Google Docs là trình xử lý văn bản mang đến cho bạn rất nhiều tính năng mới khi so sánh với các trình xử lý văn bản truyền thống. Và trong số các tính năng này là khả năng tạo, xóa ghi chú (comment) vào tài liệu cũng như các action (hành động).
Nhận xét có thể giúp truyền đạt suy nghĩ về một vấn đề trong khi hành động có thể giúp đề xuất những thay đổi cần thiết trong tài liệu. Cả hai tính năng này đều rất quan trọng nếu bạn đang cộng tác với ai đó từ xa trên một tài liệu duy nhất. Nếu bạn không quen với các nhận xét và thao tác, thì chúng tôi có hướng dẫn hoàn hảo cho bạn. Đây là mọi thứ bạn cần biết về nhận xét và hành động trong Google Docs.
Xem nhanh
Comment và Action trong Google Docs là gì?
Google Docs, Slides và Sheet được giới thiệu để chủ yếu phục vụ cho những người cần cộng tác online trên một tài liệu. Khi tài liệu được tạo trong các dịch vụ này, bạn có thể gửi các liên kết mời và người dùng có thể tham gia để cung cấp thông tin đầu vào cũng như theo dõi tiến trình của riêng họ.
Nhận xét và hành động giúp ích cho sự cộng tác từ xa này, nơi bạn có thể sử dụng nhận xét để giao tiếp, đánh dấu hoặc thêm đề xuất vào tài liệu. Tương tự, hành động là một công cụ rõ ràng hơn có thể giúp xác định các vấn đề, làm nổi bật các thay đổi cần thiết và thậm chí đề xuất các hành động chính xác trong trường hợp bạn là biên tập viên giám sát một nhóm người viết. Dưới đây là cách tận dụng tối đa các nhận xét và hành động trong Docs.
Những điều cần biết về nhận xét trong Google Docs
Thêm một bình luận
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs và điều hướng đến tài liệu mà bạn muốn thêm nhận xét. Bây giờ đánh dấu văn bản cần thiết nơi bạn muốn thêm nhận xét của mình.
Nhấp vào biểu tượng + Add comment ở bên phải của bạn.
Nhập nhận xét bạn muốn thêm vào trường văn bản dành riêng.
Bây giờ hãy nhấp vào Comment để đăng bình luận của bạn.
Trên Android
Mở ứng dụng Google Docs và sau đó điều hướng đến file mà bạn muốn thêm nhận xét.
Chọn văn bản mà bạn muốn thêm nhận xét của mình, chạm vào và chọn Add comment
Bây giờ, hãy thêm nhận xét bạn muốn thêm vào trường văn bản dành riêng.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn vào Send.
Trên iPhone và iPad (iOS)
Mở ứng dụng Google Docs rồi mở tài liệu mà bạn muốn thêm nhận xét.
Chọn văn bản mà bạn muốn thêm nhận xét.
Nhấn vào Add comment
Bây giờ hãy nhập nhận xét của bạn vào hộp văn bản.
Cuối cùng, khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng Send
Xóa hoặc chỉnh sửa nhận xét
Bạn có thể xóa và chỉnh sửa nhận xét trong trường hợp bạn mắc lỗi chính tả hoặc bạn muốn chỉnh sửa đề xuất của mình. Thực hiện theo một trong các hướng dẫn bên dưới tùy thuộc vào thiết bị của bạn để bắt đầu.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs rồi mở tài liệu mà bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa bình luận.
Sau khi mở, hãy tìm nhận xét được đề cập và nhấp vào biểu tượng menu 3 chấm bên cạnh nhận xét đó.
Bây giờ hãy chọn một trong các tùy chọn dựa trên nhu cầu của bạn.
- Edit (chỉnh sửa): Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa một nhận xét đã được đăng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Save để hoàn tất các thay đổi của mình.
