Thay vì là một công cụ cho mục đích này hay mục đích kia, Notion là một công cụ mà bạn có thể sử dụng cho hầu hết mọi việc liên quan đến thao tác dữ liệu kỹ thuật số. Bạn có thể sử dụng nó để viết một tài liệu văn bản đơn giản, tạo cơ sở kiến thức lớn và phức tạp, ghi chép từ một bài giảng đại học hoặc xây dựng các interlocking Kanban để quản lý nhiều dự án kỹ thuật.
Trong bài đăng này, tất cả sẽ trở nên rõ ràng về cách hoạt động của công cụ đa năng này — để ghi chú, tạo tài liệu, theo dõi nhiệm vụ và dự án, v.v.
Xem nhanh
Notion là gì?
Notion mô tả chính nó như một “không gian làm việc tất cả trong một”.
Có các ứng dụng dành cho máy tính để bàn dành cho Mac và Windows, nhưng bạn cũng có thể truy cập và sử dụng Notion thông qua trình duyệt của mình.
Notion có bốn loại thành viên:
Thanh toán hàng tháng và gói Cá nhân là 5 đô la, trong khi gói Nhóm là 10 đô la.
Ngay cả gói Team cũng rẻ hơn đáng kể so với nhiều đối thủ cạnh tranh — Trello là $ 12,50 một tháng cho mỗi chỗ ngồi, với phiên bản miễn phí có giới hạn; G Suite là $ 6 một tháng cho gói Cơ bản; Evernote Premium là $ 7,50 một tháng trở lên. Quan trọng hơn, Notion cho phép bạn thực sự tích hợp gần như tất cả các chức năng của các công cụ này với nhau.
Điều quan trọng là phải biết rằng Notion đó bất chấp cách phân loại truyền thống. Thay vì là một số công cụ được kết hợp với nhau, nó thực sự là một không gian kỹ thuật số lớn, có thể tùy chỉnh liên tục, có các Template tạo sẵn để giúp dễ dàng hơn trong việc tạo tài liệu, lập kế hoạch công việc, theo dõi và quản lý dự án, tạo cơ sở kiến thức, cấu trúc ghi chú và đoạn cắt.
Không có ranh giới thực sự rõ ràng giữa các khu vực chức năng này. Mặt khác, tính linh hoạt rất lớn đó có nghĩa là ban đầu nó kém trực quan hơn so với các gói ứng dụng tiêu chuẩn khác.
Chẳng hạn, lúc đầu thật khó hiểu khi thấy rằng Notion sẽ cho phép bạn tạo một cơ sở dữ liệu ở giữa một tài liệu. Không giống như bảng tính, đó là một cơ sở dữ liệu thực sự, trong đó mỗi ô là trang Notion của riêng nó. Bạn có thể đặt bất cứ thứ gì bạn muốn vào các page đó, bao gồm các công cụ quản lý dự án, lịch, nội dung thuộc mọi loại và thậm chí cả các cơ sở dữ liệu khác.
Có lẽ điều tốt nhất nên làm là bắt đầu ngay từ đầu.
Blocks, pages, and templates: Chìa khóa để hiểu Notion
Notion dựa trên các block. Một block có thể là một đoạn văn bản hoặc một hình ảnh. Nó cũng có thể là lịch hoặc biểu đồ Kanban. Có hơn 50 loại block có sẵn trong Notion và nhiều loại block khác liên tục được thêm vào.
Điều quan trọng về Notion là tất cả các chức năng của nó đều có sẵn ở mọi nơi. Trong Notion, các page giống như các tài liệu mới, ngoại trừ việc chúng có thể là một ví dụ của bất kỳ thứ gì bạn thích.
Tại đây, tôi đang mở một page mới và xem các Template được cung cấp.
Bạn chỉ có thể mở nó trong một Page mới bên trong Notion, sau đó sử dụng nó. Mỗi thẻ có thể chứa bất cứ điều gì mà Notion có thể làm: âm thanh và video được nhúng (để bạn có thể lưu toàn bộ cuộc gọi bán hàng), tài liệu và tài sản thế chấp bán hàng, ghi chú, hình ảnh…
Hoặc giả sử bạn muốn tạo cơ sở kiến thức:
Mở Template trong Engineering trong Notion, sau đó điền vào.
Làm thế nào mà Notion có thể làm được tất cả những điều này?
Thuyết bất khả tri về chức năng của Notion là hệ quả của quá trình khởi đầu như một trình tạo ứng dụng không mã . Một page trên Notion thực sự là một ứng dụng web. Và các block này thực sự là các block mã được tạo sẵn (bạn không thích chúng? Bạn cũng có thể thả mã của riêng mình vào) cho phép bạn xác định chức năng của ứng dụng đó.
