Bạn có định chia sẻ kết quả bán hàng mới nhất hoặc dữ liệu quý của công ty bằng file Excel không? Tất nhiên, bạn sẽ không muốn có bất kỳ truy cập trái phép nào vào dữ liệu nhạy cảm như vậy ngoài cấp quản lý cao nhất. Cách tốt nhất để bảo vệ các file như vậy là thông qua bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể dễ dàng thêm mật khẩu, password vào file Excel trên Windows và OneDrive. Đây là cách thực hiện.
Mật khẩu Bảo vệ file Excel trên Windows
Có hai cách để bảo vệ bằng mật khẩu file Excel trên Windows. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính mặc định hoặc chọn OneDrive để thêm mật khẩu bảo vệ trước khi chia sẻ liên kết đến file. Chúng ta sẽ thảo luận về cả hai phương pháp, nhưng trước tiên, chúng ta sẽ bắt đầu với máy tính để bàn.
Sử dụng ứng dụng Microsoft Excel
Sau khi thực hiện xong các thay đổi đối với file Excel, bạn có một tùy chọn để thêm mật khẩu bảo vệ trước khi lưu bản sao vào máy tính của mình. Làm theo các bước dưới đây để bảo vệ bằng mật khẩu file Excel.
1. Mở phần mềm Microsoft Excel trên Windows.
2. Mở file bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu.
3. Thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào File ở trên cùng.
4. Chọn Info từ thanh bên.
5. Nhấp vào Protect Workbook .
6. Chọn Encrypt with Password để Mã hóa bằng Mật khẩu .
Thêm mật khẩu để mã hóa nội dung của file này và nhấn OK ở dưới cùng. Lưu ý rằng nếu bạn bị mất hoặc quên mật khẩu, nó không thể được đặt lại hoặc khôi phục.
Nhập lại mật khẩu một lần nữa và nhấp vào OK. Kể từ bây giờ, bất cứ khi nào bạn hoặc bất kỳ ai cố gắng truy cập vào file Excel, ứng dụng sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại để nhập mật khẩu. Nhập mật khẩu chính xác và nhấn OK để truy cập dữ liệu file.
Office 2016-2019 sử dụng mã hóa AES-256 an toàn không thể phá vỡ trong một thời gian hợp lý.
Chúng tôi khuyên bạn nên giữ một danh sách các mật khẩu và tên tài liệu tương ứng của chúng ở một nơi an toàn. Bạn có thể chọn một phần mềm quản lý mật khẩu chuyên dụng như 1Password , Dashlane hoặc LastPass để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm một cách an toàn.
Sử dụng Web OneDrive để bảo vệ bằng mật khẩu file Excel
Vì bạn đang sử dụng Excel trên Windows 10 hoặc Windows 11, rất có thể, bạn đã trả tiền cho một trong các gói Microsoft 365.
Tất cả các gói Microsoft 365 đều đi kèm với bộ nhớ OneDrive 1TB cũng như các tiện ích khác dành cho người đăng ký trả phí. Một trong những tính năng như vậy là khả năng bảo vệ bằng mật khẩu liên kết OneDrive có thể chia sẻ. Vì vậy, thay vì gửi file qua email, chẳng hạn, bạn lưu trữ file đó trong tài khoản OneDrive của mình và chỉ cần chia sẻ liên kết đến file được bảo vệ bằng mật khẩu.
Sử dụng điều đó, bạn thậm chí có thể thêm ngày hết hạn, sau đó, file sẽ không còn nữa.
Bên cạnh đó, tất cả các ứng dụng Microsoft Office đều tích hợp chặt chẽ với bộ lưu trữ đám mây OneDrive. Đây là bộ nhớ mặc định cho mọi file Excel. Làm theo các bước bên dưới để bảo vệ mật khẩu file Excel bằng OneDrive.
1. Truy cập OneDrive trên web và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn.
2. Tìm một file Excel từ OneDrive và chọn nó.
3. Chọn nút Share trên cùng.
4. Từ menu Chia sẻ liên kết, nhấp vào nút Chỉnh sửa .
5. Chọn Link settings .
6. Từ menu sau, bạn có tùy chọn Set password để nhập mật khẩu.
7. Thêm mật khẩu và nhấp vào nút Apply ở dưới cùng. Từ cùng một menu, bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn.
Ví dụ: bạn thêm ngày hết hạn trong một tuần và sau khi ngày / giờ trôi qua, liên kết OneDrive sẽ không hoạt động.
Bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết OneDrive sẽ cần mật khẩu để truy cập dữ liệu. Sử dụng thủ thuật tương tự, bạn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu cho bất kỳ file nào trên OneDrive mà bạn định chia sẻ.
Kết thúc: Mật khẩu Bảo vệ file Excel
Mặc dù thị trường bảng tính tràn ngập những ứng dụng như Google Sheets, Apple Numbers và những ứng dụng mới như Airtable và Coda, Microsoft Excel vẫn không có đối thủ, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh và doanh nghiệp.
Trong một số trường hợp, việc bảo vệ các file Excel bí mật là hoàn toàn có ý nghĩa. Hãy tiếp tục, sử dụng thủ thuật trên và áp dụng phanh để ngăn truy cập trái phép vào file Excel bằng mật khẩu.