- Delete (xóa): Tùy chọn này sẽ xóa một bình luận đã được đăng. Sau khi được chọn, hãy nhấp lại vào Delete để hoàn tất các thay đổi của bạn.
Bây giờ bạn sẽ chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét trong Google Docs dựa trên tùy chọn của bạn.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs rồi mở tài liệu mà bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét.
Bây giờ hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Tìm và nhấn vào nhận xét bạn muốn chỉnh sửa hoặc xóa trong danh sách này.
Sau đó, hãy nhấn vào biểu tượng menu 3 chấm bên cạnh nhận xét.
Chọn một trong các tùy chọn phù hợp nhất với yêu cầu hiện tại của bạn.
- Edit (chỉnh sửa): Cho phép bạn chỉnh sửa nhận xét của mình với các thông tin cập nhật cần thiết. Sau khi bạn đã chỉnh sửa nhận xét, hãy nhấn vào biểu tượng gửi để lưu các thay đổi của bạn.
- Delete (xóa): Thao tác này sẽ xóa nhận xét đã chọn. Nhấn vào Delete một lần nữa để xác nhận lựa chọn xóa vĩnh viễn nhận xét của bạn.
Thế là bạn sẽ chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét trong Docs dựa trên tùy chọn của bạn.
Xem nhận xét trong tài liệu
Nếu bạn là cộng tác viên và muốn xem tất cả các nhận xét được thêm vào tài liệu hiện tại thì chỉ cần làm theo hướng dẫn bên dưới.
Trên máy tính để bàn
Mở tài liệu của Google và sau đó mở tài liệu mà bạn muốn xem tất cả các nhận xét.
Sau khi mở, hãy nhấp vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Tiếp theo, bạn sẽ có một danh sách tất cả các nhận xét được thêm vào tài liệu hiện tại.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng tài liệu và điều hướng đến tài liệu mà bạn muốn xem tất cả các nhận xét.
Nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải.
Bây giờ bạn sẽ có quyền truy cập vào danh sách tất cả các nhận xét trong tài liệu hiện tại.
Dành nhận xét cho một cá nhân cụ thể
Nếu nhiều cá nhân đang cộng tác trên một tài liệu, thì có thể có lúc bạn muốn gửi nhận xét cho từng người. Làm theo hướng dẫn bên dưới để dành ý kiến cho các cá nhân cụ thể.
Trên máy tính để bàn
Mở tài liệu trong Docs và bắt đầu thêm nhận xét theo hướng dẫn trong hướng dẫn ở trên.
Bất cứ khi nào khả thi, hãy viết tên của người bạn muốn đề cập trong tài liệu hiện tại. Đảm bảo rằng chữ cái đầu tiên trong tên của họ được viết hoa. Tên của người đó sẽ hiển thị trong danh sách gợi ý ngay bây giờ, chỉ cần nhấp vào tên đó, để gắn thẻ người đó trong nhận xét hiện tại.
Nhấp vào Comments sau khi bạn nhập xong.
Giờ đây, người đó sẽ nhận được thông báo qua email, thông báo cho họ về đề cập trong nhận xét bạn vừa thêm.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs và bắt đầu thêm nhận xét trong tài liệu liên quan.
Khi bạn đã nhập nhận xét, hãy nhấp vào biểu tượng @ ở bên trái của hộp văn bản.
Nhập tên hoặc địa chỉ email của người đó và họ sẽ hiển thị trong đề xuất liên hệ của bạn. Nhấn vào tên của họ để gắn thẻ họ trong nhận xét.
Nhấn vào Send.
Trả lời các nhận xét hay bình luận
Sử dụng hướng dẫn bên dưới để trả lời các nhận xét gửi đến bạn tùy thuộc vào thiết bị bạn hiện đang sử dụng.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs trong trình duyệt của bạn và điều hướng đến nhận xét có liên quan. Nhấp vào nó sau khi tìm thấy.
Bây giờ hãy nhấp vào Reply.
