Microsoft Excel là một chương trình mà nhiều người phải học. Mặc dù chương trình này cũng khá khó và phức tạp nhưng nó lại hỗ trợ rất nhiều cho người dùng trong công việc và học tập. Dưới đây là một số cách giúp bạn học Excel dễ dàng và nhanh chóng nhất.
Xem nhanh
Excel có khó học không?
Chìa khóa để học Excel nhanh là chia nhỏ quá trình học thành các thành phần có thể quản lý được. Không thể học Excel trong một ngày hay một tuần, nhưng nếu bạn cố gắng tìm hiểu từng quy trình riêng lẻ, bạn sẽ sớm thấy rằng mình có kiến thức về phần mềm này.
Thực hiện theo cách của bạn thông qua các kỹ thuật này và sẽ không lâu nữa bạn sẽ cảm thấy thoải mái với các nguyên tắc cơ bản của Excel. Từ đó, bạn đang trên đường hoàn thành khóa đào tạo Microsoft Excel của mình và trở thành một chuyên gia bảng tính thực thụ.
Những kiến thức cơ bản
Dưới đây là một số kỹ thuật đầu tiên bạn cần nắm vững nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về Excel. Chúng phần lớn khá đơn giản, nhưng điều quan trọng là bạn phải quen thuộc với chúng trước khi bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn.
1. Làm Toán Đơn giản
Để bắt đầu, hãy bắt đầu với những vấn đề toán học cơ bản nhất mà bạn sẽ cần đưa vào Excel. Điều đầu tiên cần nhớ về các kỹ thuật như thế này là Excel mong đợi nhìn thấy dấu bằng trước tiên khi bạn đưa ra một vấn đề cần giải quyết.
Gõ ‘ = 10 + 10’ vào một ô trong bảng tính của bạn và nhấn Enter, ô sẽ hiển thị số 20.
Việc cộng và trừ khá dễ hiểu, nhưng bạn sẽ cần sử dụng dấu hoa thị (*) thay cho dấu nhân và dấu gạch chéo (/) thay cho dấu chia.
2. Sử dụng AutoSum
Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với Excel, đây là một cách tuyệt vời để bắt kịp tốc độ sử dụng cơ bản của các hàm. Đầu tiên, hãy nhập hai số bất kỳ vào các ô cạnh nhau hoặc bên trên và bên dưới đều hoạt động tốt. Tiếp theo, chọn ô trực tiếp ở bên phải hoặc bên dưới các ô đó và điều hướng đến trang chủ > tự động cộng gộp .
Thao tác này sẽ tự động điền vào ô đã chọn với công thức SUM, vì vậy hãy nhấn Enter để thực thi nó. Excel sẽ cộng hai số lại với nhau và đưa ra kết quả trong ô đã chỉ định bằng cách sử dụng menu tự động tính tổng, bạn cũng có thể chọn các hàm toán học khác nhau.
3. Áp dụng Format Số
Khi các bảng tính của bạn bắt đầu phức tạp hơn một chút, chúng có thể chứa các loại số khác nhau như tiền tệ, ngày tháng, tỷ lệ phần trăm và hơn thế nữa. Để đảm bảo bạn có thể làm việc với dữ liệu này, bạn nên format nó để nhập.
Chọn các số bạn muốn format, bạn sẽ phải thực hiện từng loại khác nhau tại một thời điểm. Tìm phần số ở đầu màn hình và tìm menu thả xuống được mặc định là ‘chung’.
Từ đó, bạn có thể chọn từ một danh sách tốt các format số khác nhau. Nếu bạn đang tìm kiếm nhiều quyền kiểm soát hơn, hãy chọn Format số khác từ cuối danh sách và bạn sẽ có thể chỉ định các chi tiết như số vị trí thập phân để sử dụng hoặc đơn vị tiền tệ ưa thích của bạn.
4. Tạo bảng
Trình bày dữ liệu của bạn dưới dạng bảng cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với thông tin có sẵn và dễ dàng thiết lập. Để bắt đầu, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu mà bạn đang muốn chuyển đổi thành bảng, bao gồm cả các tiêu đề và nhấp vào phím tắt phân tích nhanh sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của lựa chọn của bạn.
