Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn các bạn các thao tác rất đơn giản hay được sử dụng trong Microsoft Words, đó là Undo, Redo và Repeat.
Undo (hoàn tác) cho phép bạn xóa hoặc hủy hành động cuối cùng của mình trong khi Redo (làm lại) cho phép bạn đảo ngược lần hoàn tác cuối cùng. Ngoài 2 tính năng trên, Word cũng cung cấp tính năng Repeat (lặp lại) hành động gần đây nhất.
Xem nhanh
Undo (hoàn tác) một hành động hoặc một thay đổi trong MS Word
Undo là một tính năng hữu ích giúp bạn quay lại trang word lúc chưa sửa nếu chẳng may có thao tác sai. Bạn có thể sử dụng nó để đảo ngược hành động cuối cùng của mình bất kể nó là gì. Đó có thể là lỗi đánh máy, xóa văn bản sai, thay đổi format, sao chép hoặc cắt văn bản sai,…Bạn không chỉ có thể hoàn tác một văn bản hoặc nhiều văn bản, bạn có thể hoàn tác toàn bộ câu hoặc đoạn văn (nếu được sao chép).
Microsoft Office chỉ lưu 100 hành động hoặc thay đổi có thể hoàn tác, có nghĩa là bạn chỉ có thể quay lại 100 hành động cuối cùng của mình. Word cho phép bạn hoàn tác một hoặc nhiều thay đổi.
Undo một hành động
Tính năng Undo cho phép bạn đảo ngược bất kỳ hành động nào bao gồm nhập hoặc xóa văn bản, format hoặc di chuyển các từ, câu hoặc đoạn văn. Có hai cách để Undo một thay đổi:
- Đơn giản chỉ cần nhấn Ctrl+ Z trên bàn phím của bạn. Đối với máy tính để bàn hoặc laptop của Apple, hãy nhấn Command+ Z.
- Nhấp vào nút ‘Undo’ trên thanh công cụ truy cập Nhanh (mũi tên uốn cong hướng về phía sau).
Bạn có thể hoàn tác nhiều bước trong Word. Mỗi lần bạn nhấp vào nút Undo hoặc Ctrl+ Z, bạn sẽ phải quay lại một bước khác. Nếu bạn muốn hoàn tác nhiều bước, hãy tiếp tục nhấn nút Undo hoặc shortcut nếu bạn cần.
Ngoài ra, bạn chỉ có thể hoàn tác các bước theo thứ tự đã làm, bạn không thể bỏ qua các bước. Ví dụ: nếu bạn đã nhập hoặc xóa 5 từ và muốn hoàn tác từ thứ 2, bạn chỉ có thể hoàn tác từ đó sau khi xóa hoặc hoàn tác ba từ cuối cùng.
Undo nhiều hành động
Bạn cũng có thể hoàn tác nhiều bước cùng một lúc bằng cách sử dụng lệnh Undo. Ví dụ: nếu bạn có 10 bước cần phải đảo ngược, bạn không cần phải tiếp tục nhấn nút Undo 10 lần cho đến khi hoàn tác tất cả, bạn chỉ có thể chọn tất cả 10 hành động từ danh sách các hành động trong lệnh Undo để loại bỏ.
Để hoàn tác nhiều bước cùng nhau, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút ‘Undo’ trong thanh công cụ truy cập nhanh. Và bạn sẽ xuất hiện danh sách tất cả các thay đổi riêng biệt mà bạn đã thực hiện trong tài liệu. Mỗi hành động sẽ có một tên cho bạn biết đó là loại hành động nào. Ví dụ: văn bản bạn đã xóa sẽ xuất hiện dưới dạng ‘Clear’ trong danh sách.
Sau đó, di chuyển con trỏ chuột xuống đến mức bạn muốn hoàn tác và nhấp vào danh sách để chọn tất cả các hành động cho đến thời điểm đó. Tuy nhiên, bạn không thể hoàn tác một hành động từ giữa danh sách.
Ngay sau khi bạn chọn các hành động từ danh sách, tất cả chúng sẽ được hoàn tác.