Mọi người vẫn đang sử dụng Notion cho việc này. Có một trang web, Notion Pages , dành riêng để cung cấp các Template Notion tùy chỉnh cho mọi thứ, từ tạp chí gạch đầu dòng thông qua sổ tay nhân viên cho đến người quản lý chương trình giảng dạy.
Nhìn xung quanh và bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để thực hiện mọi thứ từ tài liệu API đến thiết lập trang chủ Notion .
Và nếu bạn vẫn không thể tìm thấy thứ mình đang tìm kiếm, cả Notion và cộng đồng Notion rộng lớn hơn sẽ sẵn lòng hướng dẫn bạn cách tự xây dựng nó .
Hiện tại, chúng tôi sẽ tập trung vào việc sử dụng Notion cho các chức năng cốt lõi của nó: Tài liệu, Ghi chú, Dự án, Nhiệm vụ và Wiki.
Một lần nữa: đây không phải là năm ứng dụng riêng biệt. Có năm cách khác nhau để sử dụng Notion.
Hãy đi sâu vào.
Cách sử dụng Notion cho documents
Trang trống mặc định của Notion rất dễ sử dụng để soạn thảo tài liệu.
Khi bạn đã bắt đầu một trang theo cách này, bạn có thể thêm hình ảnh, định dạng văn bản, thêm bảng và thay đổi các block xung quanh bằng cách nhấp và kéo.
Thêm hình ảnh vào Notion document
Hình ảnh có thể được thêm vào Notion document thông qua menu khối. Mở một block mới, cuộn xuống Hình ảnh trong phần Phương tiện của menu block và chọn nó:
Bạn có thể tải lên một hình ảnh, nhúng một hình ảnh bằng liên kết hoặc chọn một hình ảnh từ Unsplash, một kho lưu trữ hình ảnh miễn phí, trực tiếp từ menu khối.
Định dạng văn bản trong tài liệu Notion
Định dạng văn bản trong tài liệu Notion cũng hoạt động từ menu khối. Mở một block mới và ở đầu menu, bạn sẽ thấy các tùy chọn tiêu đề:
Bạn chỉ nhận được văn bản thuần túy và từ h1 đến h3 trong menu khối. Nếu bạn muốn thêm bất cứ điều gì, bạn có thể sử dụng các phím tắt tiêu chuẩn — ở một mức độ nào đó. ( Ctrl / Cmnd + I cho chữ nghiêng và Ctrl / Cmnd + B cho chữ in đậm đều hoạt động, nhưng Ctrl / Cmnd + U cho phần gạch dưới thì không và các phím tắt tiêu chuẩn cho văn bản gạch ngang, chỉ số trên và chỉ số dưới đều không hoạt động.)
Thêm bảng vào tài liệu Notion
Các bảng có thể được thêm vào Notion và sau đó điền vào. Hoặc bạn có thể thả các bảng từ các tài liệu Notion khác vào tài liệu mà bạn đang làm việc.
Bạn sẽ tìm thấy các bảng trong menu khối:
Không giống như trong các công cụ chỉ hướng văn bản như Google Docs hoặc Microsoft Word, bảng Notion có rất nhiều chức năng. Mặt hạn chế là, bạn có thể không muốn hoặc không cần nếu bạn thực sự chỉ muốn trình bày thông tin cơ bản cho người đọc.
Đây là bảng Notion giả, được mở bằng cài đặt mặc định từ menu khối:
Các tiêu đề đó — Name, Tags, Files — có ý nghĩa nếu bạn muốn sử dụng tiêu đề này làm chỉ mục cho cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn muốn so sánh ba loại xe khác nhau dựa trên tốc độ và mức tiêu thụ nhiên liệu, đây là cách bạn cần nhiều sức mạnh hơn. Bạn thực sự chỉ muốn các hộp để đưa văn bản vào.
Khi ở vị trí đó, bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột và thay đổi nhãn của chúng. Bạn cũng sẽ nhận được một menu cho phép bạn thay đổi loại thông tin được lưu trữ trong cột đó.
Đặt tất cả các cột cho Văn bản và bạn có thể hiển thị thông tin cơ bản theo cách bạn làm trong Tài liệu hoặc Word.
Di chuyển các block xung quanh trong tài liệu Notion
Khi bạn muốn di chuyển văn bản trong tài liệu Tài liệu hoặc Word của mình, bạn sao chép hoặc cắt văn bản bạn muốn di chuyển, sau đó dán văn bản đó vào nơi bạn muốn.
