bật của tính năng này là hiểu ngôn ngữ bao hàm và khuyến khích người dùng sử dụng “chủ tọa” thay vì “chủ tọa” hoặc “người vận chuyển thư” thay vì “người đưa thư”. Hỗ trợ viết cũng sẽ giúp bạn tránh ngôn ngữ xúc phạm và lối nói thụ động để làm cho bài viết của bạn mạnh mẽ và có tác động hơn.
Với phân tích được hỗ trợ, Trang tính nhận được đề xuất công thức giúp tìm hiểu thông tin chi tiết từ dữ liệu bạn đã thêm và đề nghị điền vào phần còn lại của trang tính với dữ liệu có liên quan khi xử lý các con số. Bạn có thể xây dựng công thức mới, phân tích nhanh hơn và giảm thiểu sai sót khi tính toán mà không cần kiểm tra hai lần.
Những tính năng nào hiện có sẵn?
Kể từ ngày 19 tháng 5 năm 2021, Google cho biết tất cả các tính năng trong Smart Canvas sẽ được triển khai cho mọi người từ nay đến cuối năm 2021. Vì vậy, chỉ một số tính năng Smart Canvas có thể được sử dụng dễ dàng trong bộ Workspace của Google. Bao gồm các:
- Chip thông minh trong Tài liệu
- Danh sách kiểm tra được kết nối trong Tài liệu
- Trình bày tài liệu (từ Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày) trực tiếp trên Meet
- Sử dụng Trang tính và Tài liệu từ các phòng Trò chuyện của Google
Đó là tất cả những gì chúng tôi phải chia sẻ với bạn về Google Smart Canvas.
