Nhà quản lý dự án thường đòi hỏi cao; bạn không chỉ phải luôn dẫn đầu nhóm của mình, mà không có quy hoạch hoặc tổ chức nào có thể giữ cho dự án của bạn không xảy ra sai sót. Các ứng dụng quản lý dự án cho phép bạn sắp xếp công việc, nhiệm vụ nhóm của mình và theo dõi năng suất và lịch trình tổng thể.
Những công cụ này rất quan trọng để quản lý hiệu quả toàn bộ dự án từ xa – đặc biệt là vào năm 2021. Tự động hóa, năng suất và giao tiếp nâng cao chỉ còn một vài thao tác. Đọc tiếp để tìm hiểu về mười ứng dụng hàng đầu để giúp bạn quản lý dự án dễ dàng hơn.
10 phần mềm & ứng dụng quản lý dự án tốt nhất
Nhóm Microsoft
Theo đuổi nhóm của bạn và xử lý các thời hạn là một phần của cuộc đấu tranh để trở thành người quản lý dự án. Khi bạn đang làm việc với một nhóm từ xa, các ứng dụng Microsoft Teams cho phép bạn giao tiếp với các nhóm từ xa từ bất kỳ đâu bằng máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn – không cần văn phòng.
Các ứng dụng có thể miễn phí và các tùy chọn trả phí bắt đầu từ $ 5 người dùng / tháng cho Microsoft 365 bao gồm Teams. Các ứng dụng Microsoft Teams không chỉ dành cho giao tiếp và nhân viên – nó có thể được mở rộng cho các hoạt động lớn.
Asana
Asana là một công cụ hiệu quả khác để theo dõi và quản lý các dự án nhóm. Không giống như nhiều công cụ quản lý dự án, Asana đi kèm với một giao diện người dùng trực quan và đơn giản. Ưu tiên công việc giúp các nhóm làm việc năng suất và hiệu quả hơn, đồng thời tất cả các thay đổi đều được cập nhật theo thời gian thực.
- Quản lý tài liệu
- Quản lý dự án
- Theo dõi thời gian và chi phí
- CRM
- Công cụ cộng tác
- Quản lý danh mục đầu tư
- Quản lý tài nguyên
Asana là một công cụ tuyệt vời giúp bạn theo kịp mọi người, tiến trình của họ và đơn giản hóa quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử và ghi chú. Nhược điểm là nó không hoạt động tốt như một công cụ giao tiếp. Họ có phiên bản miễn phí, cũng như các kế hoạch bắt đầu từ 10,99 một tháng.
Trello
Trello là một công cụ quản lý kiểu Kanban dễ sử dụng nhưng linh hoạt . Thiết kế của Trello và bậc miễn phí hào phóng khiến nó trở thành nơi lý tưởng cho các nhà quản lý và nhóm của họ bắt đầu.
Bạn bắt đầu với một bảng, danh sách hoặc danh mục và các thẻ có thể là các nhiệm vụ và ngày tháng cụ thể được đính kèm. Mỗi thẻ có thể được trình bày chi tiết để giúp các thành viên trong nhóm biết chính xác những gì cần phải làm và khi nào. Sau đó, các thẻ có thể được kéo và thả theo giai đoạn của dự án.
Các thẻ có thể được thêm vào mỗi thẻ, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, ngày đến hạn và hơn thế nữa. Mặc dù có thể đơn giản nhưng nó khả thi đối với các nhóm thuộc mọi quy mô và ngành nghề.
Trello rất phổ biến trong số các nhà phát triển và quản lý dự án liên quan đến thiết kế cơ sở hạ tầng. Khả năng của nó giúp các nhóm khác nhau giao tiếp và thực hiện nhiệm vụ từ xa mà không làm giảm hiệu quả. Các thành viên trong nhóm Alpacked đã tạo và trình bày các trường hợp sử dụng dịch vụ vi mô tốt nhất của họ với sự trợ giúp của Trello.
Thứ hai
Ứng dụng này được đặt tên theo ngày ít được yêu thích nhất trong tuần, nhưng đừng để bị lừa. Thứ Hai giúp bắt đầu tuần dễ dàng hơn và có thể nhanh chóng trở thành ngày tốt nhất trong một tuần làm việc.
Monday.com là một công cụ quản lý dự án dành cho các nhiệm vụ, dự án và quản lý làm việc theo nhóm. Tính đến năm nay, công ty phục vụ 100.000 tổ chức và doanh nghiệp trên toàn thế giới. Dưới đây là một số tính năng có thể mang lại lợi ích cho bạn và tự tin kết nối nhóm từ xa của bạn.