Điều hướng đến tab ‘bảng’ và chọn ‘bảng’. Bạn sẽ nhận thấy một số khác biệt ngay lập tức về giao diện của dữ liệu và cũng có một số thay đổi đối với cách nó có thể được thao tác.
Nếu phím tắt phân tích nhanh không xuất hiện, chỉ cần đánh dấu dữ liệu của bạn rồi đi đến ‘chèn’ rồi chọn ‘Bảng’.
Sử dụng các nút mũi tên trong các ô tiêu đề bảng để lọc ra các điểm dữ liệu cụ thể hoặc sắp xếp chúng theo cách này hay cách khác.
5. Tạo biểu đồ
Bạn có thể tạo biểu đồ hoặc đồ thị giống như cách bạn tạo bảng, nhưng bạn sẽ cần cân nhắc cách bạn muốn trình bày dữ liệu đó trước thời hạn.
Excel có thể cung cấp cho bạn một số gợi ý, nhưng điều quan trọng là phải biết những gì bạn muốn biểu đồ đạt được. Với ý nghĩ đó, hãy bố trí dữ liệu của bạn và chọn toàn bộ, giống như bạn đã làm khi tạo bảng.
Di chuột qua một trong các tùy chọn để xem trước nó sẽ trông như thế nào hoặc chọn ‘thêm’ để kiểm soát thêm đối với thành phẩm.
Nếu hộp phân tích nhanh không xuất hiện cho bạn, hãy đánh dấu dữ liệu của bạn và chọn ‘chèn’. Sau đó, điều hướng đến phần biểu đồ và đồ thị. Tại đây, bạn sẽ có thể chọn các biểu đồ được đề xuất hoặc chọn biểu đồ của riêng bạn.
Bạn cũng có thể muốn tìm hiểu cách tạo biểu đồ Excel tự cập nhật .
Kỹ thuật tiên tiến
Không sớm thì muộn, bạn có thể sẽ muốn nâng việc sử dụng Excel của mình lên một tầm cao mới. Tin tốt là nhiều khía cạnh của chức năng của phần mềm được kết nối bằng cách nào đó, có nghĩa là học một kỹ thuật có thể sẽ gặt hái được lợi ích ở những nơi khác sau này.
6. Sử dụng các chức năng theo cách thủ công
Khi bạn đã thành thạo số học cơ bản trong Excel, thật khôn ngoan khi bắt đầu thử nghiệm với các hàm. Bạn sẽ khám phá ra rất nhiều chức năng khác nhau để thực hiện các thủ tục khác nhau và tất cả đều hơi khác nhau. Tuy nhiên, làm việc với các ví dụ đơn giản hơn sẽ giúp bạn làm quen với các thực hành cơ bản.
Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một trong những hàm cơ bản nhất có trong Excel, SUM. Chúng tôi có thể sử dụng chức năng này để thêm một loạt các số liệu mà không cần tự mình thực hiện các thao tác.
Như bạn có thể thấy ở trên, tôi có năm số mà tôi muốn cộng lại với nhau, vì vậy tôi đã nhập hàm của mình vào ô ngay bên dưới danh sách. Lưu ý rằng bạn có thể thực hiện tác vụ này ở bất kỳ đâu trên bảng tính của mình, vì bạn sẽ cho chương trình biết chính xác những ô nào nó đang tìm kiếm.
Bạn có thể tạo một ví dụ làm việc bằng cách nhập = SUM (E1: E5), nhưng cũng có những cách khác để chuyển tiếp lệnh này.
Bạn có thể muốn nhập từ SUM và mở dấu ngoặc, sau đó chọn các ô theo cách thủ công. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách giữ phím Control và nhấp vào các ô riêng lẻ, kéo qua nhiều ô cũng hoạt động. Ngoài ra, bạn có thể nhập các tham chiếu ô riêng lẻ được phân tách bằng một dấu phẩy nếu chúng không tuần tự.
Lợi ích của việc sử dụng tham chiếu ô trong hàm thay vì số nguyên là kết quả của bạn sẽ cập nhật dựa trên nội dung của các ô đó. Một khi các dự án bảng tính của bạn bắt đầu phức tạp hơn, điều này chắc chắn sẽ hữu ích.
