Có năm cách khác nhau để bạn có thể chuyển đổi số được format dưới dạng văn bản thành số thực trong Excel.
Chẳng hạn như khi chúng ta sao chép dữ liệu từ một chương trình khác, một file văn bản hoặc online, Excel có thể lưu trữ các số dưới dạng văn bản. Nếu bạn cố gắng sử dụng các giá trị văn bản đó trong các phép tính và công thức, bạn sẽ gặp lỗi. Trong những tình huống như thế này, bạn cần chuyển những số được format dưới dạng văn bản trở lại giá trị số.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel.
Cách kiểm tra xem giá trị là số hay văn bản
Trong Excel, các giá trị có thể trông giống như số, nhưng chúng không thể thực hiện được phép cộng và không hoạt động như số, như được hiển thị bên dưới.
Có một số cách bạn có thể xác định, nếu một giá trị được format dưới dạng văn bản hoặc số trong Excel.
- Trong bảng tính Excel, các số được căn chỉnh ở bên trái theo mặc định trong khi văn bản được căn chỉnh ở bên phải trong một ô.
- Nếu nhiều ô có giá trị số được chọn, Thanh Trạng thái của Excel ở dưới cùng sẽ hiển thị các giá trị Trung bình, Đếm và Tổng, nhưng nếu nhiều ô có giá trị văn bản được chọn, Thanh Trạng thái sẽ chỉ hiển thị Đếm.
- Đôi khi nếu ô chứa một số được format dưới dạng văn bản, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu xanh lục ở góc trên cùng bên trái của ô (chỉ báo lỗi) như được hiển thị ở trên.
- Khi ô có chỉ báo lỗi được chọn, bạn sẽ thấy một dấu hiệu cảnh báo với dấu chấm than màu vàng. Di chuyển con trỏ của bạn qua dấu hiệu đó và Excel sẽ hiển thị cho bạn vấn đề có thể xảy ra với ô đó: “Số trong ô này được format dưới dạng văn bản hoặc đứng trước dấu nháy đơn”.
- Ngoài ra, khi bạn cố gắng tính tổng các số được format dưới dạng văn bản, chúng không hiển thị tổng chính xác như được hiển thị ở trên.
Phương pháp chuyển đổi văn bản thành số
Bài viết này trình bày năm cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng để chuyển đổi văn bản thành số, đó là:
- Sử dụng tính năng văn bản để đánh số
- Bằng cách thay đổi format ô
- Sử dụng phương pháp Dán đặc biệt
- Sử dụng thuật sĩ chuyển văn bản thành cột
- Sử dụng công thức
Chuyển văn bản thành số bằng cách sử dụng tính năng văn bản thành số
Hãy bắt đầu với một phương pháp đơn giản và dễ dàng, nhưng phương pháp này không phải lúc nào cũng có sẵn cho bạn.
Tính năng Văn bản thành Số chỉ khả dụng khi các số được format văn bản do nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài hoặc khi dấu nháy đơn được thêm vào trước một số. Trong những trường hợp như thế này, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên cùng bên trái của ô, đó là chỉ báo lỗi.
Chọn các ô mà bạn muốn chuyển đổi từ văn bản sang số và nhấp vào biểu tượng thận trọng màu vàng xuất hiện bên cạnh ô hoặc dải ô đã chọn. Trong menu thả xuống, hãy chọn tùy chọn ‘Chuyển đổi thành Số’.
Số của bạn đã được chuyển đổi.
Thay đổi văn bản thành số bằng cách thay đổi format
Một cách nhanh chóng và dễ dàng khác để chuyển đổi các số được format là văn bản thành số là thay đổi format của ô.
Chọn tất cả các ô bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn toàn bộ cột bằng cách chọn ký tự cột hoặc bằng cách nhấn Ctrl + Space. Đi tới tab ‘Trang chủ’, nhấp vào danh sách thả xuống Format Số trong nhóm Số và chọn tùy chọn ‘Chung’ hoặc ‘Số’.
Chọn tùy chọn ‘Số’ sẽ cung cấp các số thập phân, vì vậy tùy chọn ‘Chung’ là tốt. Hoặc bạn có thể chọn bất kỳ format nào khác trong menu thả xuống. Format đã chọn sẽ được áp dụng cho dữ liệu của bạn.
Khi bạn chọn ‘Chung’, các ô đã chọn sẽ được format dưới dạng số và chúng sẽ được căn chỉnh ở bên phải ô.
Phương pháp này không phải lúc nào cũng hoạt động, trong những trường hợp như vậy, hãy sử dụng các phương pháp sau.