Nhập câu trả lời của bạn vào hộp văn bản dành riêng.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Reply để lưu các thay đổi của bạn.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs trên thiết bị di động của bạn và điều hướng đến tài liệu có nhận xét liên quan.
Nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Bây giờ hãy nhấn và chọn nhận xét bạn muốn trả lời.
Nhấn vào Add a Reply ở cuối màn hình của bạn.
Bạn hãy nhập câu trả lời quan tâm của bạn vào hộp văn bản dành riêng. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấn vào Send.
Đóng một cuộc thảo luận bình luận
Sau khi nhận xét đã được giải quyết, bạn có thể đóng cuộc thảo luận để quản lý và kiểm duyệt nhận xét của mình tốt hơn. Điều này cũng sẽ làm cho tài liệu của bạn không bị lộn xộn, do đó sẽ giúp cộng tác dễ dàng hơn. Làm theo hướng dẫn bên dưới để kết thúc một cuộc thảo luận bình luận.
Lưu ý: Bạn cần có quyền chỉnh sửa đối với tài liệu liên quan để thực hiện những thay đổi này.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs trong trình duyệt của bạn và điều hướng đến tài liệu có nhận xét liên quan mà bạn muốn đóng. Khi bạn đã ở trong tài liệu, hãy nhấp vào biểu tượng comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Bây giờ bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các bình luận hiện được thêm vào bài đăng. Bấm vào bình luận có liên quan trong danh sách này.
Cuối cùng, hãy nhấp vào Resolve ở trên cùng để đóng cuộc thảo luận của nó.
Cuộc thảo luận xung quanh bình luận có liên quan hiện sẽ được đóng lại cho tất cả mọi người.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs rên thiết bị di động của bạn và điều hướng đến tài liệu có nhận xét bạn muốn đóng. Sau khi tài liệu được mở, hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Bây giờ hãy nhấn vào nhận xét bạn muốn đóng.
Nhấn vào biểu tượng checkmark ở trên cùng bên phải.
Bình luận của bạn bây giờ sẽ được đánh dấu là đã giải quyết và cuộc thảo luận xung quanh vấn đề tương tự bây giờ sẽ bị đóng lại.
Mở lại một cuộc thảo luận bình luận
Nếu bạn muốn quay lại cuộc thảo luận bình luận trước đó đã được đánh dấu là đã giải quyết, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs trong trình duyệt web của bạn và sau đó mở tài liệu liên quan.
Bây giờ hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Bây giờ bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các nhận xét trong tài liệu hiện tại. Tìm nhận xét có liên quan và chỉ cần nhấp vào Re-Open ở trên cùng bên phải.
Bình luận bây giờ sẽ được mở lại để thảo luận cho tất cả mọi người bao gồm cả bạn.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Google Docs, chạm và mở tài liệu liên quan.
Khi tài liệu được mở, hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải.
Nhấn vào nhận xét đã đóng mà bạn muốn mở lại.
Bây giờ hãy nhấn vào Re-open ở góc trên cùng bên phải.
Những điều cần biết về Actions (hành động) trong Google Docs
Nếu bạn đang tìm cách tận dụng tối đa các tác vụ trong Google Docs, hãy làm theo hướng dẫn của chúng tôi bên dưới tùy thuộc vào yêu cầu hiện tại của bạn.
Thêm một hành động vào một bình luận
Bạn có thể thêm các hành động vào nhận xét có thể giúp truyền đạt những thay đổi cần thiết tùy thuộc vào cuộc thảo luận gần đây. Sử dụng một trong các hướng dẫn bên dưới tùy thuộc vào thiết bị của bạn để thêm một hành động.
Lưu ý: Các hành động khác với các đề cập trong một nhận xét vì chúng sẽ được chỉ định cho một cá nhân cụ thể do bạn chọn.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Documents trong trình duyệt web của bạn và điều hướng đến tài liệu mà bạn muốn chỉ định một hành động.