Các hàm cung cấp vô số khả năng hữu ích, như cách kết hợp hai cột trong Excel .
7. Tích hợp format có điều kiện
Trong những năm gần đây, Excel đã phát triển thành một công cụ mạnh mẽ để tạo trang tổng quan cũng như các bảng tính thông thường. Tạo trang tổng quan trong Excel có thể gặt hái nhiều lợi ích và tốn nhiều công sức, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Tuy nhiên, format có điều kiện có thể thêm một phần tử của trải nghiệm trang tổng quan vào bảng tính tiêu chuẩn và rất dễ thực hiện.
Vì những mục đích này, chúng tôi sẽ sử dụng format có điều kiện để giúp cung cấp tốc độ nhanh trực quan cho một số dữ liệu, vì vậy hãy chọn một cái gì đó đáng để có thể đánh giá nhanh nếu bạn định dùng thử cái này. Chọn dữ liệu đó và điều hướng đến Trang chủ > Format có điều kiện .
Bạn sẽ tìm thấy vô số tùy chọn format khác nhau. Chúng tôi đang xem xét tỷ lệ phần trăm, vì vậy thanh dữ liệu có ý nghĩa. Tuy nhiên, thang màu và bộ biểu tượng cũng có thể được sử dụng hiệu quả trong các trường hợp thích hợp.
Hãy nhớ rằng bạn có thể kiểm soát các khía cạnh của quy trình bằng cách nhấp vào quy tắc khác trong menu thả xuống. Nếu format của bạn không cung cấp đủ sự khác biệt để rõ ràng ngay lập tức, hãy xem xét điều chỉnh các quy tắc một chút.
8. Thêm đường xu hướng vào biểu đồ
Chìa khóa để trở thành một chuyên gia Excel là nhận thức được tất cả các công cụ mà phần mềm cung cấp để tạo biểu đồ hoàn hảo cho nhu cầu của bạn. Đường xu hướng là một trong nhiều thành phần mà bạn có thể cần phải kết hợp lại với nhau để đạt được nhiệm vụ đó.
Đó là một bổ sung mà bạn sẽ thực hiện cho biểu đồ sau khi nó được xây dựng, vì vậy bạn có thể tạo biểu đồ thử nghiệm hoặc sử dụng biểu đồ đã được tạo. Khi nó ở đúng vị trí, bạn cần nhấp vào biểu đồ và sau đó nhấp vào lối tắt thành phần biểu đồ được minh họa bằng biểu tượng dấu cộng.
Bạn có thể nhanh chóng thêm đường xu hướng bằng cách chọn hộp bên cạnh hoặc bạn có thể nhấp vào mũi tên ở bên phải để truy cập các tùy chọn chi tiết hơn.
Yếu tố quan trọng ở đây là biết những gì bạn đang cố gắng minh họa. Đường xu hướng không phải lúc nào cũng tăng thêm giá trị, vì vậy hãy suy nghĩ kỹ về dữ liệu bạn đang trình bày. Ngoài ra, hãy xem xét liệu một đường xu hướng có đóng góp đáng kể vào biểu đồ của bạn hay chỉ làm tăng thêm sự lộn xộn.
Xây dựng kỹ năng Excel
Luôn luôn có nhiều điều để tìm hiểu về Excel, nhưng đây là một vài nơi tốt để bắt đầu. Trang web Hỗ trợ Office của Microsoft là nơi có rất nhiều hướng dẫn Excel được trình bày rõ ràng về mọi thứ, từ cách sử dụng cấp cao đến các tác vụ đơn giản nhất mà bạn có thể muốn thực hiện.
Ngoài ra, Excel Functions cung cấp một điểm tham chiếu tuyệt vời, cho dù bạn là người mới bắt đầu hay một người lâu năm. Tất nhiên, Excel sẽ giúp bạn với các chú giải công cụ khi bạn cố gắng nhập một hàm, nhưng sẽ rất tốt nếu bạn có một nguồn tài nguyên toàn diện như vậy nếu bạn rơi vào tình trạng ràng buộc.
