Tạo một Block được đồng bộ hóa trong Notion để bạn có thể đưa cùng một nội dung vào nhiều trang trên Notion và cập nhật tất cả chúng cùng một lúc.
Khi sử dụng Notion, bạn có thể gặp phải trường hợp này nhiều lần – bạn cần bao gồm cùng một nội dung hoặc mô tả nhiều lần. Bao gồm mô tả là đủ dễ dàng, bạn chỉ cần sao chép-dán.
Nhưng chỉnh sửa thông tin đó? Nó có thể là một cơn ác mộng. Bạn có thể tưởng tượng việc phải chỉnh sửa từng trang mà thông tin ở đâu, vì sợ rằng bạn sẽ tạo ra sự bất thường ở khắp mọi nơi! Nhưng với tính năng mới của Notion – Synced Blocks – nó không phải là một cơn ác mộng.
Xem nhanh
Tính năng Synced Blocks trong Notion là gì?
Các loại nội dung khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong Ghi chú, như Văn bản, Tiêu đề, Danh sách, Cơ sở dữ liệu, Danh sách chuyển đổi, v.v., được gọi là Khối. Synced Block, như tên cho thấy, là đồng bộ 1 phần nội dung mong muốn ( gọi tắt là block ) trên tất cả các trang Notion. Các khối này đồng bộ hóa và cập nhật theo thời gian thực. Khi bạn cập nhật thông tin trong một khối, nó sẽ tự động cập nhật trong tất cả các khối đã đồng bộ hóa.
Trước đây, người dùng đã tìm thấy một thủ đoạn hack phức tạp, được gọi là Global Blocks, để liên kết các khối khác nhau trên các trang Notion của họ. Nhưng khi có xu hướng hack, cách giải quyết này cũng là sự pha trộn giữa lộn xộn và tốn thời gian. Synced Block trở nên thanh lịch và trực quan hơn. Họ có thể vẫn còn một chặng đường dài phía trước, nhưng ngay cả ở phong độ hiện tại, họ có thể thay đổi cuộc chơi.
Có nhiều trường hợp trong đó Khối đã đồng bộ hóa có thể hữu ích. Bạn có thể sử dụng chúng trong đầu trang hoặc chân trang để bao gồm thông tin liên hệ hoặc liên kết điều hướng trên các trang mà không cần lo lắng về việc cập nhật chúng. Nó chỉ là một ví dụ. Khả năng là vô tận. Bạn có thể sử dụng chúng để bao gồm sứ mệnh công ty của mình, thậm chí có chúng trong các khối mẫu. Synced Block có thể giúp cuộc sống dễ dàng hơn.
Cách tạo Synced Block trong ghi chú
Có một số cách để tạo một Synced Blocks. Bạn có thể tạo chúng từ đầu hoặc chuyển đổi các khối hiện có thành Synced Block. Synced Block cũng có thể tồn tại trên cùng một trang hoặc trên các trang khác nhau và bạn có thể bao gồm nhiều phiên bản tùy thích.
Tạo một Synced Blocks từ Scratch
Để tạo một Synced Blocks từ đầu, hãy nhấp vào nút ‘+’ ở bên trái các khối để tạo một khối mới.
Bạn cũng có thể gõ /vào một dòng trống thay vì nhấp vào ‘+’ để tạo một khối mới.
Cho dù bạn đã tạo khối theo cách nào, bây giờ, hãy cuộn hết cỡ xuống ‘Khối nâng cao’ hoặc nhập Synced Block để tìm kiếm nó. Nhấp vào ‘Synced Blocks’ từ các tùy chọn hoặc nhấn Enter khi Synced Blocks được đánh dấu để tạo Synced Blocks.
Synced Block có đường viền màu đỏ xung quanh chúng khi con trỏ ở trên chúng để bạn có thể dễ dàng xác định chúng.
Tạo một Synced Blocks từ các khối hiện có
Bạn cũng có thể chuyển đổi một khối hiện có hoặc nhiều khối trên trang của mình thành một Synced Blocks.
Đầu tiên, chọn khối hoặc các khối bạn muốn chuyển đổi thành Synced Block. Nhấp vào nút chuột trái và kéo qua các khối để chọn chúng. Đảm bảo rằng bạn đã chọn các khối đầy đủ chứ không phải nội dung bên trong.
Sau đó, nhấp vào ‘Block Handle’ (sáu chấm) ở bên trái của các khối.
Mẹo: Để chọn một khối duy nhất, bạn cũng có thể chỉ cần nhấp vào Xử lý khối.
Nhấp vào nút điều khiển khối sẽ hiển thị một menu. Chuyển đến ‘Turn Into’ từ menu.
Một menu phụ sẽ mở ra. Chọn ‘Synced Blocks’ từ các tùy chọn.
Lưu ý: Để chuyển đổi một khối đơn lẻ thành một Synced Blocks, có một cách nhanh chóng khác. Đi tới đầu khối và nhập /turnsync. Tùy chọn cho Synced Blocks sẽ xuất hiện trong các đề xuất; nhấp vào nó. Khối sẽ được chuyển đổi thành một Synced Blocks.
Tạo bản sao của Synced Block
Khối đã đồng bộ hóa được tạo ở trên là khối ban đầu. Nhưng toàn bộ điểm của việc có Synced Block là bạn có thể có nhiều phiên bản của cùng một khối. Một lần nữa, có nhiều cách để tạo các phiên bản của Synced Block trên khắp các trang Chú thích.