Thay đổi văn bản thành số bằng cách sử dụng phương pháp dán đặc biệt
Phương pháp thứ ba là một phương pháp hiệu quả khác để chuyển đổi văn bản thành số. Trong phương pháp này, bạn chỉ cần thực hiện một phép toán số học trên văn bản bằng công cụ Dán Đặc biệt. Đây là cách bạn làm điều đó:
Chọn bất kỳ ô trống nào (Excel hiểu là 0) và sao chép nó. Để sao chép một ô, hãy chọn một ô và nhấn ‘ Ctrl + C‘ hoặc nhấp chuột phải và chọn ‘Sao chép’ từ menu ngữ cảnh. Sau đó, chọn các ô bạn muốn chuyển đổi thành số, nhấp chuột phải và chọn tùy chọn ‘Dán Đặc biệt’. Hoặc, nhấn phím tắt Ctrl + Alt + V để làm tương tự.
Trong hộp thoại ‘Dán Đặc biệt’, chọn ‘Giá trị’ trong phần Dán (trên cùng) và ‘Thêm’ trong phần Thao tác (dưới cùng) và nhấp vào nút ‘OK’.
Làm điều này sẽ thêm ‘0’ vào mỗi ô trong phạm vi đã chọn và chuyển đổi các số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành số.
Kết quả:
Chuyển văn bản thành số bằng trình hướng dẫn văn bản thành cột
Tuy nhiên, một phương pháp khác để chuyển đổi văn bản thành số là sử dụng trình hướng dẫn Văn bản thành cột. Đây là một quá trình hơi dài, nhưng nó rất hữu ích để chuyển đổi toàn bộ cột giá trị.
Đầu tiên, chọn các ô bạn muốn chuyển đổi từ văn bản thành số, chuyển đến tab ‘Dữ liệu’, nhấp vào nút ‘Văn bản thành Cột’ trong nhóm ‘Công cụ Dữ liệu’. Một trình hướng dẫn ‘Chuyển đổi Văn bản thành Cột’ sẽ mở ra.
Trong bước 1 của Trình hướng dẫn, hãy chọn ‘Phân cách’ trong Kiểu dữ liệu gốc và nhấp vào ‘Tiếp theo’.
Trong Bước 2 của Trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng hộp ‘Tab’ được chọn và nhấp vào nút ‘Tiếp theo’.
Trong bước cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy đảm bảo rằng ‘Chung’ được chọn trong Format dữ liệu cột. Đối với trường Đích, bạn có thể chỉ định một cột mới mà bạn muốn kết quả hoặc giữ nguyên nó và nó sẽ thay thế tập dữ liệu ban đầu. Sau đó, nhấp vào nút ‘Hoàn tất’.
Bạn có thể nhận thấy, bạn đã không thay đổi tùy chọn trong toàn bộ quá trình và chúng tôi có thể đã bỏ qua đến ‘Kết thúc’ ở bước 1. Nếu dữ liệu của bạn chứa bất kỳ dấu phân cách nào như dấu cách hoặc dấu chấm phẩy, bạn phải chọn chúng ở bước 2 của trình hướng dẫn.
Chuyển văn bản thành số bằng công thức
Phương pháp cuối cùng để chuyển văn bản thành số là sử dụng công thức. Đây là một cách dễ dàng và đơn giản, không cần can thiệp thủ công nhiều. Với một công thức, bạn có thể tự động chuyển đổi.
Chuyển đổi chuỗi thành số bằng cách sử dụng hàm VALUE
Excel cung cấp một hàm đặc biệt là hàm ‘VALUE’ để chuyển đổi một văn bản thành một số.
Điều đặc biệt ở hàm này là nó có thể nhận ra một giá trị số được bao quanh bởi các ký tự đặc biệt, nó chấp nhận cả chuỗi văn bản và tham chiếu đến một ô chứa văn bản và nó tạo ra một phiên bản sạch của giá trị trong một ô khác.
Cú pháp của hàm VALUE:
Ví dụ: để chuyển đổi một số được format dưới dạng văn bản trong A1, hãy sử dụng hàm VALUE bên dưới:
Đầu tiên, chọn ô mà bạn muốn kết quả và nhập công thức trên.
Nếu bạn muốn chuyển đổi một cột giá trị văn bản thành số, hãy chèn công thức vào ô đầu tiên của dải ô, sau đó sử dụng chốt điền để sao chép công thức vào các ô còn lại.
Hàm VALUE trong Excel với các hàm văn bản
Hàm VALUE có thể được sử dụng kết hợp với các hàm văn bản Excel, chẳng hạn như LEFT, RIGHT và MID để lấy ra một số từ một chuỗi văn bản.
Trong công thức trên, hàm VALUE trích xuất giá trị số từ chuỗi văn bản trong ô A1 với sự trợ giúp của hàm RIGHT.
Thay đổi văn bản thành số bằng các phép toán số học trong Excel
Bạn cũng có thể chuyển đổi văn bản thành số bằng cách thực hiện một phép toán đơn giản không làm thay đổi giá trị ban đầu.
Ví dụ: để chuyển đổi số được format dưới dạng văn bản trong ô A1, bạn có thể thêm số 0, nhân hoặc chia 1 với giá trị văn bản đó. Các phép toán này không thay đổi giá trị nhưng chuyển chúng thành số.