Notion đơn giản hơn. Để di chuyển một đoạn văn, chỉ cần chọn đoạn văn đó bằng “tay cầm” — hình vuông bên cạnh biểu tượng dấu cộng ở bên cạnh mỗi block — và kéo và thả đoạn văn đó.
Ở đây bạn có thể thấy tôi kéo một block xuống trang. Đường màu xanh lam cho biết vị trí mà block đó sẽ hạ cánh nếu tôi thả nó xuống và bản thân block đó vẫn hiển thị, chỉ bị chuyển sang màu xám.
Comments, reminders, và mentions
Notion cho phép bạn đưa ra nhận xét về văn bản và mention / kêu gọi những người dùng khác. Điểm bắt buộc là bạn không thể gọi ra những người dùng không phải Notion, vì vậy, để khai thác tốt nhất điều này, mọi người cần có tài khoản.
Đề cập đến một người sẽ làm cho Notion ping họ thay mặt bạn khi đề cập — một quy trình quen thuộc với các công cụ tạo tài liệu cộng tác khác.
Comment được tìm thấy, không phải trong menu block tiêu chuẩn, mà bằng cách nhấp vào chính khối.
Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, bao gồm cả thời gian cũng như ngày tháng. Notion sẽ ping bạn trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn nếu nó đang mở và cũng sẽ gửi email cho bạn, nhắn tin cho bạn và gửi cho bạn một thông báo đẩy trên máy tính nếu bạn đã bật các tùy chọn đó.
Cách sử dụng Notion Notes
Notion cũng có thể được sử dụng như một ứng dụng ghi chú. Có một tiện ích mở rộng trình duyệt được quảng cáo là Web Clipper, nhưng thực sự là một con đường dẫn vào toàn bộ thế giới Notion. Bạn có thể tải xuống cho Chrome tại đây và cho Firefox tại đây .
Sau khi được cài đặt, Notion Web Clipper nằm trong thanh dấu trang của trình duyệt. Mở nó từ đó và nó sẽ lưu trang bạn đang truy cập vào không gian làm việc Notion. Nó cũng sẽ cho bạn cơ hội mở trang trong Notion trực tiếp từ cửa sổ tiện ích mở rộng trong trình duyệt.
Khi làm điều đó, bạn có thể truy cập ngay vào phiên bản đã lưu của trang mà bạn đang truy cập và Notion tự động chuyển nó thành tài liệu Notion, trong đó bạn có thể thêm và chỉnh sửa văn bản và nội dung khác, đề cập đến mọi người, đặt lời nhắc, di chuyển văn bản và hình ảnh xung quanh, và hơn thế nữa.
Nhưng bạn cũng có thể sử dụng Notion để tạo ghi chú lớp học, sách hoặc cuộc họp. Những ghi chú này có thể được chia sẻ với những người khác, miễn là họ cũng có tài khoản Ghi chú. Và tài khoản Notion được cung cấp đầy đủ được cung cấp miễn phí nếu bạn có địa chỉ email học thuật (nó không nhất thiết phải là địa chỉ .edu).
Mở Notion và bắt đầu một Trang mới. Trong menu Trang, chuyển đến “Template” và mở menu Giáo dục. Ở đó, bạn sẽ tìm thấy “Class Notes” dưới dạng template. Chọn điều đó và trang này sẽ hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm cho tất cả các ghi chú hoặc tất cả các ghi chú trong một chủ đề nhất định.
(Có một Template “Meeting Notes” trong không gian làm việc tại nhà của Marketer)
Mẫu đi kèm với đủ nội dung để bạn bắt đầu sử dụng nó, bao gồm các tài liệu hỗ trợ giả và các trang ghi chú giả có thể truy cập được từ mẫu.
Có một danh sách kiểm tra để cho phép bạn theo dõi xem bạn đã xem lại từng trang hay chưa và bạn có thể thêm lời nhắc, lập lịch và danh sách kiểm tra vào các trang ghi chú riêng lẻ hoặc vào danh sách ghi chú chính.
Nhấp qua các ghi chú giả trên Kandinsky — bạn phải di chuột qua tiêu đề cho đến khi tùy chọn “open as page” xuất hiện, vì nhấp vào tiêu đề cho phép bạn thay đổi nó nhưng không thể truy cập trang — và bạn có thể xem ví dụ về cách sử dụng Notion cụ thể để sắp xếp các ghi chú.
Ở trên cùng là mục lục của trang hiện tại. Dưới nó là các tiêu đề phụ. Tại đây, bạn có thể thấy những lời nhắc đơn giản về những điều cơ bản của chủ đề này. Dưới trang này là danh sách các liên kết đến các bài viết hỗ trợ.