Hạn chế duy nhất là bạn phải mở một trong các khối đã đồng bộ hóa để sao chép nó sang một trang khác. Không giống như một số nền tảng khác, bạn không thể trực tiếp chọn khối để nhúng vào trang mới từ chính trang đó.
Sao chép một khối đã đồng bộ hóa
Khi bạn đã tạo một Synced Blocks bằng một trong các phương pháp được xác định ở trên, thì việc tạo thêm các phiên bản của nó thật dễ dàng.
Chuyển đến khối đã đồng bộ hóa và nhấp vào bất kỳ đâu trong khối đó. Các tùy chọn bổ sung sẽ xuất hiện phía trên khối. Nhấp vào ‘Sao chép và đồng bộ hóa’ từ các tùy chọn này.
Sau đó, chuyển đến trang bạn muốn dán nó vào. Bạn có thể dán nó trên cùng một trang hoặc một trang khác trên không gian làm việc Notion.
Đồng bộ hóa các khối bình thường
Bạn có thể tạo phiên bản cho các khối chưa được đồng bộ hóa với các khối. Chọn khối hoặc các khối bạn muốn đồng bộ hóa với một trang khác. Đảm bảo rằng bạn chọn các khối hoàn chỉnh chứ không chọn nội dung bên trong. Sau đó, sao chép chúng bằng phím tắt Ctrl/ Cmd+ C.
Bây giờ, hãy truy cập trang và dán chúng bằng Ctrl/ Cmd+ V. Một số tùy chọn sẽ xuất hiện. Chọn ‘Dán và đồng bộ hóa’ để đồng bộ hóa các khối.
Khối bạn đã sao chép từ đó sẽ trở thành Synced Blocks ban đầu và khối mới sẽ trở thành bản sao được đồng bộ hóa của khối.
Sử dụng Synced Block
Synced Block sẽ có đường viền màu đỏ xung quanh chúng để bạn có thể dễ dàng xác định chúng trên bất kỳ trang nào. Để chỉnh sửa một khối, bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ trường hợp nào của chúng. Bạn không nhất thiết phải chỉnh sửa bản gốc và tất cả các khối sẽ được chỉnh sửa.
Đi tới một Synced Blocks và bạn cũng sẽ có thể xem có bao nhiêu trang khác có cùng khối xuất hiện. Phía trên khối, tùy chọn cho ‘Chỉnh sửa trong [n] trang khác’ sẽ xuất hiện.
Nhấp vào nó và bạn có thể xem chi tiết đầy đủ về các trang mà khối này xuất hiện và khối nào là bản gốc. Bạn có thể nhấp vào các liên kết này để điều hướng đến bất kỳ trang nào.
Hủy đồng bộ hóa các khối
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chỉnh sửa một khối duy nhất nhưng không muốn những thay đổi đó phản ánh ở bất kỳ nơi nào khác? Bạn có thể chỉ cần bỏ đồng bộ hóa nó khỏi phần còn lại của các khối.
Chuyển đến khối bạn muốn hủy đồng bộ hóa và nhấp vào menu ba chấm ở góc trên bên phải của khối.
Sau đó, nhấp vào ‘Hủy đồng bộ hóa’ từ menu.
Một cửa sổ bật lên xác nhận sẽ xuất hiện. Nhấp vào ‘Hủy đồng bộ hóa’ để xác nhận.
Nếu bạn muốn hủy đồng bộ tất cả các khối trong một lần, hãy chuyển đến khối ban đầu. Sau đó, nhấp vào menu ba chấm và chọn ‘Hủy đồng bộ hóa tất cả’ từ menu.
Một cửa sổ bật lên xác nhận sẽ xuất hiện trên màn hình. Nhấp vào ‘Hủy đồng bộ hóa tất cả’ từ lời nhắc để tiếp tục.
Xóa các khối đã đồng bộ hóa
Bạn cũng có thể xóa bất kỳ khối đã đồng bộ hóa nào khỏi trang mà bạn không cần đến nó nữa mà không ảnh hưởng đến các khối đã đồng bộ hóa khác. Nhưng khi xóa các khối đã đồng bộ hóa, bạn phải lưu ý xóa toàn bộ khối. Ngược lại, nếu bạn xóa nội dung trong khối trong khi nó được đồng bộ hóa với các khối khác, thì cuối cùng bạn sẽ xóa nội dung đó khỏi tất cả các khối.
Để xóa một khối, hãy kéo và chọn toàn bộ khối và nhấp vào nút ‘Xóa’ từ bàn phím. Hoặc, nhấp vào menu ba chấm và chọn ‘Xóa’ từ menu.
Thao tác này sẽ chỉ xóa phiên bản liên quan của Synced Blocks.
Lưu ý: Nếu bạn xóa Synced Blocks ban đầu, nó sẽ không đồng bộ hóa tất cả các khối khác nhưng không xóa chúng. Chỉ khối ban đầu sẽ bị xóa.
Synced Block trong Notion có thể rất hữu ích. Cho dù bạn đang tạo wiki của công ty hay cơ sở dữ liệu tri thức, muốn danh sách kiểm tra được đồng bộ hóa trên Workspace hoặc muốn bao gồm đầu trang và chân trang, Synced Block là cách để thực hiện.