Nếu bạn đã thực hiện quá nhiều thay đổi và bạn muốn xóa tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện đối với file, bạn chỉ có thể đóng tài liệu mà không cần lưu các thay đổi và mở lại. Khi đóng tài liệu, hãy đảm bảo nhấp vào nút ‘‘Don’t Save’. Thao tác này sẽ khôi phục tài liệu về phiên bản đã lưu trước đó.
Redo một hành động trong Word
Lệnh Redo ngược lại với lệnh Undo. Nó khôi phục những gì bạn vừa hoàn tác. Ví dụ: nếu bạn đã format một chuỗi văn bản và xóa format đó bằng lệnh Undo. Nhưng sau này nếu bạn quyết định khôi phục lại format, bạn có thể sử dụng lệnh Redo để thực hiện điều đó.
Nút Redo sẽ chỉ xuất hiện sau khi bạn hoàn tác việc gì đó, cho đến lúc đó bạn sẽ chỉ thấy các nút ‘Undo’ và ‘Repeat’.
Tương tự như lệnh Undo, bạn cũng có hai cách để thực hiện làm lại:
- Chỉ cần nhấn Ctrl+ Y hoặc F4 một lần trên bàn phím của bạn. Đối với máy tính để bàn hoặc laptop của Apple, hãy nhấn Command+ Y.
- Nhấp vào nút ‘Redo’ một lần trên thanh công cụ truy nhập Nhanh (mũi tên uốn cong hướng về phía trước).
Tiếp tục nhấp vào nút Redo hoặc nhấn shortcut để thực hiện lại nhiều thao tác tùy thích. Tương tự như Undo, bạn không thể thực hiện lại một hành động nào ở giữa, bạn cần thực hiện lại các hành động theo thứ tự hoàn tác. Tuy nhiên, bạn không thể thực hiện lại nhiều bước cùng nhau, bạn chỉ có thể làm lại từng bước một.
Cách thêm các nút Undo/Redo vào thanh công cụ truy cập nhanh
Nếu bạn không thể tìm thấy các nút Undo và Redotrong thanh công cụ truy nhập nhanh ở góc trên bên trái của Ruy-băng trong Word, bạn có thể dễ dàng thêm nó thông qua tùy chọn Word. Thanh công cụ Quick Access có thể tùy chỉnh, bạn có thể thêm hoặc bớt bất kỳ công cụ hoặc tùy chọn nào trong đó. Thực hiện theo các hướng dẫn sau để thêm các nút Undo và Redo vào thanh công cụ Quick Access:
Chuyển đến tab ‘File’ và chọn ‘Options’ từ chế độ xem hậu trường.
Trong cửa sổ hộp thoại tùy chọn Word, hãy nhấp vào phần ‘Quick Access Toolbar’ trên ngăn bên trái.
Từ menu thả xuống ‘Choose commands’, chọn ‘All Commands’ trong ngăn bên phải.
Sau đó, cuộn xuống hộp danh sách bên dưới cho đến khi bạn thấy ‘Undo’. Sau đó, chọn nó và nhấp vào nút ‘Add >>’. Điều này thêm công cụ vào hộp bên phải.
Để thêm nút Redo, hãy tìm tùy chọn ‘Redo’ từ cùng một hộp danh sách, chọn nó, sau đó nhấp vào ‘Add >>’ để thêm nút Redo.
Sau đó, nhấp vào ‘OK’ để áp dụng các thay đổi.
Repeat (lặp lại) một hành động
Lặp lại là một lệnh hữu ích khác trong Word. Đây là một lệnh linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho phép bạn lặp lại hành động cuối cùng bạn đã làm trong Word. Ví dụ: nếu bạn đang áp dụng format màu cho một văn bản, bạn chỉ có thể sử dụng lệnh Repeat để áp dụng cùng một format cho nhiều trường hợp văn bản.
Sau khi thực hiện một hành động, hãy nhấp vào nút ‘Repeat’ trên thanh công cụ truy cập Nhanh hoặc nhấn Ctrl+ Y để lặp lại.
Hãy nhớ rằng, nó sẽ chỉ lặp lại bước cuối cùng đã thực hiện. Nếu bạn nhấn lệnh Repeat sau khi nhập văn bản, nó sẽ không lặp lại văn bả, nó sẽ chỉ lặp lại ký tự cuối cùng bạn đã nhập.