Đánh dấu văn bản có liên quan, sau đó nhấp vào biểu tượng Comments ở bên phải của bạn.
Bây giờ hãy nhập hành động mà bạn muốn gán. Sau khi hoàn tất, hãy nhập @, sau đó là tên hoặc địa chỉ email của cá nhân có liên quan. Nhấp vào tiểu sử của người đó khi nó hiển thị trong các đề xuất.
Sau khi người đó được gắn thẻ trong nhận xét, hãy chọn hộp Assign to xxxx trong đó xxxx là tên của người đó.
Nhấp vào Assign khi bạn đã hoàn tất.
Hành động liên quan bây giờ sẽ được chỉ định cho cá nhân đã chọn và chỉ họ mới có thể đánh dấu nhận xét là Resolved trong tương lai, tất nhiên là ngoài bạn.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs và điều hướng đến tài liệu mà bạn muốn chỉ định một hành động.
Bây giờ đánh dấu văn bản liên quan và nhấn vào Add comment
Thêm nhận xét cần thiết, và sau đó nhấn vào biểu tượng @ ở bên trái của bạn.
Bây giờ hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của cá nhân có liên quan. Nhấn vào tên của họ khi họ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Người đó bây giờ sẽ được gắn thẻ trong bình luận của bạn. Nhấn và chọn hộp Assign to xxxx trong đó xxxx là tên của cá nhân.
Sau khi bạn hoàn tất, hãy nhấn vào biểu tượng Send.
Cá nhân có liên quan bây giờ sẽ được chỉ định hành động mới được tạo trong Google Docs.
Chỉ định lại một hành động hiện có
Nếu một cá nhân liên quan không có mặt hoặc không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao, bạn luôn có thể giao lại nhiệm vụ đó cho người khác trong nhóm của mình. Thực hiện theo một trong các hướng dẫn bên dưới tùy thuộc vào thiết bị của bạn để bắt đầu.
Lưu ý: Việc chỉ định lại một hành động sẽ không xóa thẻ cho cá nhân có liên quan đã được thêm trước đó. Nếu bạn muốn xóa thẻ trước đó, thì bạn sẽ phải chỉnh sửa nhận xét của mình và xóa nó theo cách thủ công.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs trong trình duyệt của bạn và mở tài liệu liên quan. Sau khi mở, nhấp vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải.
Nhấp và chọn nhận xét với hành động bạn muốn chỉ định lại. Bây giờ, hãy nhập câu trả lời mới vào hộp trả lời ở dưới cùng.
Sau đó, hãy nhập ký hiệu @ theo sau là tên hoặc địa chỉ email của người được chuyển nhượng mới. Nhấp vào tên hồ sơ của họ khi nó hiển thị trong kết quả tìm kiếm của bạn. Sau khi được gắn thẻ, hãy chọn hộp Reassign to xxxx.
Cuối cùng, nhấp vào Reassign để lưu các thay đổi của bạn.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs rồi mở tài liệu liên quan. Sau khi mở, hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải của bạn.
Tiếp theo, hãy nhấn và chọn nhận xét với hành động bạn muốn chỉ định lại.
Nhấn vào Add a reply ở dưới cùng.
Nhập hướng dẫn mới của bạn cho hành động được chỉ định lại mới và sau đó nhấn vào biểu tượng @ ở bên trái của bạn.
Nhập tên hoặc địa chỉ email của người được chuyển nhượng mới. Nhấn vào hồ sơ của họ khi hồ sơ đó hiển thị trong kết quả tìm kiếm của bạn.
Chọn hộp Reassign to xxxx ở dưới cùng.
Cuối cùng nhấn vào biểu tượng Send để lưu các thay đổi của bạn.
Chỉnh sửa hoặc tắt các hành động được đề xuất
Có thể hơi khó chịu nếu Google Docs liên tục đề xuất các thẻ và hành động khi bạn thêm nhận xét vào tài liệu. Bạn luôn có thể tắt các tác vụ được đề xuất bằng cách sử dụng hướng dẫn bên dưới.