- Hỗ trợ cộng tác thông qua thẻ, cập nhật email và hiển thị trực quan tiến trình
- Cơ sở kiến thức chi tiết thông qua tài liệu đầy đủ được tạo tự động, hoàn toàn có thể tìm kiếm được
- Tích hợp với Dropbox, Google Drive và Pipedrive
- Đơn giản hóa quy trình làm việc thông qua mức độ liên quan và tự động hóa không cần mã tùy chỉnh
Bạn cũng có thể nhận được các báo cáo chi tiết hơn và thêm bất kỳ ai, kể cả đại lý bên thứ ba hoặc dịch giả tự do. Sau khi sử dụng bản dùng thử miễn phí 14 ngày của họ, bạn có thể chọn giữa các cấu trúc định giá khác nhau tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn.
Basecamp
Basecamp là một sản phẩm dựa trên web nhưng có thể được sử dụng trên mọi thiết bị để giúp bạn tổ chức dự án và nhóm của mình ở mọi quy mô ở một nơi. Với hơn một thập kỷ trong ngành, giao diện gọn gàng và các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy tác vụ, hình ảnh hoặc thông điệp mà bạn đang theo đuổi.
Công cụ này là một điểm duy nhất cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn. Nó cho phép bạn tạo danh sách việc cần làm, theo dõi thời gian và chia sẻ tệp cũng như giao tiếp với nhóm về những gì đang diễn ra.
Không có gói miễn phí nào, nhưng thời lượng dùng thử 30 ngày của họ rộng rãi hơn hầu hết. Về giá cả, mức phí 99 đô la mỗi tháng khiến nó trở nên hấp dẫn hơn đối với các dự án và doanh nghiệp lớn.
LiquidPlanner
LiquidPlanner là một công cụ trực tuyến thông minh để quản lý các dự án, nhiệm vụ, nhân công và thời gian. Mặc dù LiquidPlanner được phân loại là một phần mềm quản lý dự án, nhưng ứng dụng này có thể làm được nhiều việc như phiên bản truyền thống.
Điều làm cho ứng dụng này trở nên độc đáo là nó là một giải pháp dự báo và lập lịch tự động. Điều này có nghĩa là nó không chỉ giúp các nhóm theo dõi và quản lý công việc mà còn theo kịp các nguồn lực, sự sẵn sàng của nhân viên và hơn thế nữa. Một số tính năng của nó bao gồm Lịch trình Thông minh và Quản lý Tài nguyên.
LiquidPlanner không có gói miễn phí, nhưng bạn có thể dùng thử các gói khác nhau trong hai tuần. Các gói này đắt hơn so với một số ứng dụng, bắt đầu từ $ 45 / tháng cho mỗi người dùng.
Wrike
Wrike là một phần mềm quản lý dự án khác cho phép người dùng quản lý và theo dõi các dự án, thời hạn, lịch trình và các quy trình công việc khác. Ứng dụng này bao gồm các biểu đồ Gantt, trang tổng quan hữu ích và các báo cáo toàn diện để giúp bạn tạo các mốc thời gian mà bạn đang tìm kiếm.
Giao diện và không gian làm việc có thể tùy chỉnh của Wrike giúp bạn bắt đầu đi đúng hướng mỗi ngày, với bất kỳ thông tin quan trọng nào chỉ cần một cú nhấp chuột. Chia sẻ lịch, thư mục và cùng nhau trò chuyện và động não trên nền tảng 360 ° của họ. Gói miễn phí rất hào phóng, nhưng nó có giới hạn về người dùng và một số tính năng nhất định. Đối với phiên bản trả phí, mức giá bắt đầu từ $ 9,80 / tháng cho mỗi người dùng.
Bridge24
Bridge24 là một ứng dụng báo cáo và xuất kết nối với Asana, Trello, Basecamp và AceProject. Với kết nối động một cú nhấp chuột, người dùng có thể trích xuất giá trị lớn hơn từ dữ liệu dự án của họ. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các hoạt động của bạn, một cái nhìn mới về nhiệm vụ của bạn, bạn có thể chuyển đổi giữa các mẫu và xuất bất kỳ thông tin nào bạn cần.