Nếu bạn muốn sắp xếp các ghi chú của mình theo cách khác — nếu bạn đang học một chủ đề đòi hỏi bạn phải ghi chú nhiều và phức tạp, thay vì những lời nhắc đơn giản này — bạn có thể sử dụng danh sách chuyển đổi để sắp xếp chúng.
Rõ ràng là bạn có thể làm điều này với các block mới trên một trang trống nếu bạn đang bắt đầu từ đầu, nhưng tôi đang làm việc bên trong trang giả Notion, vì vậy tôi đang sử dụng tính năng “Turn into” trong menu block để chuyển các tiêu đề phụ này vào danh sách chuyển đổi.
Khi bạn đã chuyển các tiêu đề thành danh sách chuyển đổi, bạn có thể thả nội dung bên dưới chúng bằng cách cầm chúng lên bằng tay cầm.
Kết quả sẽ giống như sau:
Đơn giản hơn và rõ ràng hơn. Khi tôi mở nút chuyển đổi New Yorker Articles, đây là những gì tôi nhận được:
Tôi cũng có thể dọn dẹp cái này. Trong mỗi trường hợp, có một tiêu đề bài báo cũng là một liên kết đến bài báo trên tạp chí và một mô tả ngắn gọn. Tôi cũng có thể lập các danh sách chuyển đổi này.
Các liên kết vẫn hoạt động tốt, nhưng nội dung gọn gàng hơn. Chức năng này không khả dụng trong các ứng dụng ghi chú khác như OneNote hoặc Evernote.
Nếu bạn đang ghi chú và đột nhiên nhận ra rằng bạn chưa hiểu hết cấu trúc của bài giảng hoặc bài thuyết trình, thì việc ghi chú bị thiếu cấu trúc cũng không có gì lạ.
Khi điều đó xảy ra — khi bạn nhận ra mình đã viết các ghi chú thực sự thuộc về nơi khác hoặc có liên quan đến lực đẩy chính của chủ đề — bạn chỉ cần tạo một Trang mới trong Ghi chú, thả những ghi chú đó vào đó và thậm chí liên kết đến trang từ trang ghi chú chính.
Ví dụ, ở đây tôi đã sao chép phần giới thiệu về trang Wikipedia trên nhóm Blaue Reiter — Kandinsky là một thành viên, nhưng đó thực sự là một chủ đề riêng biệt.
Vì vậy, tôi không muốn để lại tất cả những điều này ở đây. Thay vào đó, những gì tôi có thể làm là chuyển nút gạt sang một trang mới:
Bây giờ tôi có thể kéo và thả tất cả văn bản đó vào trang mới và để liên kết đến trang mới ở đó trong ghi chú của tôi hoặc di chuyển nó sang menu Workspaces, tùy thuộc vào điều gì phù hợp nhất. Một lần nữa, sự nhanh nhẹn này không phải là một tính năng của bất kỳ ứng dụng ghi chú nào khác trên thị trường. Đó là một trong những cách quan trọng để Notion ghi điểm trước Evernote hùng mạnh ngay cả trên sân nhà của nó.
Cách sử dụng Notion Projects
Notion cung cấp cho bạn các công cụ quản lý dự án đơn giản — lịch, Kanban, danh sách việc cần làm và các công cụ cộng tác — ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập các block này dưới dạng các block bên trong một trang hiện có hoặc dưới dạng các trang theo ý riêng của chúng.
Ngoài ra, bạn có thể sửa đổi và lồng ghép tất cả các phần tử này. Nếu bạn muốn tạo Kanban với mỗi thẻ có danh sách kiểm tra và lịch ở mặt sau, bạn có thể. Nếu bạn muốn một bảng hiển thị các phần tử dự án khác nhau, với mỗi ô chứa lịch và Kanban, bạn có thể. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn chúng từ menu khối, sau đó kéo và thả chúng. Mọi phần tử của mọi block đều có thể tùy chỉnh.
Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn dành cả thời gian để làm quen và sau đó tùy chỉnh một công cụ mới. Đó là một dự án tự nó! Nếu bạn muốn cắm và chạy thì sao?
Tin tốt là Notion được trang bị một số tùy chọn quản lý dự án dưới dạng các Template tạo sẵn bên trong menu Template Trang Mới.
Chức năng Kanban cơ bản đã được sửa đổi để tạo CRM Cá nhân, dành cho sinh viên, trong menu Giáo dục:
Lịch nội dung dành cho các nhà tiếp thị, trong menu Tiếp thị:
Và một công cụ Lộ trình trong menu Kỹ thuật:
Có một tùy chọn CRM bán hàng đơn giản, hiệu quả và có thể tùy chỉnh liên tục.