Mở Google Docs trong trình duyệt web của bạn và mở tài liệu liên quan. Bây giờ hãy nhấp vào Tools ở trên cùng.
Nhấp và chọn Preferences.
Bây giờ bỏ chọn hộp cho Suggest action items.
Nhấp vào Ok khi bạn đã hoàn tất.
Tuy nhiên, khả năng tắt đề xuất hành động hiện chỉ khả dụng cho người dùng máy tính để bàn.
Đánh dấu một hành động là đã hoàn thành
Khi bạn đã hoàn thành một hành động được giao, bạn nên đánh dấu nó là đã hoàn thành. Đây là cách bạn có thể thực hiện điều đó trong Google Docs.
Trên máy tính để bàn
Mở Google Docs và sau đó điều hướng đến tài liệu liên quan. Khi tài liệu được mở, hãy nhấp vào biểu tượng Comments ở góc trên cùng bên phải.
Tiếp theo, hãy nhấp và chọn nhận xét nơi bạn được chỉ định một hành động.
Nhấp vào Mark as Done để đánh dấu là đã hoàn thành.
Trên thiết bị di động (Android và iPhone)
Mở ứng dụng Docs dành cho thiết bị di động và mở tài liệu liên quan. Bây giờ hãy nhấn vào biểu tượng Comments ở trên cùng bên phải.
Nhấn và chọn nhận xét nơi bạn được chỉ định hành động.
Sau đó, hãy nhấn vào Mark as done ở trên cùng.
Hành động liên quan bây giờ sẽ được đánh dấu là đã hoàn thành và hành động tương tự sẽ được phản ánh trong các nhận xét tài liệu.
Kiểm tra các hành động theo dõi
Các lượt theo dõi là những hành động đang chờ xử lý và nhận xét mà bạn chưa xem qua, những lượt theo dõi này có thể giúp bạn cập nhật những phát triển và thảo luận mới nhất. Thực hiện theo hướng dẫn bên dưới để xem các thông tin tiếp theo của bạn.
Mở Google Docs trong trình duyệt của bạn và mở tài liệu liên quan. Bây giờ hãy nhấp vào số ở góc trên cùng bên phải màn hình của bạn.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy một con số thì bạn không có bất kỳ lượt theo dõi nào.
Bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các hành động và đề xuất đang mở. Nhấp vào bất kỳ hành động nào để xem lại chúng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể đóng danh sách bằng cách nhấp lại vào số ở trên cùng bên phải.
Bây giờ bạn sẽ kiểm tra các hành động tiếp theo của mình. Hướng dẫn này sẽ hoạt động cho người dùng di động cũng như Google cũng sử dụng giao diện người dùng tương tự cho các ứng dụng dành cho thiết bị di động của mình.
Cách chỉnh sửa bật hoặc tắt thông báo nhận xét trong Docs
Nếu bạn đang làm việc trên một file dự án lớn với nhiều cộng tác viên, thì các thông báo nhận xét liên tục có thể gây khó chịu. Đây là cách bạn có thể chỉnh sửa thông báo nhận xét của mình trong Google Docs.
Mở Google Docs và điều hướng đến tài liệu liên quan. Sau khi mở, hãy nhấp vào biểu tượng Comments ở trên cùng bên phải.
Bây giờ hãy nhấp vào biểu tượng Bell.
Cuối cùng, chọn một trong các tùy chọn dưới đây phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
- All (tất cả): Bạn sẽ được thông báo về tất cả các nhận xét được thêm vào tài liệu hiện tại.
- Only Yours (chỉ của bạn): Bạn sẽ chỉ được thông báo khi ai đó trả lời nhận xét của bạn hoặc khi bạn được đề cập trong một nhận xét.
- None (không có): Bạn sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào về bất kỳ nhận xét nào trong tương lai được thực hiện trên tài liệu hiện tại.