Những tính năng nào bạn có thể sử dụng sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp bạn đang tích hợp vào Bridge24. Các tính năng chính của ứng dụng này là:
- Công cụ xuất và báo cáo
- Biểu đồ tương tác
- Chế độ xem lưới điện, bảng và lịch
- Lịch sử dự án / nhiệm vụ
Với các báo cáo chi tiết, biểu đồ tương tác và công cụ xuất, bạn có thể truy cập, sắp xếp và phân loại thông tin có giá trị. Những thông tin chi tiết này cho phép người quản lý đưa ra quyết định kịp thời và sáng suốt về cách quản lý nhóm của họ tốt nhất.
Bản dùng thử miễn phí 7 ngày bao gồm mọi thứ ngoại trừ tính năng chức năng Xuất sang Excel / CSV. Sau đó, bạn có tùy chọn trả phí hàng tháng hoặc hàng năm, bắt đầu với một giấy phép chủ sở hữu tổ chức và bốn giấy phép bổ sung để chuyển nhượng cho những người dùng khác.
Dự án Zoho
Zoho Projects là một công cụ quản lý dựa trên đám mây giúp bạn lập kế hoạch hoạt động, theo dõi tiến độ và cộng tác với nhóm của mình. Nó sử dụng biểu đồ Gantt để xây dựng lịch trình của bạn và kiểm tra bất kỳ sự khác biệt nào có thể xảy ra trong kế hoạch của bạn. Zoho tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác như Dropbox, Invoice và Google. Các tính năng bao gồm:
- Tự động hóa tác vụ
- Quản lý công việc
- Theo dõi thời gian
- Quản lý dự án xã hội
- Biểu đồ và báo cáo
- Quản trị dự án
- Theo dõi vấn đề & SLA
- Biểu đồ Gantt
- Bảng chấm công dự án
- Ứng dụng quản lý dự án trên thiết bị di động
Zoho Projects có gói miễn phí bao gồm hai dự án đang hoạt động và 10 MB dung lượng lưu trữ cho tối đa ba người dùng. Ngoài ra còn có bốn gói trả phí mà bạn có thể dùng thử không rắc rối trong mười ngày, với lãi suất cơ bản của chúng là 3 đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng.
Podio
Podio là chương trình giao tiếp ưu tiên được thiết kế dành cho các chuyên gia làm việc trên nhiều dự án và đưa ra các ý tưởng mới. Hơn 400 nghìn doanh nghiệp sử dụng nó, bao gồm cả các công ty tên tuổi như Sony và NFL – và bây giờ, bạn cũng có thể làm được. Tận hưởng các tính năng đặc biệt như nhắn tin nhanh tích hợp sẵn, lên lịch cuộc họp, cá nhân hóa trang tổng quan của bạn và chia sẻ các tệp chỉ đọc.
Nếu có các dịch vụ chia sẻ tệp, sản phẩm hỗ trợ khách hàng và công cụ tiếp thị mà bạn sử dụng cho công việc của mình, thì rất có thể Podio sẽ được tích hợp với nó. Mang công việc của nhóm bạn lại với nhau thông qua các ứng dụng năng suất của Google, Dropbox, Evernote, v.v. Hãy xem một số tính năng mà Podio cung cấp:
- Không gian làm việc mở, riêng tư và nhân viên
- Luồng hoạt động, trạng thái, lượt thích và nhận xét
- Giao tiếp video và âm thanh
- Tích hợp GoToMeeting
- Biểu mẫu web
- Quy trình làm việc
- Báo cáo
- Podioshare
- API và SDK
Tùy chỉnh các mẫu của riêng bạn và cộng tác với nhóm của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Podio cung cấp một tầng miễn phí cho phép bạn sử dụng các tính năng quản lý tác vụ và không gian làm việc. Tuy nhiên, nếu bạn có một công ty lớn hoặc muốn kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể nâng cấp lên các gói cao cấp để phù hợp với nhu cầu của mình.
Điểm mấu chốt
Bạn chi bao nhiêu (hay ít) cho các công cụ làm việc không quan trọng. Điều thực sự quan trọng là biết những tính năng nào có giá trị nhất đối với nhóm của bạn và cách sử dụng tính năng này để mang lại lợi ích cho bạn.
Kỹ năng, trình độ học vấn và kinh nghiệm của bạn có thể được nâng cao khi bạn có các công cụ phù hợp trong kho vũ khí của mình. Nó không chỉ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn một chút mà còn giúp nhóm của bạn luôn cập nhật và tập trung, bất kể bạn ở đâu. Khi bạn tìm thấy ứng dụng có các tính năng phù hợp nhất với nhu cầu của mình, bạn và nhóm của bạn sẽ sẵn sàng thực hiện các dự án hơn bao giờ hết.