Hầu hết trong số này sử dụng cấu trúc Kanban trực quan, linh hoạt hơn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một tấn trong số chúng?
Ở đây, tôi đã sử dụng trang Bảng mặc định để thu thập tất cả ba ví dụ ở trên trong một bảng mà tôi có thể xem nhanh. Tôi đã nhập tên của các trình theo dõi khác nhau mà tôi đang sử dụng, sau đó kéo và thả chúng vào các ô tên để biến những tên đó thành các liên kết sẽ mở các trang.
Bạn có thể “Thêm chế độ xem” trong tiêu đề bảng. Tính năng này cho phép bạn đặt tên cho kiểu xem bạn đang sử dụng cũng như chọn từ nhiều kiểu xem bao gồm lịch, danh sách và bảng Kanban.
Điều đó rất hữu ích nếu bạn đang sử dụng Notion cho các nhiệm vụ hoặc dự án. Ví dụ: tôi đã tạo chế độ xem bảng chính, chế độ xem Kanban và chế độ xem lịch của cùng một thông tin ở đây. Tôi có thể chuyển đổi giữa chúng trong menu ở trên cùng:
Điều này cũng hữu ích nếu bạn đang theo dõi các nhiệm vụ của riêng mình.
Cách sử dụng Notion Tasks
Notion cung cấp cho bạn các công cụ mạnh mẽ để theo dõi và quản lý các nhiệm vụ, khác biệt với các dự án hoặc như một phần của việc quản lý một hoặc nhiều dự án.
Ví dụ: giả sử tôi muốn lấy một công thức cho món bánh mì nướng kiểu Pháp và biến nó thành một danh sách công việc.
Tôi mở một trang mới và sau đó chọn “To-do list” từ menu khối:
Tôi đã sao chép các hướng dẫn này. Notion tự động biến mỗi đoạn văn thành một khối; sau đó tôi biến mỗi block thành một việc cần làm.
Bạn có thể chỉ cần đánh dấu các nhiệm vụ của mình khi xem danh sách.
Nếu bạn đang viết danh sách nhiệm vụ của riêng mình, bạn chỉ cần nhấn “Return” để tạo danh sách kiểm tra mới. Bạn cũng có thể lồng danh sách kiểm tra. Chỉ cần chọn một việc cần làm mới bằng tay cầm của nó và kéo và thả nó vào danh sách bạn muốn lồng vào bên trong.
Bạn có thể làm điều này nhiều lần tùy thích.
Hơn nữa, có sẵn các Template quản lý tác vụ được tạo sẵn. Danh sách nhiệm vụ này từ menu Kỹ thuật xuất hiện dưới dạng mẫu:
Bạn có thể tích hợp quản lý nhiệm vụ với quản lý dự án một cách dễ dàng, cấp cho người dùng khác hoặc chính bạn quyền kiểm soát đối với danh sách nhiệm vụ cụ thể. Notion cung cấp quyền truy cập cá nhân và nhóm được phép.
Cách sử dụng Notion Wikis
Notion cho phép bạn xây dựng các trang cơ sở tri thức tương tác hoặc wiki. Nhiều người dùng có thể tham gia vào quá trình tạo của họ và khả năng của Notion để lồng các trang vào bên trong các trang có nghĩa là bạn có thể tạo các câu hỏi thường gặp phức tạp và các công cụ cơ sở kiến thức mà người dùng có thể quản lý hành trình của riêng họ.
Bạn có thể tự tạo những thứ này từ đầu hoặc bạn có thể sử dụng Template có sẵn thông qua menu Kỹ thuật:
Như mọi khi, nếu bạn không thấy các Template bạn muốn trong menu Template cơ bản, có một thư viện Template đầy đủ và một cộng đồng dành riêng để tạo các Template hậu mãi. Thư viện Template Notion có các tùy chọn wiki bổ sung:
Nhưng chúng tôi sẽ sử dụng Kỹ thuật.
Tạo wiki trong Notion cũng giống như tạo nội dung tài liệu. Nó sử dụng cùng một bộ công cụ, chỉ dành cho một mục đích khác.
Xem phần Bắt đầu của wiki Kỹ thuật:
Đây là những hướng dẫn giống hệt như chúng tôi đã đề cập trong các phần trước của bài đăng này. Đó là vì một lý do: Notion không phải là một ứng dụng ghi chú, hay một ứng dụng quản lý dự án hay một ứng dụng wiki. Đó là một bộ công cụ toàn diện và bạn có thể chọn và chọn những gì bạn sử dụng chúng để làm.
